2.1.2. Ön Kasa İşlemleri
.
Last updated
.
Last updated
Otel paket programı Ön Kasa menüsü ile kasadaki nakit yönetimi gerçekleştirilir. Döviz cinsinden nakit olarak kasada bulunan para miktarı burada görülür. Odalardan alınan, verilen vb. nakit para akışı takip edilir. Kredi kartı ile yapılan işlemler takip edilir. Yapılan tüm ön kasa işlemlerinin tutulduğu ve raporlarının alındığı menüdür. Bu menü ile döviz bozdurma, misafir folyosuna harcama girişi, fatura işlemleri, depozit işlemleri ve günlük kur girişi işlemleri yapılmaktadır.
2.1.2. Ön Kasa
Ön Kasa, günlük nakit ve kredi kartı ile yapılan işlemlerin takibini ve bu işlemlerin hangi personel tarafından yapıldığını gösterir.
Ön büro görevlisi ön kasada yapılan işlemlerin takibini Ön Kasa ekranından takip eder.
Tesis kasasına giren ve çıkan paralar Ön Kasa ekranından takip edilebilir. Açılan pencerenin üst kısmında yandaki komutlar görülmektedir. Eylemler menüsüne tıklandığında da aynı komutlara (Görsel 2.17) erişilebilir. Aşağıda bu komutların detayları açıklanmıştır.
Döviz Bozdur komutuna tıklayınız.
Açılan penceredeki (Görsel 2.18) alanları doldurunuz.
Misafir oda numarasını seçiniz.
Açıklama yazınız.
Alınan Döviz birimini seçiniz (USD, EUR vb.).
Alınan Döviz tutarını giriniz.
Verilen Döviz birimini seçiniz (USD, EUR, TRY vb.).
Kaydet komutuna tıklayarak işlemi tamamlayınız.
Görsel 2.18’de 108 No.lu odada konaklayan misafir Ahmet Yıldız için 100 dolar bozdurma işlemi yapılmıştır.
UYGULAMA 7: Döviz Bozdurma işlemi ile ilgili aşağıdaki uygulamayı yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
Otelde kalan misafir X için 300 euro döviz bozdurma işlemi yapınız.
Döviz bozdurma işlemini tamamlayınız.
Ön Kasa menüsünde yapılan işlemi bulunuz.
Kaydettiğiniz ekran görüntüsünü öğretmeniniz tarafından verilen elektronik posta adresine
gönderiniz.
Verilen (Devir): Kasadan verilen yani çıkan parayı ifade eder.
Alınan (Avans): Kasaya giren parayı ifade eder.
Bu pencerede dikkat edilmesi gereken alan İlgili Hesap alanıdır Bu alanda çıkan seçenekler, Kuruluş\Otel Ayarları Menü\Muhasebe Tanımları\Gider Kodları komutu ile yapılmaktadır. Kasadan nakit olarak çıkışı yapılan gazete, çiçek vb. harcamaların tanımlamaları, Kuruluş\Otel Ayarları Menü\Muhasebe Tanımları\Gider Kodları alanından tanılanmaktadır. Tanımlanan Gider Koduna ait Harcama İşlemi, her gün tekrarlanacaksa Her Gün Tekrarla onay kutusu tıklanır. Ön Kasa\Harcama İşlemi komutuna tıklandığında açılan pencerede Alınan olarak yapılan işlemler Avans, Verilen olarak yapılan işlemler ise Devir şeklinde görünmektedir.
UYGULAMA 8: Gider Kodları komutu ile ilgili aşağıdaki uygulamayı yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
Kuruluş\Otel Ayarları Menü\Muhasebe Tanımları\Gider Kodları komutuna tıklayınız.
Ekle komutuna tıklayarak Temizlik gider kodunu tanımlayınız.
Taksi Ücreti için de gider kodu tanımlama işlemini yapınız.
UYGULAMA:9 Harcama İşlemi komutu ile ilgili aşağıdaki uygulamayı yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
Otel lobisinde kullanmak üzere günlük ₺100 tutarındaki çiçek harcaması peşin olarak yapılmaktadır. Yapılan ödemeyi Harcama İşlemi olarak kaydediniz.
