1.3.1. Rezervasyon Listeleri
.
Rezervasyon ile ilgili alt menülerin bulunduğu ana menüdür. Tablo 1.13’teki programda Rezervasyon\Rezervasyon Listesimenüsünde bulunanlar gösterilmiştir.
Konaklayan listesine Resepsiyon\Eski Listesi\Konaklayan listesi veya Rezervasyon\Konaklayan Listesi komutları ile ulaşılır. Konaklayan Listesi ekranında aşağıdaki sekmeler bulunmaktadır:
In House: Konaklayan misafirlerin listesidir.
Beklenen Gelişler (Expected Arrivals): Bugün Check-in yapacak misafirlerin listesidir.
Gerçekleşen Gelişler (Realized Arrivals): Bugün tesise giriş yapmış misafirlerin listesidir.
Beklenen Çıkışlar (Expected Departures): Bugün Check-out olacak misafirlerin listesidir.
Bugün Ayrılmış Olanlar (Realized Departures): Tesisten bugün ayrılmış misafirlerin listesidir.
VIP In House: Tesiste kalmakta olan VIP misafirlerin listesidir.
Genel Bakiye (G. Balance): Şu an kalan misafirlerin sadece genel, ekstra ve acente bakiyesini
gösteren misafir listesidir.
Sanal Folyolar (Virtual Folios): Tesiste odada kalmayıp tesisin diğer faaliyetlerini kullanan misafirlerin listelendiği sekmedir.
NoShow Folyo: Tesise gelmesi gereken ancak gelmeyen misafirlerin folyolarının bulunduğu listedir.
In House List sekmesinin Hızlı Erişim Araç Çubuğunda bulunanlar ve işlemleri şunlardır (Görsel 1.70):
Rezervasyonlar Özeti (Bugün): Konaklayan misafirlerin kişi sayısı, pansiyon durumu, Check-in/out tarihleri, telefon numaraları, balans vb. bilgilerinin listelenmesini sağlar.
Konaklama Kartı (Register Card): Konaklama belgesinin çıktısını alır.
Toplu Folyo Yazdırma: Seçili odanın folyosunun yazdırılmasını sağlar.
Polis: Bu komut Türkiye’de kullanılmamaktadır.
Misafir Folyosu (Guest Folio): Seçili misafirin folyosunun yazdırılması için kullanılan komuttur.Toplu folyo yazdırmadan farkı ise döviz kuru bölümünün olmasıdır.
Register Card Unpriced (Fiyatsız Konaklama Kartı): Oda ücreti olmadan konaklama belgesinin çıktısının alınmasını sağlar.
Proforma: Gerçek fatura yerine geçmeyen, misafirin konaklama süresince ödeyeceği tutarı gösteren tahmini faturadır. Bu faturayı misafirin onaylayacağı, tesisin ise ticari faturayı keseceği anlamına gelmektedir.
Confirmation Form: Misafirin genel, konaklama ve ücretlendirme bilgilerinin yer aldığı formu yazdırmak için kullanılan komuttur.
Register Card Alternative: İkinci çeşit konaklama belgesinin çıktısının alınmasını sağlar.
VIP Form: Seçili oda için VIP formun çıktısının alınmasını sağlar.
Konaklayan sekmesi\Eylemler simgesindeki komutlar şunlardır (Görsel 1.72):
Seçilen bir odaya folyo açılmadan harcama ve adisyonların girilmesini sağlar.Bu konu, 2.1.1.1. Harcama Gir başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Harcama işlemi gibi ödeme işlemi de folyo açılmadan yapılabilir. Misafirin ödemeleri, seçili oda için bu komutla sisteme kaydedilir. Bu konu, 2.1.1.2. Ödeme başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Seçili olan bir odadaki misafire ait Rezervasyon Kartı ekranından sonra Folyo ekranı gelir. Folyoya ait tüm işlemler burada yapılabilir. Bu konu, 2.1.1. Folyo İşlemleri başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Çalıştaya gelen gruplar, öğretmenevleri ve pansiyonlarda bir odada birbirini tanımayan kişilerle kalabilmektedir. Bu durumda bir odada kalan her kişi için folyonun açılması gerekir. Bu konu, 1.2.1.1. Rezervasyon Listesi başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Bu konu, 1.2.1.1. Rezervasyon Listesi başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Bu konu, 1.2.1.1. Rezervasyon Listesi başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Bir odanın konaklaması ya da ekstralarının başka bir kişi tarafından ödenmesi durumunda bu odanın başka bir odaya yönlendirilmesi gerekir. Bu yönlendirme, sadece bir oda için yapılabilmektir. Bu konu, 1.2.1.1. Rezervasyon Listesi başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Bu konu, 1.2.1.1. Rezervasyon Listesi başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Misafirin tesise geliş veya ayrılış transferi ve tur transferleri için araçların planlanmasında kullanılır. Bir oda seçilir ancak bu seçim, o odaya transfer rezervasyonu eklemek için değil; sistem gereği işlemi yapabilmek içindir. Tesiste konaklayan bir misafirin golf transfer rezervasyonu girişi için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:
Rezervasyon Listesi ekranından bir oda seçiniz.
