3.2. HK Oda İşlemleri (HK Room Operations)

Bu ekranda housekeeper, odaların durumlarını inceler ve gerekirse değişiklikler yapar. Tüm oda durumlarını (statü) gösteren ekrandır. Buradaki oda durumlarına göre oda temizleme ve düzenleme görevlilerinin görevleri planlanır. Bu ekranda şu sekmeler bulunmaktadır (Görsel 3.8):

Hepsi (All): Tüm oda durumlarını gösterir.

Kirli/Boş (Dirty/Vacant): Kirli ve boş durumdaki odaları gösterir.

Temiz/Boş (Clean/Vacant): Temiz ve boş durumdaki odaları gösterir. Kirli/Blokajlı (Dirty/Block): Kirli ve blokajlı olan odaları gösterir.

Onaylı/Boş (Confirmed/Vacant): Onaylı ve boş odaları gösterir.

OOO (Out of Order): Satış dışı odaları gösterir.

OOS (Out of Service): Bakımdaki odaları gösterir.

Beklenen Çıkışlar (Expected Departures): Çıkışı beklenen odaları gösterir.

Durum ve Oda Müsaitlik Durumu sütunlarında Occupied (Dolu), Closed (Kapalı), Maintenance (Bakım), Touched (Kullanılmış) kavramları da kullanılmıştır.

Housekeeper, odalarla ve kat hizmetlerindeki görevlilerle ilgili yapacağı işlemleri HK

Oda İşlemleri ekranında yer alan Eylemler komutunun altındaki komutlar ile yapar (Görsel 3.9). Odaların statüsünü değiştirmek için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kat Hizmetleri menüsüne tıklayınız.

2. HK Oda İşlemleri alt menüsüne tıklayınız.

3. Statüsü değişecek odayı seçiniz.

4. Eylemler komutuna tıklayınız (Farenin sağ

   tuşuna tıklayarak da aynı işlem yapılabilir.).

5. Açılan pencerede yer alan aşağıdaki durumlardan birisini seçerek işlemi tamamlayınız.

UYGULAMA 4: HK Oda İşlemleri ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.

1. 2 odanın statüsünü Temiz Oda, 2 odanın statüsünü Onaylandı, 3 odanın statüsünü Kirli Oda

   olarak kaydediniz.

2. Kirli/Boş, Temiz/Boş ve Kirli/Blokajlı odaları HK Oda İşlemleri ekranındaki ilgili sekmelerde

   listeleyiniz.

Housekeeper, maidler ile ilgili işlemleri de Eylemlerin altında yer alan komutlarla (Görsel 3.9) yapmaktadır.

1. Maid Dağılımı

Kat hizmetlerinde görev yapan personelin görev dağılımını belirlemek amacıyla kullanılmaktadır. Her gün tesisten ayrılan misafirlere ait odaların temizlik işlemleri, ilgili kattaki maidler tarafından yapılmaktadır. Bu noktada tüm personele görev dağılımının eşit olarak yapılması gerekir. Personele birbirine yakın ve eşit sayıda oda düşmesi için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kat Hizmetleri menüsüne tıklayınız.

2. HK Oda İşlemlerine tıklayınız.

3. Eylemler komutuna tıklayınız.

4. Açılan ekranda Maid Dağılımını tıklayınız (Maid Yönetimi

   ekranında yer alan Maid Dağılımı komutu da kullanılabilir.).

5. Açılan pencereye o gün çalışacak Maid Sayısını yazınız

   (Görsel 3.10).

6. Dağılım yapılacak odaların durumlarını (Kirli ve Kullanılmış)

   işaretleyiniz.

7. Tamam komutuna tıklayınız.

2. Maid (Kat Görevlisi) Yönetimi

Maid ve şeflerin yönetimi, bu ekrandan yapılmaktadır. Ekran açılınca Yönetim yazan alanın sağ tarafındaki kulakçığa tıklanarak Maid ya da Şef seçimi yapılır. Maid Ekleme ve Maid Dağılımı da buradan yapılmaktadır (Görsel 3.11)

Bir maid veya şefte bulunan odaları seçip başka bir maid veya şefe aktarmak için kullanılır. Maid veya şefler arası oda değiştirmek için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kat Hizmetleri\HK Oda İşlemlerine tıklayınız.