Otel etrafında bulunan esnaflar, otel otoparkını kullanmaktadır. Esnaf X, otele gelerek aylık
otopark ücreti olarak ₺500 ödeme yapmıştır. Verilen bu bilgilere göre Harcama İşlemi kaydediniz.
BİLGİ KUTUSU: Ön kasa kayıtlarında işlem türü alanında para girişleri için Alınan, çıkışları için Verilen seçilir.
UYGULAMA 10: Kasa Açılış Avansı işlemi ile ilgili aşağıdaki uygulamayı yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
İşlem Türü olarak Alınan seçeneğine tıklayınız.
İlgili Hesap alanını boş bırakınız.
Döviz Tutarı alanına ₺5000 yazınız.
Açıklama alanına Kasa Açılış Avansı yazınız ve işlemi kaydediniz.
Bir diğer yöntem ise Ön Kasa\Harcama İşlemi komutu ile Görsel 2.21’de gösterildiği gibi kayıt yaparak işlem gerçekleştirmektir.
Oda folyo ekranından yapılan Harcama Gir komutu gibi misafir tarafından yapılan harcamalar, oda folyosuna işlenmek amacıyla kullanılır (Görsel 2.23). Yeni Folyo İşlemi komutu için aşağıdaki basamakları uygulayınız:
Yeni Folyo İşlemi komutuna tıklayınız.
Açılan pencereden oda numarasını seçiniz.
Harcamanın yapıldığı departmanı seçiniz.
Gelir türünü seçiniz.
Döviz ve tutar girerek işlemi kaydediniz.
2.1.2.2. Kasa İşlemleri
İstenen tarihlere ait peşin, kredili ve döviz cinsinden yapılan işlemlere ait bilgilere ulaşılmasını sağlayan ekrandır. Raporlama amacıyla kullanılır.
2.1.2.3. Folyo İşlemleri
Folyo İşlemleri, bu menüden de yapılabilir. Bu ekran (Görsel 2.26) vasıtasıyla da harcama girişi, folyo işlemleri, ödeme, adisyon, faturayı gösterme gibi işlemler yapılabilir.
2.1.2.4. Fatura Listesi
Kredili, peşin, gönderilmiş, krediye kaldırılan, iade edilmiş veya iptal edilen faturaların listelenmesini sağlayan ekrandır. Kesilmiş faturalar buradan görülebilir, iade faturası oluşturulabilir, fatura silinebilir veya daha farklı işlemler de gerçekleştirebilir. Bu işlemler, muhasebe departmanı tarafından yapılmaktadır.
Fatura Silme: Faturada bir yanlışlık olduğunda ilk olarak faturanın silinmesi gerekir. Sonrasında ise düzeltme işlemleri yapılıp faturanın tekrar oluşturulması gerekir. Fatura Silme için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:
Ön Kasa\Otel Fatura Listesi ekranında silinecek faturayı seçiniz.
Sil komutuna tıklayarak faturayı siliniz (Fatura silindikten sonra kesilmemiş olarak görünür.).
Gerekli düzenlemeleri yapınız.
Fatura Kes komutu ile faturayı yeniden kesiniz.
Eylemler\Yeni Harcama Ödeme Ekle komutu yapılan hatalı kayıtların düzeltilmesini sağlar. Misafir ödemeyi kredi kartıyla yapmış olmasına rağmen işlem, yanlışlıkla peşin olarak kaydedilmiştir. Yanlış işlem kaydının düzeltilmesi için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:
Ön Kasa\Fatura Listesi ekranında silinecek faturayı seçiniz.
Sil komutuna tıklayınız.
Rezervasyon\Ayrılanlar Listesi ekranını açınız.
İşlem yapılacak satırı seçiniz.
Görsel 2.28’deki folyo ekranında ödeme bilgisi, peşin (Cash) olarak görünmektedir.
Yeni Harcama Ödeme Ekle komutu ile hatalı işlem kaydının düzeltilmesi için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:
Eylemler\Yeni Harcama Ödeme Ekle komutuna tıklayınız.
Gelen ekranda (Görsel 2.29) Departman Credit Card seçeneğine tıklayınız.
