ElektraWeb
  • ElektraWeb Otel Programı Kullanım Kılavuzu
  • 1. Rezervasyon ve Resepsiyon İşlemleri
    • 1.1. Genel Ayarlar
      • 1.1.1. Kurulum İşlemleri
      • 1.1.2. Sistem ve Program Ayarları
        • 1.1.2.1. Otel Bilgileri
        • 1.1.2.2. Temel Tanımlar
        • 1.1.2.3. Fiyat ve Doluluk
        • 1.1.2.4. Standart Fiyatlar
      • 1.1.3. Kullanıcı Ayarları
    • 1.2. Rezervasyon İşlemleri
      • 1.2.1. Rezervasyon Listeleri
        • 1.2.1.1. Rezervasyon Listesi
        • 1.2.1.2. Bekleyen Listesi (Waiting List)
        • 1.2.1.3. Konaklayan Listesi (In-House List)
        • 1.2.1.4. Ayrılanlar Listesi (Departure List)
        • 1.2.1.5. Hepsi [All (Bütün Rezervasyon Listesi)]
        • 1.2.1.6. NoShow Listesi
        • 1.2.1.7. İptal Listesi (Cancelled Reservations List)
        • 1.2.1.8. Rezervasyon Konfirme Listesi (Reservation Confirmation List)
        • 1.2.1.9. Ödeme Tipine Göre Listele (List By Payment Type)
        • 1.2.1.10. Rezervasyon Notları (Reservation Notes)
        • 1.2.1.11. Grup Rezervasyon (Group Reservation)
        • 1.2.1.12. Rezervasyon Misafir Listesi (Reservation Guest List)
        • 1.2.1.13. KBS (Polis Kimlik Bildirim) Listesi
      • 1.2.2. Çağrı Listesi (Call Logs)
      • 1.2.3. Folyo Yönlendirme Listesi (Folio Routing List)
      • 1.2.4. Fiyat ve Doluluk (Price And Availability)
      • 1.2.5. Tur Operatörü Entegrasyonu (Tour Operator Integrations)
      • 1.2.6. Durum (Status)
    • 1.3. Resepsiyon İşlemleri
      • 1.3.1. Rezervasyon Listeleri
        • 1.3.1.2. Bekleyen Listesi (Waiting List)
        • 1.3.1.3. Rezervasyon Listesi (Reservation List)
        • 1.3.1.4. Ayrılanlar Listesi (Departure List)
        • 1.3.1.5. Hepsi (All)
        • 1.3.1.6. Misafir Kartları (Guest Cards)
      • 1.3.2. Ekstra Ekranlar
        • 1.3.2.1. Room Rack (Oda Durum Tablosu)
        • 1.3.2.2. Blokaj (Oda Takvimi/Room Calendar)
        • 1.3.2.3. Hızlı İşlem (Quick Desk)
        • 1.3.2.4. Hızlı Posting (Quick Posting)
        • 1.3.2.5. Online Check-In
      • 1.3.3. Operasyon Çözümleri
        • 1.3.3.1. Boş Odalar (Available Rooms)
        • 1.3.3.2. Oda Tipi Müsaitlik (Room Type Availability)
        • 1.3.3.3. Hızlı Oda Blokajı (Quick Room Assignment)
        • 1.3.3.4. Oda Değişim Listesi (Room Change List)
        • 1.3.3.5. Planlanan Oda Değişimleri (Room Change Plans)
        • 1.3.3.6. Rezervasyon Notları (Reservation Notes)
        • 1.3.3.7. Misafir Kartları
        • 1.3.3.8. Günlük Misafir Sağlık Durumları
        • 1.3.3.9. Kayıp Bulunan Listesi (Lost and Found)
        • 1.3.3.10. Oda Uyandırma Çağrısı (Room Wakeup List)
        • 1.3.3.11. Otel Telefon Rehberi (Hotel Phone Book)
        • 1.3.3.12. Otel Transfer Listesi (Hotel Transfer List)
      • 1.3.4. Yeni İş Kaydı (Task Record)
      • 1.3.5. İşler (Tasks)
      • 1.3.6. Polis Listeleri
        • 1.3.6.1. KBS Listesi (KBS List)
        • 1.3.6.2. Polis Listesi (Police List)
        • 1.3.6.3. Kimlik Bildirim Sistemi (Connect KBS)
        • 1.3.6.4. Misafir Raporları
  • 2.Ön Kasa Ve Arka Büro İşlemleri
    • 2.1. Ön Kasa İşlemleri
      • 2.1.1. Folyo İşlemleri
        • 2.1.1.1. Harcama Gir
        • 2.1.1.2. Ödeme
        • 2.1.1.3. Kişi Transfer
        • 2.1.1.4. Folyo Transfer
        • 2.1.1.5. İade
        • 2.1.1.6. İşlem Böl
        • 2.1.1.7. Fatura Kes
