1.1.2.2. Temel Tanımlar

İlk açılış sonrasında standart oda tipleri, fiyat tipleri, döviz kodları ve 10 adet örnek oda otomatik olarak oluşur. Tesise ait tanımlamalar, Kuruluş-Otel Ayarları Paneli veya Kuruluş-Otel Ayarları Menü-Otel Ayarları Menüsü kullanılarak yapılır. Temel Tanımlar, tesisten tesise değişebilir. Bu bölümdeki tanımlar, tesisler tarafından kullanılır. Yönetici yada otel sahibi yetkisi olan kullanıcılar tarafından ayarlaması yapılır.

Otel Ayarları Paneli komutuna tıklanarak açılan ekrandaki Temel Tanımlar menüsünde yer alan alt menüler şunlardır:

• Temel Otel Tanımları

• Kullanıcı Tanımları

• Oda Tanımları

• Muhasebe Tanımları

• Rezervasyon ve Fiyat Detay Tanımları

• Standart Ek Fiyatlar • Görev Yönetimi Tanımları

• CRM Tanımları

• Cihaz ve API Tanımları

• Online Rezervasyon Tanımları

• Kanal Yönetimi Ayarları

• Diğer Tanımlar

Otel Ayarları Paneli komutu tıklandığında ekranda Temel Tanımlar menüsü açılır. Temel Tanımlar menüsünde yer alan komut renkleri şunlardır:

• İlk kayıt esnasında mutlak tanımlanması gereken alanlar kırmızı olarak gösterilir.

• İsteğe bağlı, ihtiyaç oldukça tanımlanacaklar mavi olarak gösterilir.

1.Temel Oda Tanımları

Otel ve kullanıcı temel tanımları, yönetici yada otel sahibi yetkisi ile yapılır. Buradaki bilgiler, hangi işlerin nasıl yapıldığı hakkında bilgi sahibi olmak içindir.

Görsel 1.7: Temel Otel ve Kullanıcı Tanımları komutları

Bu konu, 1.1.2.1. Otel Bilgileri başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır. Bu bölüm, aşağıdaki ayarların yapıldığı 10 bölümden oluşur (Http-2).

A. Varsayılan Departman Ayarları

Departman Tanımları ve Gelir Kodu Tanımları bölümünde yapılan tanımlardan varsayılan departman olarak seçilir. Bu sayede folyodaki işlem kayıtlarının hangi departmanlara işleneceği belirlenmiş olur. Örneğin; Konaklayan Departmanı için Room, Konaklama Geliri için Accommodation ve Peşin Faturalar için Hesap Adı [Cash Client (Nakit Müşteri)] olarak seçilir.

B. Genel Ayarlar

Genel ayarlar alanında yapılan işlemler şunlardır:

• Dil alanından programın varsayılan dili seçilir.

• Rezervasyon Maili tanımlanarak online rezervasyon sonrası gönderilen red maillerinde gönderen kısmında yazılması istenen mail adresi belirlenir. Bu sayede misafirlerin geri dönüş mailleri, bu mail adresinden takip edilir.

• Sunucu saatinden kaynaklı sistemdeki zaman farkı, saat dilimi seçilerek düzenlenir.

• Standart Pax Formülü seçilir ve raporlarda hesaplanacak kişi formülü gösterilir.

• Varsayılan Giriş ve Çıkış saati belirlenir.

• Pansiyon Ayırma Yöntemi seçilir ve pansiyon ayırma yöntemi ile detaylı pansiyon folyosu tutulur.

• Kullanılan POS Versiyonu seçilir.

• Konuklara ait kayıt edilmiş kredi kartları detaylarını görüntülemek için Şifre belirlenir.

• Kapı Kartı entegrasyonu için Kapı Kart Tipi seçilir (Otelde kullanılacak kapı kilit sisteminin programı buradan entegre edilir.)

C. Online Rezervasyon Ayarları

• Temel Oda Tipi belirlenir. Temel oda tipine bağlı olarak fiyatlandırma yapılır.

• Max Yetişkin Sayısı, Max Bebek Yaşı, Min Çocuk Yaşı ve Max Ergen Yaşı koşulları düzenlenebilir. Tesis, sadece belirli bir yaş grubu içinse buradan ayarlama yapılması gerekir.

• Rezervasyon aşamasında Doğum Tarihi Sor, Sadece Çift Kabul Et, Fiyat Tipini Göster gibi koşullar “tik” ile aktifleştirilir.

• Portalda Gizle ile otel paket programının sağlamış olduğu web sayfasında rezervasyonu yapılan oda satışa kapatılır.

• Min Kalış Süresi ve Opsiyon Gün (kesinleşmemiş rezervasyon için gün sayısı) belirlenir.

• Sezon Başlangıç Tarihi seçilerek o tarihten itibaren oda satışa açılır.

• Online Günlük Max Overbooking oda sayısı verilir (Otelin web sitesinden rezervasyon yapıldığı durumlarda geçerlidir.)

• Rezervasyon sayfasındaki Kaç Gün Sonra Rezerve Edilebilir alanından odanın bugünden itibaren kaç gün sonra rezerve edilebileceği belirlenir.

• Müsait Gösterilecek Max Oda Sayısı belirlenir.

• Düşülebilecek Max Eksi Oda Sayısı belirlenir. Belirlenen sayı sonrasında Stop Sale gönderilir.

• Sepette Gösterilecek Komisyon Tipleri seçilir.

• Rezervasyon sayfası, işletme alanı adı ile kullanılmak istenirse CNAME Web alanına adı yazılır.