2. Eylemler komutuna tıklayınız.

3. Açılan ekranda Maid Yönetimi komutuna tıklayınız.

4. İlgili maid veya şeften alınacak odaları tek tek (Ctrl+ farenin sol tuşu) veya odaların tümünü seçiniz.

5. Odalar seçili iken sürükleme düğmesine basılı tutarak fare ile odaların verileceği maid veya şefin alanındaki sürükleme düğmesinin üzerine sürükleyerek bırakınız.

• Maid veya şef eklemek için kullanılır. Maid veya şef eklemek için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

  1. Kat Hizmetleri\HK Oda İşlemlerine tıklayınız.

  2. Eylemler komutuna tıklayınız.

  3. Açılan ekranda Maid Yönetimi komutuna tıklayınız.

  4. Maid Yönetimi ekranında Ekle komutuna tıklayınız

     (Yönetim bölümü alanında şef yazarken ekleme işlemi

     yapılırsa şef ekler, maid yazarken ekleme yapılırsa maid ekler.).

  5. Açılan kutucuğa maid veya şef adını yazarak Onay komutuna tıklayınız.

• Düzenle komutu, maid veya şeflere isim girmek veya ismi değiştirmek için kullanılır.
• Ayarlar komutu, çarşaf değişiminin hangi sıklıkta yapılacağının ayarlanması için kullanılır. Örneğin, 2 yazılırsa çarşaflar iki günde bir değiştirilecektir. İstenen gün sayısı girildikten sonra Kaydet komutu kullanılmalıdır.
• Yazdır komutu ile Şef Raporu, Maid Raporu ve Kat Görevlisi Check List (Kontrol Listesi) alınır.

Bir maid veya şefe ait odaların durumunu değiştirmek için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız (Görsel 3.12):

1. Kat Hizmetleri\HK Oda İşlemlerine tıklayınız.

2. Eylemler komutuna tıklayınız.

3. Açılan ekranda Maid Yönetimi komutuna tıklayınız.

4. Bir maid veya şefe ait alanda yer alan Tümünü Seç kısmının

   sol tarafındaki onay kutucuğunu işaretleyiniz (Değişiklik yapılmak istenen odalar ayrı ayrı da seçilebilir.).

5. (üç nokta üst üste) işaretini tıklayınız.

6. İstediğiniz oda durumunu seçiniz (Listede istediğiniz oda durumu olacaktır.).

3.Şef Değiştir

Şefi değiştirilmek istenen oda için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Şefi değiştirilmek istenen odayı HK Oda İşlemleri ekranından seçiniz.

2. Önce Eylemler, ardından da Şef Değiştir komutuna tıklayınız.

3. Açılan kutucuğa şefin adını Bahattin olarak yazınız.

4. Tamam komutuna tıklayınız (Maid ve şef alanlarında değiştirme işlemi yapılırken programda tanımlı olmayan bir isim yazıldığında yeni bir şef veya yeni bir maid eklenir.).

4. Maid Değiştir

Maidi değiştirilmek istenen oda için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Maidi değiştirilmek istenen odayı HK Oda İşlemleri ekranından seçiniz.

2. Önce Eylemler, ardından da Maid Değiştir komutuna tıklayınız.

3. Açılan kutucuğa maidin adını Necati olarak yazınız.

4. Tamam komutuna tıklayınız.

UYGULAMA 5: Maid Yönetimi ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.

1. 4 tane maid ekleyerek kirli ve kullanılmış odaları eşit bir şekilde dağıtınız.

2. Maidlerin adlarını Kerem, Oktay, Nursel, Nuray olarak belirleyiniz.

3. Sebahattin ve Senem adında 2 şef ekleyiniz.

4. Nursel ve Nuray’a ait odaların tamamının durumunu Temiz olarak değiştiriniz.

5. Çarşaf Değiştirme Gün Sayısını “3” olarak belirleyiniz.

6. 102 numaralı odanın şefini Uğur olarak değiştiriniz.