        • 2.1.1.8. Kesilmiş Faturalar
        • 2.1.1.9. İşlem Çoğalt
        • 2.1.1.10. Folyo Transferleri
        • 2.1.1.11. Çoklu Pencere
        • 2.1.1.12. Toplu İndirim/Geri Ödeme
        • 2.1.1.13. Adisyon Detayı
        • 2.1.1.14. Transfer Edilen İşlemler
        • 2.1.1.15. Silinmiş Folyo İşlemleri
        • 2.1.1.16. Kur Hesapla
        • 2.1.1.17. İlk Rezervasyon Kaydı
        • 2.1.1.18. +1 Kuruş Farkı Düzelt
        • 2.1.1.19. Hızlı Posting
      • 2.1.2. Ön Kasa İşlemleri
    • 2.2.Arka Büro İşlemleri
      • 2.2.1. Kontrat Yönetimi
        • 2.2.1.1 Acenteler
        • 2.2.1.2. Kontratlar ve Fiyat Kodları
        • 2.2.1.3. Fiyat ve Doluluk
        • 2.2.1.4. Kontrat Sihirbazı
        • 2.2.1.5. Acente Grup Tanımları
        • 2.2.1.6. Fiyat ve Doluluk Listesi
        • 2.2.1.7. Fiyat Kodu Grupları
        • 2.2.1.8. Kontrat Detayları
        • 2.2.1.9. Kontrat İndirim ve Eklentileri
        • 2.2.1.10. Promosyonlar
        • 2.2.1.11. Alt Acenteler
        • 2.2.1.12. Satış Onay
        • 2.2.1.13. Özel Durumlar
      • 2.2.2. Misafir İlişkileri Yönetimi (CRM)CRM (Customer Relationship Management) ya da Misafir İlişki
        • 2.2.2.1. Misafir Tipi (VIP)
        • 2.2.2.2. Misafir Kartları
        • 2.2.2.3. Meslek Tanımları
        • 2.2.2.4. Misafir Birleştirme
        • 2.2.2.5. Misafir Listeleri
        • 2.2.2.6. Rezervasyon Listesi
        • 2.2.2.7. Planlanan Oda Değişimleri
        • 2.2.2.8. Restoran Rezervasyon Listesi
        • 2.2.2.9. Otel Tesis Rezervasyonları
        • 2.2.2.10. Anket Menü
  • 3.Kat Hizmetleri
    • 3.1. HK Oda Kontrolü (HK Room Control)
    • 3.2. HK Oda İşlemleri (HK Room Operations)
    • 3.3. HK Kontrol Arşivi (HK Room Control Archive)
    • 3.4. HK Oda Listesi (HK Room List)
    • 3.5. Maid Yönetimi (Kat Görevlisi Yönetimi)
    • 3.6. HK Rezervasyon Notları (HK Reservation List)
    • 3.7. Kapalı Oda Listesi (Closed Room List)
    • 3.8. Blokaj (Room Calender-Oda Takvimi)
    • 3.9. Room Rack (Oda Durum Tablosu)
    • 3.10. Kayıp Bulunan Listesi (Lost and Found)
    • 3.11. Oda Değişimi (Room Change)
    • 3.12. Planlanan Oda Değişimi (Room Change Plans)
    • 3.13. Rezervasyon Listesi (Reservation List)
    • 3.14. Görev Yönetimi HK (Task Management HK)
    • 3.15. Durum (Status)
    • 3.16. Maid Tanımları (Maid Definitions)
  • 4. Raporlama İşlemleri
    • 4.1. Günlük Raporlar (Daily Reports)
    • 4.2. Rezervasyon Raporları (Reservation Reports)
    • 4.3. Küp Analizleri (Cube Analysis)
    • 4.4. Gelir Raporları (Revenue Reports)
    • 4.5. CRM Raporları (CRM Reports)
    • 4.6. Santral Raporları
    • 4.7. Günlük Kontrol Raporları (Daily Control Reports)
    • 4.8. Kapı Kilit Durumları (Door Lock Status)
    • 4.9. Dijital İmza Raporu (Digital Signature Report)
    • 4.10. Fatura Raporları (Invoice Reports)
    • 4.11. Muhasebe Raporları (Accounting Reports)
    • 4.12. Stok Raporları (Stock Reports)
    • 4.13. Forecast Raporları (Forecast Reports)
    • 4.14. Yedekleme Raporları
    • 4.15. Kat Hizmetleri Raporları (Housekeeping Reports)
    • 4.16. Yönetim Raporları (Management Reports)
    • 4.17. API Raporları
    • 4.18. Klima Raporu
    • 4.19. POS Raporları
    • 4.20 Satış ve Pazarlama Raporları (Sales and Marketing Reports)
  • Asseco'ya Bağlı Bankaların Sanal Pos Kurulumu
Powered by GitBook
On this page