Eylemler komutuna tıklayınız.
Transfer Rezervasyon komutuna tıklayınız.
Transfer Rezervasyonu ekranında “+” işareti ile yeni bir Transfer Rezervasyon ekranı açınız.
Transfer\Uçuş bilgileri sütunundan Transfer Türü olarak Ayrılış seçeneğine tıklayınız.
Transfer tarihini seçiniz.
Rota için “…” kısımlarında kendi tanımlamanızı yapınız. “…” kısmına tıklayınız. “+” Ekle komutuna tıklayarak Golf Transferi yazınız. Kaydet komutuna tıklayınız. Kaydettiğiniz tanımlamayı
Golf transferi satırına çift tıklayarak seçiniz.
Fiyat bilgileri bölümünden transferi kullanacak kadar kişi sayısı yazınız.
Toplam fiyatı yazınız.
Araç Bilgisi sütunundaki bilgileri giriniz.
Açıklama kısmına “Otelden golf sahasına gidiş.” yazınız.
Alt kısımdaki “+” işaretine tıklayıp ilgili odayı seçiniz.
Kapatmadan Kaydet komutuna tıklayınız.
Eylemler menüsünden Folyoya Gönder komutuna, ardından da “Transfer geliri folyoya işlenecektir.” kutucuğundaki Evet komutuna tıklayınız.
Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.
UYGULAMA: 37
Transfer Rezervasyon komutu ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
Rafting turuna katılacak 3 oda için transfer rezervasyonu oluşturunuz. Toplam fiyatı ₺300 olarak giriniz.
Transfer işlemini gerçekleştiriniz.
Misafirin folyosuna işlemeyi (posting) gerçekleştiriniz.
Bu konu, 1.2.1.1. Rezervasyon Listesi başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Kuruluş\Otel Ayarları Menü\Cihaz ve API Tanımları\Cihaz Tanımları komutundan Dijital İmza cihazı tanımlanır. Misafire anket uygulanması, varsa misafirin siparişlerinin online olarak verilip gerektiğinde misafirin tablete imzasını atabilmesi için kullanılır. Ekrandaki Interface Adı, hangi tablette imza atılacağını gösterir (Görsel 1.73).
Bu konu, 1.2.1.1. Rezervasyon Listesi başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Folyolara yapılan işlemlerin personelin ekranında da gösterilmesi için güncellenmesi gerekir. Eylemler komutundan ilgili odanın folyosu güncellenebilir.
Bir odanın çıkış işlemini yapmak için hesabının mutlaka kapatılması gerekir. Hesabı kapatmak için misafirin Rezervasyon Kartı ekranındaki Folyo sekmesine tıklayıp Nakit Ödeme, Kredi Kartı Ödeme veya Krediye Kaldır seçeneklerinden biri seçilmelidir.
Hesap kapatıldıktan sonra Beklenen Çıkışlar sekmesinden bir veya birden fazla odanın çıkış işlemi yapılabilir. Check-out için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:
Check-out yapılacak iki odayı seçiniz.
Check-out yapılacak odaların folyolarının tamamının ödenmiş olduğundan emin olunuz.
“… No.lu oda check-out yapılacaktır. Emin misiniz?” kutucuğundaki Evet komutuna tıklayınız.
“Check-out işlemi başarıyla tamamlandı.” kutucuğundaki OK komutuna tıklayınız.
UYGULAMA 38:
Check-out komutu ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
Beklenen Çıkışlar sekmesinde bulunan bir odanın çıkış işlemini gerçekleştirirken ödeme tipini
Nakit Ödeme şeklinde gerçekleştiriniz.
Beklenen Çıkışlar sekmesinde bulunan bir odanın çıkış işlemini gerçekleştirirken ödeme tipini
Kredi Kartı şeklinde gerçekleştiriniz.
