2.2.2.2. Misafir Kartları

2.2.2.2. Misafir Kartları

Sisteme kaydedilen tüm misafir profil bilgilerinin listelendiği ekrandır. CRM\Misafir\Misafir Kartları\Ekle komutuna tıklanarak yeni bir kart (Görsel 2.87) oluşturulabileceği gibi var olan kartların düzenlemesi de yapılabilir. Otele kaydı yapılan her misafirin kimlik bilgilerinin yanı sıra adresi, nüfus bilgileri, sosyal medya hesapları, tercihleri, geçmiş konaklama ve sağlık durumları ile ilgili bilgilerinin kaydedildiği karttır. Her misafir için bir numara (ID) belirlenerek kayıtlar yapılır.

Bir misafir kartının sistem tarafından oluşturulabilmesi için rezervasyon kartında misafirin isim bilgileriyle birlikte telefon numarası, kimlik belgesine ait numarası veya elektronik posta adresi kaydedilirse sistem otomatik olarak misafir kartını oluşturacaktır. İşletme kurallarına göre belirlenen bilgiler sisteme kaydedilir.

Misafir kartında nüfus, adres, telefon, elektronik posta adresi ve fatura için gerekli bilgilerin doldurulması gerekir. Misafir kendi aracıyla gelmişse araca ait bilgiler de Adres sekmesinin en altına kaydedilir.

Kara Liste, otele kabul edilmeme sebepleri ile belirlendiği alandır. Bu misafirler otele tekrar gelirse isimlerinin girilmesiyle birlikte Kara Liste kısmı, ekrana otomatik onaylı olarak gelecektir. Bu durumda işletme kurallarına göre misafir kabul edilir veya edilmeyebilir. Rezervasyon kartı ekranında kara listede kayıtlı olan bir misafir ile ilgili işlem kayıtlarında yanda yer alan uyarı mesajı ekrana gelir. Bu uyarı mesajı, rezervasyon kartı değişikliklerinde çalışan personeli sürekli uyarmaktadır. Ayrıca misafir bilgileri, rezervasyon kartı misafir sekmesinde de siyah olarak görünmektedir.

Sorunlu alanı, misafirlerin sorunlarının sebepleri ile belirlendiği, dikkat edilmesi gereken önemli bir alandır (Görsel 2.88). Günümüzde işletmeler, misafirleriyle çeşitli yollardan iletişim kurabilmektedir. Misafirler; tesiste yapılan promosyon, avantajlı rezervasyon dönemleri vb. kampanyalar için bilgilendirilmek isteyebilir. Kişisel Verileri Koruma Kanunu gereğince bunların yapılabilmesi için misafirden onay alınmalıdır. Bu bilgilendirme; kısa mesaj, elektronik posta vb. şeklinde olabilir. Misafirden izin alındıktan sonra misafir kartında ilgili alanlar işaretlenmelidir. 2019 yılının sonunda başlayan Covid-19 salgını sonucunda otel yönetim sistemi programlarında da bu duruma ait bilgi girişlerinin yapılması için alanlar oluşturulmuştur. Bu işlem, CRM\Misafir\Günlük Misafir Sağlık Durumları ve CRM\Misafir Kartları\Misafir Kartı\CRM sekmesi Sağlık Bilgisi alanından yapılabilir (Görsel 2.89). Misafire ait bir durum varsa bununla ilgili bilgiler, bu pencerede eksiksiz olarak doldurulmalıdır.

Misafir Kartı\CRM\Tercihler sekmesinden misafirin girişinden çıkışına kadar olan süreçte misafirlerin tercihleri sisteme kaydedilebilir. Misafir tercihleri, bir sonraki kalışında misafire daha iyi hizmet verilebilmesi için önemli kayıtlardır. Sisteme kaydedilen tercihler, misafirin bir sonraki kalışında otomatik olarak Misafir Kartı ekranında görünür.

Misafir tercihleri; yastık türü, oda manzarası, oda tipi, minibar düzeni vb. şeklinde olabilir. Bu tanımlamalar, CRM\Tanımlar\Tercih Tanımları ile yapılmaktadır.

CRM\Misafir Kartları\Eylemler komutu ile yapılacak işlemler şunlardır:

Grup Hotel Rezervasyonları: Bu konu, 1.2.1.11. Grup Rezervasyon başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.

Misafiri Anonimleştir: Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında misafir, kendi bilgilerinin paylaşılmasını istemiyorsa ilgili misafir kartı seçilir ve kayıt anonimleştirilir. Misafire ait bilgiler, sistemden kaldırılmış olur. Misafir, otel programı kayıtlarından tamamen kaldırılır.

Taranmış Dokümanlar: Misafire ait taranmış belgeler, buradan yüklenebilir veya silinebilir.

Repeate: Otele tekrar gelen misafirleri belirlemek amacıyla kullanılan bir komuttur. Bu komuta gerek kalmadan program, otomatik olarak misafir işlemini tekrar kendisi yapmaktadır. Misafir kartında tekrar sayısı otomatik olarak yazar.