4.1. Günlük Raporlar (Daily Reports)

4.1. Günlük Raporlar (Daily Reports)

Günlük raporlar, en çok kullanılan raporlar arasındadır. Günlük alınan raporlar şunlardır:

1.Resmi Misafir Listesi (Official Guest List): Belirli bir tarih için konaklama yapan odaların oda

ücretlerini yerel para birimi cinsinden raporlar (Http-14). Bu rapor, T.C. Hazine ve Maliye Bakanlığına gönderilir. Vergi Usul Kanunu’nun 240. maddesine göre konaklama işletmeleri,

günlük misafir listesi tutmak zorundadır(Http-15). Yani bu liste, alınması zorunlu

raporlar arasında yer alır. Bugünün tarihi ile rapor alınamaz. Çünkü bugünün listesi, henüz oda fiyatları basılmadığı için daha gerçekleşmemiştir. Bir gün öncesinin raporu alınır. Bu rapor, Maliye Listesi olarak da adlandırılır (Görsel 3.34)

Resmi Misafir Listesini çıkarmak için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Raporlar\Günlük Raporlar menüsüne tıklayınız.

2. Resmi Misafir Listesi alt menüsüne tıklayınız.

3. İsterseniz Tarih ve Acente seçebilirsiniz.

4. Raporla komutuna tıklayınız.

5. Yazdır komutuna tıklayarak raporu yazdırabilir veya kaydedebilirsiniz.

Günlük Misafir Listesi dört farklı şekilde alınabilir. Yazdır komutunun kulakçığına tıklandığında ekrana şu seçenekler gelir (Görsel 3.35):

• Resmi Misafir Listesi (Odaya Göre)

• Resmi Misafir Listesi (Logosuz)

• Resmi Misafir Listesi (İsme Göre)

• Maliye Listesi (TC No’lu)

UYGULAMA 14: Resmi Misafir Listesi ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.

1. Düne ait Maliye Listesini (TC No’lu) alınız.

2. 3 gün önceki tarihe göre Resmi Misafir Listesini (Odaya Göre) alınız.

3. Münferit misafirleri (Individual) gösteren Resmi Misafir Listesini alınız.

2.Konaklayan Listesi (In House List): Tesiste konaklayan misafirlerin detaylı listesini veren ekrandır (Görsel 3.36).

Rapor, Filtreler bölümündeki alanlara göre (Tarih Aralığı, Acente, Market, Kaynak, Pan Tipi, Oda Tipi, Konaklama vb.) filtreleme yapılarak istenen bilgilerle görüntülenebilir (Görsel 3.37). Yazdır komutu kullanılarak rapor alınabilir.

3.Rezervasyon Bakiye Detayları (Reservation Balance Details): Konaklayan misafirlerin harcama, ödeme ve folyo bakiyelerini gösteren rapordur (Görsel 3.38). Rapor, Filtreler bölümündeki alanlara göre (Tarih Aralığı, Acente, Market, Kaynak, Pan Tipi, Oda Tipi, Konaklama vb.) filtreleme yapılarak istenen bilgilerle görüntülenebilir. Yazdır komutu kullanılarak rapor alınabilir.

4.Günlük Yönetim (Daily Management): Tesisin oda ve yatak kapasitesi, dolu ve boş odalar, yetişkin ve çocuk, grup ve individual odaları, folyo türleri, oda gelirleri, doluluk oranı gibi birçok bilginin tarih aralığına göre gün gün listelendiği rapor ekranıdır (Görsel 3.39). Gün sonunda oluşturulan bir rapor olduğu için önceki günlerin raporu alınabilir.

Günlük Yönetim Raporu almak için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Raporlar\Günlük Raporlar menüsüne tıklayınız.

2. Günlük Yönetim alt menüsüne tıklayınız.

3. Raporunu almak istediğiniz tarih aralığını yazınız.

4. Raporla komutuna tıklayınız.

5. Yazdır komutuna tıklayarak raporu yazdırabilirsiniz (Birden fazla gün varsa hepsi yazdırılacaktır.).

6. Yazdır komutunun yanındaki kulakçıkta yer alan Günlük Yönetim Raporu komutuna tıklayınız.

7. “Günlük Yönetim Raporu yazdırılacak. Devam edilsin mi?” kutucuğundaki Evet komutuna tıklayınız.