Was this helpful?

  1. 1. Rezervasyon ve Resepsiyon İşlemleri

1.2. Rezervasyon İşlemleri

Previous1.1.3. Kullanıcı AyarlarıNext1.2.1. Rezervasyon Listeleri

Last updated 3 years ago

Was this helpful?

Hazırlık Çalışmaları

  1. Sizce otel paket programları olmadan önce rezervasyon işlemleri nasıl yapılırdı?

  2. Sizce otel paket programları, rezervasyon işlemlerine ne gibi kolaylıklar getirmiştir?

  3. Konaklama sektöründe teknolojik gelişmelerin kullanılması hakkında fikriniz nedir?

Rezervasyon Bölümü;

Konuklarla iletişimde olan, onlara tesisin odaları ve faaliyetleri hakkında bilgi veren, konuğun isteğine göre oda satışını yapmaya çalışan bölümdür. Rezervasyon (Reservation - Booking) menüsünden Bekleme Listesi (Waiting List), İptal Rezervasyon Listesi (Cancelled Reservation List), Rezervasyon Listesi (Reservation List), Konaklayan Listesi (In House List), NoShow Listesi (kullanılmamış ve iptal edilmemiş bir rezervasyon) ile Fiyat ve Doluluk kontrol edilip yeni rezervasyon ve check-in kaydının yapıldığı menüdür (T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı; 25).

Mesleki Yeterlilik Kurumuna (MYK) göre otel rezervasyon görevlisi (Seviye 3), rezervasyon talebini aşağıdaki gibi alır (Http-6):

  • Günün saatine göre “Günaydın.”, “İyi günler.” veya “İyi akşamlar.” gibi bir cümlelerle ile söze başlayınız.

  • İşletme izleklerine göre kendinizi ve pozisyonunuzu tanıtınız.

  • Konuğun ad ve soyadını öğreniniz, rezervasyon süresince de konuğa ismi ile hitap ediniz.

  • Konuğun ad ve soyadını sisteme giriniz. Repeat guest ise konuğun daha önceki kalış, özel istek ve şikâyetlerine dikkat ediniz. Eğer konuk, istenmeyen konuklar listesinde (Black List) ise işletme izlekleri doğrultusunda rezervasyonu geri çeviriniz.

  • Konuğa rezervasyonu hangi tarihler için istediğini sorarak sistemden rezervasyonun uygunluğunu denetleyiniz.

  • Talep edilen tarihlerde yer olmaması durumunda alternatif tarihler veya işletme standartlarına yakın başka bir otel öneriniz.

  • Tarihler uygun ise konuktan istenilen oda tipi talebini alarak sistemden talebin uygunluğu tespit ediniz.

  • Uygun oda yok ise konuğa alternatif olabilecek odalar öneriniz. • İşletme olarak konuğa oda, konaklama durumu, ücretli veya ücretsiz hizmetler hakkında bilgi veriniz. • Konuğun varsa özel isteklerini C/In mesaj, C/Out mesaj, HK mesaj olarak veri girişi yapınız.

  • Rezervasyonun son geçerlilik zamanını (opsiyon süresini) konuğa söyleyerek konuğun giriş saatini öğreniniz.

  • Rezervasyon işlemini yaptıran kişinin iletişim bilgilerini alınız.

  • İşletme izlekleri doğrultusunda ve sezon yoğunluğuna göre miktarı belirleyerek rezervasyonu yaptıran kişiden ön ödeme talep ediniz.

  • Ön ödemenin yapılabilmesi için banka, hesap numarası bilgileri ve yer ayırma işleminin son geçerlilik süresini konuğa bildiriniz.

  • Alınan tüm bilgileri rezervasyon yaptıran kişiye tekrar ederek rezervasyonu onaylatınız.

  • Günün saatine göre konuğa “İyi akşamlar.” veya “İyi günler.” diyerek konuşmayı sonlandırınız.