Beklenen Çıkışlar sekmesinde bulunan bir odanın çıkış işlemini gerçekleştirirken ödeme tipini
Krediye Kaldır şeklinde gerçekleştiriniz.
Bu işlemde önce misafirden ödeme alınır, daha sonra faturası kesilir. Son olarak da check-out işlemi gerçekleşir. Bu konu, 2.1.1.7. Fatura Kes başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Bu konu, 2.1.1.8. Kesilmiş Faturalar başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Çıkması beklenen bir misafir, odasını boşaltmış ama tesisten yararlanmaya devam edecekse folyosunu kapatmadan Check-out işlemi yapılabilir. Folyoyu Kapatmadan C/Out Et işlemi için aşağıdaki basamakları uygulayınız:
Beklenen Çıkışlar sekmesinden ilgili odayı seçiniz.
Eylemler\Folyoyu Kapatmadan C/Out Et komutuna tıklayınız.
“… No.lu oda check-out edilecek ve Folyosu Sanal Folyoya taşınacaktır.” kutucuğundaki Evet
komutuna tıklayınız.
“İşlem tamamlandı.” kutucuğundaki OK komutuna tıklayınız.
Sanal Folyolar sekmesine tıklayınız (T ile başlayan oda No. ile ilgili misafirin adından folyosuna
ulaşılabilir.).
Gerçekleşmiş Çıkışlar sekmesinde ilgili odayı görüntüleyiniz.
Seçilen oda veya odaları bir seferde krediye kaldırmak için kullanılır. Genellikle acenteler ve anlaşma yapılmış firmalar için uygulanır.Krediye Kaldır işlemi için aşağıdaki basamakları uygulayınız:
Beklenen Çıkışlar (Expected Departures) sekmesine geliniz.
Krediye kaldırılacak olan odaları seçiniz.
Eylemler\Krediye Kaldır komutuna tıklayınız.
“Rezervasyon folyosu krediye kaldırılacaktır. Onaylıyor musunuz?” kutucuğundaki Evet komutuna tıklayınız.
Gelen kutucuktan City Ledger seçeneğine tıklayınız.
Tamam komutuna tıklayınız.
“Krediye Kaldırıldı“ kutucuğundaki OK komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.
Oda ücreti, gün sonu yapıldığında odanın folyosuna işlenir. Misafir, oda ücretini hemen ödemek isteyebilir. Bu durumda bir gecelik oda fiyatı basılır ve ödemesi alınır. Bir gecelik oda fiyatının folyoya eklenmesi için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:
Konaklayanlar sekmesinde bir oda seçiniz.
“… No.lu odanın bir gecelik oda fiyatı basılacaktır. Onaylıyor musunuz?” kutucuğundaki Evet
komutuna tıklayınız.
“Bir gecelik oda fiyat basılmıştır.” kutucuğundaki OK komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.
Misafirin, Rezervasyon Kartı ekranına giriş yapıp Ön Folyo sekmesine bakıldığında ilgili günün İşlendi sütununda onay kutucuğu vardır. Bu da bir gecelik oda fiyatının basıldığını gösterir.
UYGULAMA 39:
Bir Gecelik Oda Fiyatını Bas komutu ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
Önbüro Kontrol Panelinden Konaklayanlar sekmesinde bir odanın bir gecelik oda ücretini basınız. İlgili odanın rezervasyon kartından oda ücretini kontrol ediniz.
İlgili odanın rezervasyon kartından oda ücretini kontrol ediniz.
Bu konu, 1.2.1.1. Rezervasyon Listesi başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Konaklayan misafirlerin istek, öneri ve şikâyetlerinin kaydedildiği alandır. Bu istek ve şikayetler; Resepsiyon Menüsü\İşler bölümünde listelenmektedir. Ayrıca misafirin Rezervasyon Kartındaki İşler bölümüne tıklandığında da görülmektedir. Durum bölümünde aşağıdakilerden biri seçilebilir.