Tutarı yazınız.
İşlem tipi için normal seçeneğine tıklayınız.
Gelen ekranda (Görsel 2.29) ikinci sütundaki hatalı kaydedilen Düzeltme Departmanı Cash seçeneğine tıklayınız.
6.Tamam komutuna tıklayarak işlemi kaydediniz (Yapılan değişiklik, Görsel 2.30’da görülmektedir.).
7.Tekrar Fatura Kes komutuna tıklayınız ve fatura kesme işlemini tamamlayınız.
İade Faturası Oluştur için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:
Ön Kasa\Otel Fatura Listesi ekranında işlem yapılacak faturayı seçiniz.
Fatura numarasını not ediniz.
Eylemler menüsünden İade Faturası Oluştur komutuna tıklayınız.
Açılan ekranda fatura numarasını giriniz.
Tamam komutuna tıklayınız.
2.1.2.5. Günlük Döviz Kurları
Sistem otomatik olarak Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz kurlarını alır ve işlemlerde bu kur değerleri kullanılır. Döviz kurları, farklı bir Kur Tipi olarak Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankasından çekilecekse Ön Kasa\Günlük Döviz Kurları\Eylemler\Kurları Merkez Bankasından Çek komutuna tıklanır (Görsel 2.31). Açılan pencerede (Görsel 2.32) başlangıç ve bitiş tarihleri seçilir.
Kur Tipi alanında Satış, Alış seçenekleri ekrana gelir (Görsel 2.33). Bu, Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankasının online olarak döviz alım satımında belirlediği para değerini ifade etmektedir. Diğer seçenekler ise Efektif Alış ve Efektif Satıştır. Bu seçenekler, para alış ve satışlarının gerçek değerini ifade etmektedir. Otel işletme prosedürüne hangi döviz kuru uygunsa onu seçer.
2.1.2.6. Günlük Kur Girişi
Konaklama tesisi, Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankasının kurlarını kullanmak istemeyebilir. Farklı kur uygulaması yapılıyorsa bu alanı kullanarak manuel fiyat giriş işlemi gerçekleştirilir.
2.1.2.7. Web Site Basketleri
Online rezervasyonlara ait bilgilerin geldiği ekrandır. Bu ekran ile misafirlerin rezervasyon durumları takip edilmektedir ve büyük otel işletmelerinde rezervasyon ofisleri tarafından kullanılmaktadır.
2.1.2.8. Depozit İşlemleri
Depozito, kiralanan mülkün zarar görmeyeceğine dair para ya da kıymetli evrak olarak verilen teminata denir. Depozit, karşılığı verilecek eşya, hizmet ve fiyatlarının tanımlandığı ekrandır (Görsel 2.34). Misafire depozit karşılığı verilecek eşyanın kaydı, bu ekrandan yapılır. Oda için girilen depozit, oda çıkışı esnasında uyarı olarak ekrana gelir. Depozit ekranı açılarak alınan bedelin iade edilmesi de Depozit İşlemleri bölümünden yapılır. Depozit karşılığı olarak verilen nesnelerin tanımlamaları, Ön Kasa\Depozit İşlemleri\Eylemler Depozit Verilenler komutu yardımıyla tanımlanır.
UYGULAMA 11: Ön Kasa\Depozit İşlemleri\Eylemler Depozit Verilenler komutu ile ilgili aşağıdaki uygulamayı yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz. Depozitolu ürün tanımlamasını aşağıda verilen bilgilere göre yapınız:
Depozit adı olarak plaj havlusu yazınız.
Fiyat olarak ₺20 yazınız
UYGULAMA 12: Depozit İşlemleri ile ilgili aşağıdaki uygulamayı yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz. Otelin 105 No.lu odasında kalan misafir X, bebek telsizi istemiştir. Misafirin Depozit işlem kaydını yapınız (Görsel 2.36)
Depozit İşlemleri menüsüne tıklayınız.
Yeni komutuna tıklayınız.
Rezervasyon bilgi alanından misafirin oda numarasını seçiniz.
Depozito Adı alanından alınan nesneyi seçiniz.