8. Birden fazla gün varsa ilk güne ait Günlük Yönetim Raporu görüntülenecektir. Raporu yazdırabilir, PDF olarak indirebilir veya Posta olarak gönderebilirsiniz.
9. Diğer günleri görüntülemek için tarih satırlarından bir tanesini seçiniz ve Eylemler komutuna tıklayarak ilgili tarihin Günlük Yönetim Raporunu alınız.
10. Eylemler komutunun yanındaki Günlük Yönetim Raporu komutuna tıklayarak ilgili güne

    ait raporun içeriğini de görüntüleyebilirsiniz.

UYGULAMA 15: Günlük Yönetim Raporu ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.

1. Son 3 güne ait Günlük Yönetim Raporunu görüntüleyiniz.

2. 3 gün önceki tarihe ait Günlük Yönetim Raporunu PDF olarak indiriniz

5.Günlük Giriş Listesi (Daily Arrival List): Tesiste konaklayan misafirlerin ve günübirlik / sanal

folyoların gösterildiği ekrandır. Rapor, Filtreler bölümündeki alanlara göre (Tarih Aralığı, Acente, Market, Kaynak, Pan Tipi, Oda Tipi, Konaklama vb.) filtreleme yapılarak istenen bilgilerle görüntülenebilir.

6.Beklenen Gelişler (Expected Arrivals): Giriş yapılacak rezervasyonları listeleyen ekrandır. Filtreler bölümündeki alanlara göre (Tarih Aralığı, Acente, Market, Kaynak, Pan Tipi, Oda Tipi, Konaklama vb.) filtreleme yapılabilir

7.Gerçekleşen Gelişler (Realized Arrivals): Bugün giriş yapmış olan odaları listeleyen ekrandır.

Filtreler bölümündeki alanlara göre (Tarih Aralığı, Acente, Market, Kaynak, Pan Tipi, Oda Tipi, Konaklama vb.) filtreleme yapılabilir.

8.Günlük Ayrılış (Daily Departure List): Bugün çıkış yapacak olan odaları listeleyen ekrandır.

Filtreler bölümündeki alanlara göre (Tarih Aralığı, Acente, Market, Kaynak, Pan Tipi, Oda Tipi, Konaklama vb.) filtreleme yapılabilir (Görsel 3.40).

9.Çıkması Beklenenler (Expected Departure List): Check-out tarihi bugün olan odaları listeler.

10.Bugün Çıkmış Olanlar (Realized Departure List): Bugün Check-out olmuş odaları gösterir.

11.Erken Giriş Listesi (Early Arrival List): Kuruluş\Otel Ayarları Paneli\Varsayılan Otel Ayarları menüsünden Genel Ayarlar bölümünde (Görsel 3.41), belirlenen giriş saatinden (15.00) önce tesise giriş yapan odaların listelenmesini sağlar.

12.Geç Çıkış Listesi (Late Departure List): Kuruluş\Otel Ayarları Paneli\Varsayılan Otel Ayarları

menüsünden Genel Ayarlar bölümündeki çıkış saatinden önce tesisten çıkış yapan odaların listelenmesini sağlar (Görsel 3.41’e göre çıkış saati 12.00).

13.Geç Çıkış Verilen Odalar Listesi (Given Late Cout Departure List): Geç çıkış verilmiş odaları

gösteren ekrandır.

14.Comp Rezervasyon Listesi (Comp Reservation List): Konaklama durumu dikkate alınarak

Comp (sadece konaklaması ücretsiz olan misafir) ve FComp (her şey dahil ücretsiz konaklayan misafir) misafirlerin listelendiği ekrandır. Filtrelerden farklı tarihler girilerek ve Rezervasyonlar, Konaklayanlar, Ayrılanlar, Hepsi sekmelerine göre listeleme yapılabilir.