Aktif (Active)
Yeni (New)
İşlemde (Processing)
Bekleme (Pending)
Planlandı (Planned)
Tamamlandı (Completed)
İptal Edildi (Cancelled)
Hepsi (All)
Kime Ait bölümünde aşağıdakilerden biri seçilebilir:
Hepsi (All)
Departmanım (My Department)
Benim Alt Departmanım (My Sub-Departments)
Benim Görevlerim (My Tasks)
Sıralama bölümünde aşağıdakilerden biri seçilebilir:
Yeniden Eskiye (New To Old)
Önem (Importance)
Tanımlanan paketlerin ulaşıldığı bölümdür. Örneğin, Board Fiyatları daha önce tanımlandığından burada gösterilir. Kiralananlar da buradan yapılabilir. “+” Ekle komutuna tıklanarak tanımlama yapılabilir. Bu konu, 1.1.2.4. Standart Fiyatlar başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Bir odanın harcamalarının başka bir odaya transfer yapılması istendiğinde kullanılır. Bu konu, 2.1.1.4. Folyo Transfer başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Bu konu, 1.2.1.1. Rezervasyon Listesi başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Uyandırma işlemi için aşağıdaki basamakları uygulayınız:
Konaklayan sekmesine tıklayınız.
Uyandırma isteyen oda ya da odaları seçiniz.
Toplu Uyandırma Girme komutuna tıklayınız
Tarih ve saati seçiniz.
Bir not yazılacaksa bu notu ikinci kısma yazınız.
Kaydet komutuna tıklayarak işlemi tamamlayınız.
Girilen uyandırmalara Resepsiyon\Günlük Listeler\Oda Uyandırma Çağrısı komutu ile erişilebilir.
Online Misafir İşlemlerinden Hesabı Kapat, Online Check-out, Otel Anket komutlarının bu ekran sayesinde SMS ile Link Yolla veya Uygulamayı Şimdi Aç komutu ile misafir işlemlerinin yapılmasını sağlar. Bu konu, 1.2.1.1. Rezervasyon Listesi başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Misafirler, çeşitli nedenlerden dolayı kaldığı odayı değiştirmek isteyebilir. Oda Değiştirme için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:
Oda değiştirmek isteyen misafirin odasını seçiniz.
Eylemler sekmesine, ardından da Oda Değişimi komutuna tıklayınız (Boş Odalar ekranı gelir.).
Bir odayı çift tıklayarak seçiniz.
Oda Değişim Nedeni Seçiniz kısmından bir seçeneğe tıklayınız.
Açıklama kısmını boş bırakabilirsiniz.
Tamam komutuna tıklayınız.
“Oda değişikliği başarıyla tamamlandı.” kutucuğundaki OK komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.
İşlemin kontrolü için Resepsiyon\Günlük Listeler\Oda Değişim Listesi tıklanır ve ilgili oda görülebilir.
UYGULAMA 40:
Oda Değişimi komutu ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
Konaklayanlar sekmesinde bir odanın oda değişimini gerçekleştiriniz.
Hızlı Erişim Araç Çubuğu sekmesinde bulunan Blokaj ekranından oda değişimini gerçekleştiriniz.
Bu işlem, başka bir otel programından aktarım sonrası kullanılmaktadır. Yani farklı bir programdan şu an kullanılan programa geçiş yapan tesislerin tüm dataları aktarılır. Bu eylemi kullanarak fiyatlandırma satırlarının ekrana gelmesi sağlanır.
Seçilmiş folyoya ait tüm balansın City Ledger olarak kapanmasını sağlar. Tüm Balansı CL ile Öde ve Seçilenleri Faturala işlemi için aşağıdaki basamaklarını uygulayınız:
Bir oda seçiniz.
Eylemler\Tüm Balansı CL ile Öde ve Seçilenleri Faturala komutuna tıklayınız.
“Pay All Balance By CL And Bill Selecteds?” kutucuğundaki Evet komutuna tıklayınız.
“Tüm Balansı CL ile Öde ve Seçilenleri Faturala” kutucuğundaki “ Fatura acenteye mi kesilsin?” onay kutucuğunu işaretleyerek Tamam komutuna tıklayınız.
“Tamamlandı” kutucuğundaki OK komutuna tıklayınız.
Kontrol amacıyla misafirin Rezervasyon Kartındaki Folyo sekmesine giriniz. Buradan da Hepsi sekmesine tıklayınız (Görsel 1.74).
Seçilen folyonun sadece Acente Balansının City Ledger olarak kapanmasını sağlar. Acente Balansı CL ile Öde ve Seçilenleri Faturala işlemi için aşağıdaki basamakları uygulayınız:
Rezervasyon\Konaklayan Listesi komutuna tıklayınız.
Bir oda seçerek Eylemler komutuna tıklayınız.