Miktarı giriniz.
Dokümantasyon işlemi yapılıyorsa doküman numarasını yazınız.
Depozito alma işlemini Kaydet komutu ile tamamlayınız.
Misafir için Check-out işlemi yapılırken Görsel 2.37’deki mesaj görülür. Misafir aldığı nesneyi teslim ederse misafire iade işlemi yapılır. Aksi durumda ücret, misafirden tahsil edilir.
Depozit olarak karşılığı verilen nesnelerin iadesi, Ön Kasa\Depozit İşlemleri\Eylemler İade komutu (Görsel 2.38) yardımıyla gerçekleştirilir. İşlem yapılacak satır seçilir ve İade komutuna tıklanır.
ÖZLÜ SÖZ: Bana güvenilen bir sırrı kutsal bir emanet gibi saklarım ama sırları, elimden geldiği kadar bilmemeye çalışırım.
Albert EINSTEIN
GENEL UYGULAMA YAPRAĞI: Aşağıda sırasıyla verilen folyo işlemlerini uygulayınız. Rezervasyon Kartı ekranındaki Ödeyen alanından Kişi seçimini yapınız. Her işlemin ekran görüntüsünü alarak kelime işlemci belgesi içerisine kaydediniz. Tüm işlemler bittikten sonra dosyayı kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne kaydediniz.
Oda Tipi, Pansiyon Tipi vb. seçimler için kendi tercihlerinizi yazınız. Her odada 2 kişi konaklayacak ve toplam konaklama süresi 3 gün olacak şekilde iki rezervasyon kaydı oluşturunuz. Bu
bilgilere göre misafir giriş işlemlerini tamamlayınız.
1. odada Bülent Ada ve Gökçe Ada konaklayacaktır.
2. odada Elif Kurt ve Zeynep Duru konaklayacaktır.
Oda fiyatları ₺600 olacaktır.
2.Her iki misafir de girişte ₺1500 ödeme yapmıştır. Ödeme kaydını yapınız.
3.Misafirler, 2. gün Tablo 2.4’te yer alan departmanlarda harcama yapmışlardır. Bu bilgiye göre
Harcama giriş işlemlerini yapınız.
Not: Evrak numaraları, temsili olarak verilmiştir. Sistem aynı evrak numarasını kabul etmediğinden her öğrenci için farklı numara vermeye dikkat edilmelidir.
4.. 2. odada kalan misafirlerin spa harcamaları, 2. kişi olan Zeynep Duru’nun folyosuna işlenecektir. Kişi Transfer komutunu kullanarak bu işlemi gerçekleştiriniz.
5. 2.odada kalan misafirlerin Lobby ve Restoran harcamaları, İşlem Böl komutu ile iki konuk arasında paylaştırılacaktır. İşlemi yaptıktan sonra Kişi alanında gerekli değişikliği yapınız.
6. 1. odada kalan misafirler, 3. gün restoranda yemek yemişlerdir. İşlem tutarı ₺250’dir. Bu işlemi Folyo\Eylemler menüsünde yer alan İşlem Çoğalt komutunu kullanarak yapınız.
7.. 3. gün 2. odada kalan misafirler arasında oda ücretlerini eşit paylaştırarak kaydediniz. Bu işlem için İşlem Böl veya Kişi Transfer komutları kullanılabilir. Gerekli işlem kaydını yapınız.
8.Odada kalan misafirler için faturayı ayrı ayrı kesiniz.
9. 1. Odada kalan misafirler için tek fatura kesiniz.
10.Fatura kesme işlemlerinden sonra oda check-out işlemlerini yapınız.
11.Kendi adınıza bir rezervasyon kaydı oluşturunuz.
12.Otel misafiri olarak kendi oda kaydınız için $500 Döviz Bozdur komutunu kullanarak işlemi gerçekleştiriniz.
13.Gider Kodları menüsünden öğrenci numaranıza ait bir gider kodu tanımlayınız. Tanımladıktan sonra oluşturduğunuz gider koduna ait bir Harcama İşlemini aşağıda verilen bilgilere göre kaydediniz.
İşlem Türü alanında Verilen seçiniz.