7. 103 numaralı odanın maidini Tülin olarak değiştiriniz.

Kat hizmetleri, program ayarlarını otel ihtiyacına göre özelleştirebilir. Görev Yönetiminde kullanılan tanımlarda varsayılan ayarlar kullanılabileceği gibi otel kendi tanımlarını da kullanabilir. Lejyonella kontrolleri için gün aralıkları belirlenebilir, günü geldiğinde kontrolleri yapılıp kayıt altına alınabilir. Check-in işlemi esnasında hangi statüdeki odaların check-in alınabileceğine otel karar verebilir. Dolu odaların kaç günde bir temizleneceği ayarlanır ve raporların ona göre çıkması sağlanabilir. Farklı binalarda bulunan odalar belirlenerek maid dağılımında bina göz önünde bulundurulabilir (Görsel 3.13).

Housekeeping Ayarları için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Paneli\Varsayılan Otel Ayarları 2’yi tıklayınız.

2. Housekeeping Ayarlarını tıklayınız.

3. Görsel 3.13’te yer alan Lejyonella Kontrol Gün Sayısı, Oda Temizlik Periyodu, Check-in Alınabilecek Oda Durumları, Standart Tanımlanmış Görevleri Kullan ve Maid Dağılımında Lokasyon Kullan ayarlamalarını yapınız.

UYGULAMA 6: Housekeeping Ayarları ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.

1. Lejyonella kontrolünün 4 günde bir yapılmasını ayarlayınız.

2. Maid dağılımı yaparken odaların bulunduğu binaların dikkate alınmasını sağlayınız.

3. Tanımlanmış standart görevlerin kullanılmasını sağlayacak ayarlamayı yapınız.

4. Check-in yapılacak odaları Temiz ve Onaylanan durumundakilerden yapılmasını ayarlayınız.

5. Dolu odaların temizliğinin 2 günde bir yapılması için gerekli bilgileri giriniz.

HK Oda İşlemleri ekranındaki Yazdır komutuna direkt tıklandığında tüm odaların durumunu gösteren HK Oda İşlemleri görüntülenir. Yazdır komutunun sağ tarafındaki kulakçığa tıklayınca açılan pencereden Maid Raporu, Şef Raporu, Kat Görevlisi Check List, Uyuşmazlık Raporu ve Mini Bar Raporları alınır (Görsel 3.14).

Maid Raporu: Her kat görevlisi için ayrı sayfalar vardır ve odaların durumunu gösterir (Görsel 3.15). Raporu almak için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. HK Oda İşlemleri ekranındaki Yazdır komutunun yanındaki kulakçığa tıklayınız.

2. Maid Raporu komutuna tıklayınız.

3. “Maid Report yazdırılacak. Devam edilsin mi?” kutucuğundaki Evet komutuna tıklayınız.

Şef Raporu: Maid şeflerin sorumlu oldukları odaları ve odaların durumunu gösteren rapordur. Her şefin raporu ayrı sayfalarda görünmektedir.

Kat Görevlisi Check List: Housekeeper tarafından oda hakkında açıklamaların da yapılabileceği bir rapor hazırlamak için kullanılır. Her maid için ayrı sayfa vardır.

Mini Bar Raporu: HK Oda Kontrolü alt menüsünde bir oda seçilip Eylemler komutuna tıklandığında HK Notları “Minibar DND” ve “Minibar Servisi İstemiyor” seçeneklerinin raporlanması için kullanılmaktadır.

Uyuşmazlık Raporu: 3.1.1. HK Oda Kontrolü başlığında ayrıntılı olarak anlatılmıştır. Uyuşmazlık Raporu, HK Oda Kontrolü sayfasından ya da HK Oda İşlemleri sayfasından alınabilmektedir.

UYGULAMA 7: HK Oda İşlemleri raporları ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.

1. Maid Raporunu görüntüleyiniz.

2. Şef Raporunu görüntüleyiniz.

3. Kat Görevlisi Check Listini görüntüleyiniz.

4. Hk Notları için 2 odaya Minibar DND, 2 odaya da Minibar Sevisi İstemiyor notları ekleyiniz.

5. Mini Bar Raporunu görüntüleyiniz.