MYK’ye göre acente rezervasyon işlemlerini takip etmek için (Http-6) şunları yapınız:

  • Acentelerden gelen rezervasyon değişiklik talebinin uygunluğunu inceleyiniz.

  • Amirinizden aldığınız talimatlar doğrultusunda odası ayrıldığı hâlde işletmeye giriş yapmayan konukları acenteye bildirerek iptal veya değişiklikler ile ilgili Yönetmelik maddesini uygulayınız.

  • Acente anlaşmalarını inceleyerek kurallara göre işlem yapınız.

  • Acente fiyat ve aksiyonlarını takip ediniz.

  • Değişiklik talebi uygun görülür ise bunu acenteye bildiriniz.

  • Acentelerle ilgili tablolar çıkartarak acentelerin kontenjanlarını takip ediniz.

  • Onaylanmayacak rezervasyonları amirinize bildiriniz.

  • Erken rezervasyon listelerindeki uyuşmazlık durumunda acenteyle irtibata geçerek mutabakat sağlayınız ve muhasebeye bilgi veriniz.

Rezervasyon menüsü kullanımı ile ilgili bazı bilgiler şunlardır (Http-5):

  • Kullanıcılar, yetkilerine göre menü ve formlarda sadece izin verilen bilgileri görebilir ve işlem yapabilir.

  • Rezervasyonlar; herhangi bir kritere göre tek tuşla listelenebilir, sıralanabilir, gruplanabilir ve filtre yapılabilir.

  • Bilgiler, renklendirmeler sayesinde kolayca görülebilir.

  • Grup, münferit, acente, firma ve anlaşmalı işletmeler için rezervasyon yapılabilir.

  • Rezervasyonlar için fiyatlandırma, anlaşmalardan veya manuel olarak yapılabilir.

  • Tüm ekranlarda, farklı formatlarda elektronik tablolama yapılabilir; pdf formatında bir liste veya yazıcıdan çıktı alınabilir.

  • Tüm belgeler, dijital arşivleme sayesinde ilgili kaydın içerisinde saklanabilir.

  • Rezervasyon depozitosu [kapora (advance deposit)] alınabilir.

  • Oda blokajı yapılabilir.

  • Rezervasyonlarda giriş günündeki kur dışında, istenen tarihin kuru da kullanılabilir.

Rezervasyon menüsünde bulunan alt menüler, Tablo 1.10’da gösterilmiştir.

OKU-YORUM

Aşağıdaki metni okuyunuz. Rezervasyon donanımları açısından geçmişi ve bugünü karşılaştırarak aralarındaki farkları boş bırakılan alanlara yazınız. Misafirlerin isteklerini ön planda tutmak için neler yapılabileceği hakkındaki düşüncelerinizi boş bırakılan yere yazınız.

DONANIM VE FORMLAR Geçmişte konaklama tesislerinde ön büro, manuel olarak işlerin yapıldığı ve personelin toplu olarak çalıştığı mekânlar olarak algılanmaktaydı. Ön büro departmanlarında rezervasyon işlemlerinde kullanılan malzemeler; kalem, mürekkep ve defterdi. Günümüzde kullanılan bilgisayar, belgegeçer, telefon, teleks, daktilo ve fotokopi makineleri eskiden mevcut değildi. Teknolojinin gelişmesiyle birlikte ön büroda rezervasyon işlemlerinde birçok donanım ve formlar kullanılmaya başlandı.

Ön büro rezervasyon donanımları; tesisin çeşidi, büyüklüğü ve kalitesine göre değişmektedir. Tesis ister büyük ister küçük olsun donanım, çok iyi planlanmalı ve yerleştirilmelidir. Donanımın amaca uygun yerleştirilmesi, personelin seri çalışmasına ve zamandan tasarruf sağlamaya yardımcı olmaktadır.

Otelcilikte ön büroda kullanılan formlarda standart bir sayı ve şekil yoktur. Formların isimleri, sayıları ve içerdiği bilgiler konaklama işletmelerine göre değişiklik göstermektedir ama hepsinde ortak amaç, rezervasyon alma sırasında misafirlerin isteklerini ön planda tutmak ve onlarla etkili iletişim kurarak onların isteklerine cevap verebilmektir.

Rezervasyon donanımları açısından geçmişin ve bugünün karşılaştırılması:......................................................………………………………..……………………………………………………………………………..………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Misafir isteklerini ön planda tutmak: ……………………………………………………......………………………………………………………………………………………………..........................................………………………………………………………………………………………….......................…........................................................................................