Her Gün Tekrarla onay kutusunu işaretleyiniz.
Döviz Tutarı alanına ₺10 yazınız.
Açıklama alanına Harçlık yazınız.
14.Ön Kasa\Ön Kasa\Kur Hesapla komutunu komutunu kullanarak ₺500’nin diğer para birimlerindeki karşılığını görünüz.
15.Günlük Kur Girişi komutunu kullanarak EUR:1, USD:1, TRY:10 olacak şekilde tutarları yazınız. İşlem tarihine bugünün tarihini yazıp kaydediniz.
16.Depozit İşlemleri ekranında Depozit Verilenler komutunu kullanarak kendi öğrenci numaranıza ait ₺500 tutarında bir depozit tanımlaması yapınız.
17.Ön Kasa\Ön Kasa\Yeni Folyo İşlemi komutu ile kendi odanıza ait bir işlem kaydı giriniz. Departman olarak restoran seçeneğine tıklayınız. Gelir olarak Dinner seçiniz. Tutar olarak ₺100 ve Evrak No. alanına da öğrenci numaranızı yazınız.
18.Ön Kasa\Kasa İşlemleri komutunu kullanarak o günkü raporun elektronik tablolama program dosyası olarak çıktısını alınız.
19.Kasa Kapat komutunu kullanarak kasayı kapatma işlemini yapınız. Kuruluş\Otel Ayarları Menü Muhasebe Tanımlarından Kasa Kapatma Listesini açınız.
Vardiya değişiminde bu işlem yapılmaktadır. Ekranda bir değişiklik görülmese de Kasa Kapat komutunun kullanılma amacı, vardiya değişimlerinde yapılan işlemlerin kim tarafından ve hangi vardiyada yapıldığını tespit etmektir. Kasa Kapatma Listesine Kuruluş\Otel Ayarları Menü\Muhasebe Tanımları\Kasa Kapatma Listesi ile ulaşılabilir. Bu sayede hangi personelin bu işlemi yaptığı görülür.
Bu komut ile otel misafirlerinin döviz bozdurma işlemleri yapılmaktadır. Döviz Bozdur için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:
Kasada nakit giriş ve çıkışının (Görsel 2.19) yapıldığı alandır. Alınan avanslar ve çeşitli günlük ödemeler için verilen paralar, bu komut ile takip edilmektedir. Açılan pencerede işlem türü olarak iki seçenek vardır.
Her gün muhasebeden belirli bir tutar kasaya gönderiliyorsa bunun kaydı da Kuruluş\Otel Ayarları Menü\Temel Otel Tanımları\Varsayılan Otel Ayarları\Bildirim ve Muhasebe Ayarları seçenekleri ile yapılabilir (Görsel 2.20). Kasa bakiyesi, her gün belirlenen rakam ile açılmış olur. Bundaki amaç, çeşitli işlemlerin yapılabilmesi için kasada para bulundurulmasıdır. Kasa bakiyesi, Ön Kasa ekranındaki Para Alınan alanında görülebilir.
Kasadaki para, kasa kapatıldıktan sonra muhasebeye devredilir. Bu kayıt, Görsel 2.22’deki gibi yapılmaktadır. İşletme prosedürlerine göre işlemler farklılık gösterebilir. Burada genel olarak uygulanan işleyiş örneklendirilmiştir.
Ön Kasa ekranında seçilen satıra ait kasa işlemleri ekranını açar. Açılan kasa işlemleri ekranından, yapılan işlemin detaylarına ulaşılabilir. Sistemde var olan para birimleri içerisinde girilen döviz cinsine göre tutarın diğer para birimlerindeki karşılığını o günkü kura göre gösterir (Görsel 2.24, 25).
Eylemler\Yeni Harcama Ödeme Ekle komutuna tıklayınız (Görsel 2.27).
Fatura içerisinde yapılan değişiklik, yandaki gibi görünecektir. Fatura İadesi: Konaklama tesisinde çeşitli nedenlerle faturalar iade edilebilir. Hatalı fatura bilgisi, mükerrer basım, yanlış tutar vb. sebeplerle faturanın iade işlemi yapılabilir.