15.H/Use Rezervasyon Listesi (H/Use Reservation List): Konaklama durumu dikkate alınarak

H/Use misafirlerin (otelde konaklayan personel) listelendiği ekrandır. Filtrelerden farklı tarihler girilerek listeleme yapılabilir.

16.Günlük Oda Fiyat Detayı (Daily Room Price Detail): Gün sonunda basılacak fiyat detaylarını gösteren ekrandır (Görsel 3.42). Oda fiyatları, toplu olarak gösterilmekte ve tek tek bakılamamaktadır. Tarih, Acente ve Fiyat Koduna göre filtreleme yapılarak istenen şekilde raporlama yapılabilir. Görsel 3.42’deki yeşil satırlar sabit fiyat, beyaz satırlar ise sabit fiyat olmadığını gösterir.

İlgili rezervasyon seçilip Sabit Fiyat komutları kullanılarak rezervasyon için sabit fiyat uygulanıp uygulanmayacağı belirlenebilir.

17.Oda Değişimi (Room Change): Oda değişimlerini gösteren ekrandır. Filtreler bölümünden

farklı tarihler girilerek veya İlk Oda (Eski Oda) ve Son Odaya (Yeni Oda) göre filtreleme yapılabilir. Hepsi, Konaklayan Oda Değişimi, Rezervasyon Blokaj Değişimi gibi sekmelere göre de listelenebilir.

18.Misafirler İçin Yemek Planı (Meal Plan for In House Guests): Yiyecek içecek departmanına

gönderilen önemli raporlardandır. Misafirin pansiyon durumuna göre o günkü sabah kahvaltısı, öğle ve akşam yemeğini kaç kişinin alıp almayacağını gösterir (Görsel 3.43). Filtreler bölümünden farklı tarihler girilerek Acente, Uyruk, Pan Tipi, Kaynak, Market, Oda Tipi, Konaklama, Rezervasyon Durumu, VIP ve Repeat Misafire göre filtreleme yapılabilir.

Misafirler İçin Yemek Planı alma ile ilgili aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Raporlar\Günlük Raporlar menüsüne tıklayınız.

2. Misafirler İçin Yemek Planı alt menüsüne tıklayınız.

3. İstediğiniz filtrelerden seçim yaparak Raporla komutuna tıklayınız.

4. Kahvaltı, Öğle Yemeği, Akşam Yemeği sütunlarının altındaki toplam rakama bakarak kaç kişinin hangi öğünden alacağını görebilirsiniz (Görsel 3.43’teki kırmızı çerçeveli kısım).

5. Yazdır komutuna tıklayarak raporu yazdırabilir veya kaydedebilirsiniz.

UYGULAMA 16: Misafirler İçin Yemek Planı alma ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.

1. Bugün kaç kişinin kahvaltı, öğle ve akşam yemeği alacağını gösteren Misafirler İçin Yemek

   Planını alınız.

2. Filtrelerden VIP ve Yerel seçeneklerini işaretleyerek hangi öğünden kaç kişinin yemek alacağını gösteren Misafirler İçin Yemek Planını alınız.

19.Detaylı Resmi Misafir Listesi (Detaily Official Guest List): Sistem tarihinden bir önceki güne ait misafirlerin T.C. Kimlik No. ve varsa pasaport numaraları, kişi sayısı, folyo gelirleri, oda fiyatı gibi bilgilerin yer aldığı listedir. Filtreler kullanılarak acente ve daha önceki tarihler için listeler de alınabilir.

20.Adisyon Listesi (Check List): İşletme paket programı POS sistemini kullanıyorsa bar, restoran gece kulübü, hamam vb. noktalardaki misafir harcamalarını gösteren adisyonların listelendiği ekrandır .(Görsel 3.44). Departman ve tarihe göre listeleme yapılabilir. Açık Adisyonlar, odaya işlenmiş ancak ücreti tahsil edilmemiş adisyonlardır. Kapalı Adisyonlar ise ücreti tahsil edilmiş adisyonlardır.

Adisyon kayıtlarından bir tanesi seçilerek Yazdır komutunun yanındaki kulakçıkta yer alan Formu Kontrol komutu ile bilgiler görüntülenip kontrol edilebilir.