Acente Balansı CL ile Öde ve Seçilenler komutuna tıklayınız.
“Acente Balansı CL ile Öde ve Seçilenleri Faturala” kutucuğundaki Evet komutuna tıklayınız.
“Acente Balansı CL ile Öde ve Seçilenleri Faturala “kutucuğunda Ödeyen Dep. kısmından CityLedger seçerek Tamam komutuna tıklayınız.
Yanlışlıkla Check-in yapılmış bir odanın tekrar rezervasyon listesinde yer alması için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:
Gerçekleşen Gelişler sekmesine tıklayınız.
İlgili odayı seçiniz.
“… No.lu odayı rezervasyon listesine göndermek istediğinizden emin misiniz?” kutucuğundaki Evet komutuna tıklayınız.
“İşlem başarı ile tamamlandı” kutucuğundaki OK komutuna tıklayınız (İlgili oda, Beklenen Gelişler sekmesine yer alacaktır.).
Misafir, girişte fatura isterse Tüm Konaklamayı Bas komutu ile konaklama ücreti basılır. Ödemesi alınarak Fatura Kes işlemi yapılır. Tüm Konaklamayı Bas ve Ödeme Al işlemi için aşağıdaki basamakları uygulayınız:
Konaklayan sekmesinden ilgili odayı seçiniz.
Eylemler\Tüm Konaklamayı Bas komutuna tıklayınız.
“Seçili (ID numarası ekrana gelir.) Rezervasyon için tüm konaklama günlerine oda fiyatı basılacaktır. Onaylıyor musunuz?” kutucuğundaki Evet komutuna tıklayınız.
“Bütün konaklama ücreti basılmıştır.” kutucuğundaki OK komutuna tıklayınız.
İlgili odayı seçerek Eylemler komutuna tıklayınız.
Ödeme Al komutuna tıklayarak ödemeyi sisteme giriniz.
Misafire yapılan hizmetin bedeli, nakit olarak tahsil edildiğinde kullanılır. Misafirin folyosuna giriş yapılmaz. Bu yüzden işlemi yaparken misafirin oda numarası seçilmez. Peşin Satış İşlemi için aşağıdaki basamakları uygulayınız:
Konaklayalar sekmesi\Eylemler komutuna tıkladıktan sonra Peşin Satış İşlemi komutuna tıklayınız.
Departman olarak Fast Food seçeneğine tıklayınız.
Gelir olarak yiyecek seçeneğine tıklayınız.
Ödeme departmanı olarak Cash (Nakit-Peşin) seçeneğine tıklayınız.
Döviz tutarına 200 yazınız.
Tamam komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.
Peşin Satış İşlemi, kasa işlemlerinde sanal folyo olarak listelenmektedir.Ayrıca Konaklayan Listesi ekranında Cash Folio olarak aktarıldığı görülür.
Fiyatlar ile ilgili bir güncelleme yapıldığında ilgili folyo seçilip folyonun balansının güncellenmesi içindir. Ayrıca bu işlem, bir otel paket programından yeni bir otel paket programına geçiş yapılmasında da kullanılmaktadır. Misafirin folyosunun yeni otel paket programındaki folyosuna aktarılmasını sağlamaktadır.
Birden fazla rezervasyon üzerinde topluca değişiklik (check-in/out tarihleri, giriş/çıkış saati, oda tipi, geliş notu, pansiyon tipi, market, segment, kaynak, acente vb.) yapılması için kullanılır. Bu konu, 1.2.1.1. Rezervasyon Listesi başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Oda kartı entegrasyonu ve cihaz tanımlamayla çalışan komuttur. Misafire oda kartı hazırlanmasında kullanılır. Özellikle grup rezervasyonlarında grup gelmeden önce oda kartları hazırlanır.
Bu konu, 1.2.1.1. Rezervasyon Listesi başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Parayla ilgili bir işlem değildir. Laundry, anahtar, oda kartı gibi depozit ile ilgilidir. Ön Kasa\Depozit İşlemleri sekmesi tıklanarak yapılan Depozit İşlemleri hem tanımlanır hem de listelenebilir.
Bu konu, 2.1.2.8. Depozit İşlemleri başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Acenteler, grup rezervasyonlarında konaklama ücretini öderken misafir de kendi ekstrasını öder. Bu durumda folyodaki oda ücretinin acenteye toplu folyo yönlendirilmesi yapılabilir.
Bu konu, 1.2.1.1. Rezervasyon Listesi başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Last updated