Ç. Ödeme Ayarları

Ödeme Ayarları alanında yapılan işlemler şunlardır:

• Ödeme ayarları olarak Kredi Kartı, Havale, Otelde Ödeme, Mail Order seçilir ve ilgili alanlar doldurulur. Mail order işlemi, kredi kartı kullanmadan ödeme yapacak kart bilgilerinin (kart No. son kullanım tarihi ve CVV) pos cihazı üzerine tuşlanması yoluyla yapılan satışlara denir.

• Kapora bölümünde bir “yüzde” yazılıysa otel web sayfasından rezervasyon yapan misafirin bunu ödemesi gerekir.

• Havale Bilgisi, havale ile ödeme yapılabilmesi için IBAN numarasının yazıldığı bölümdür.

• Ekstra Ödeme Bilgisi, web sayfasından misafire ödeme bilgisi ile ilgili ekstra ödemeyle ilgili bilgilerin girildiği alandır. Örneğin; misafir, mail order yapıyorsa misafire ekstra ödeme hakkında bilgi verilmesi için buradan bu bilginin tanımlanması gerekmektedir.

D. Ödeme Ayarları B2B

B2C [Business To Customer (Sadece Konuklar)] ve B2B [Business To Business (Sadece Acenteler)] için ödeme ayarları seçilir ve ilgili alanlar doldurulur.

E. Temel Kanal Acenta Ayarları

Online rezervasyon sayfasından gelen rezervasyonların hangi acente ismi ile kaydedileceği belirlenir.

F. Bildirim ve Muhasebe Ayarları

Bildirim ve Muhasebe Ayarları alanında yapılan işlemler şunlardır:

• Bildirim Ayarları için öncelikle Kimlik Bildirim Modu seçilir ve bildirim bilgileri, ilgili alanlara tanımlanır.

• Otomatik Bildirim, “tik” ile aktif veya pasife alınabilir.

• Günlük Kasa Avansı ve Fatura Sayacı belirlenebilir (Kasa belli bir para ile açılmak istendiğinde bu bölüm kullanılır. Faturanın üstündeki belge numarası buraya yazılır.).

• Fatura Sayacı, kaçıncı faturanın yazdırılacağının tanımlandığı yerdir. Herhangi bir müdahale yapılmaz ise fatura sayacı sıfırdan başlayacaktır.

• Muhasebedeki Ön Büro Hesabı tanımı yapılır. Acc Code (Muhasebe Kodu) girilir. Tesisler için standart bir muhasebe kodu olmayabilir.

G. Promosyon Limit Uyarıları

Promosyon indirim oranları için bir üst limit belirlenir. Bu limitin üstünde bir indirim tanımlanırsa bu alana tanımlanan telefon ve e-mail adresine bir onay mesajı gönderilir.

Ğ. Tema Ayarları

Tema Ayarları alanında yapılan işlemler şunlardır:

• Online rezervasyon sayfası için bir Favicon (tema rengi) eklenir.

• Online rezervasyon sayfasına ilk giriş ekranında Pop up açılır pencere içerisinden yazı çıkartılır.

• Özel Sekme Başlık (Custom Tab Caption) alanlarından eklenecek açıklamaların başlıkları ve Özel Sekme İçerik (Custom Tab Content) alanlarından da bu açıklamalar, online rezervasyon sayfasına eklenir.

H. SMS Ayarları

Toplu SMS firması ile çalışılıyorsa bilgilerin tanımlanması gerekir.

Varsayılan Otel Ayarları 2:

Bu bölümde rezervasyon, muhasebe, POS, Housekeping, mail ve programın ayarları ile faturadaki otel bilgileri ile ilgili ayarlamalar yapılır.

A. Rezervasyon Ayarları

Rezervasyon Ayarları bölümünde rezervasyon oluşturulurken doldurulması gereken alanların onay kutuları işaretlenir. İmza için yaş sınırı belirlenir.

Rezervasyon Max. Short Limiti alanında yazılacak rakam “overbooking” olarak kaç adet daha rezervasyon alınabileceğinin ayarlandığı bölümdür. Örneğin; bir otel, mevcut oda sayısının %10’undan fazla rezervasyon alabilir. Otelin oda sayısı 100 ise buraya -10 yazılabilir. Böylece 110 rezervasyon alınabilir. Bu, online rezervasyon dışındaki tüm rezervasyonlar için geçerlidir.

B. Varsayılan Departman Ayarları

Konaklayan Departmanı, Konaklama Geliri, No Show Departmanı, No Show Gelir Grubu vb. için departmanların ve gelir grubunun seçildiği bölümdür.

C. Housekeeping (Kat Hizmetleri) Ayarları

Housekeeping Ayarları alanında yapılan işlemler şunlardır:

• Tesis, ihtiyacına göre Kat Hizmetleri işlemlerini özelleştirilebilir. Görev Yönetimi ekranındaki tanımlar kullanabileceği gibi varsayılan tanımlar da kullanılabilir.

• Lejyonella kontrolleri için gün aralıkları belirlenir. Günü geldiğinde kontroller yapılıp kayıt altına alınabilir.

• Check-in işlemi sırasında odaların check-in yapılabilmesi için statülerinin (Temiz, Onaylanan veya Kirli) ayarlanması gerekir.

• Oda Temizlik Periyodu kısmında dolu odaların kaç günde bir temizleneceği belirlenip raporların ona göre çıkması sağlanır.

• Farklı binalarda bulunan odalar belirlenip maid dağılımı, bina göz önünde bulundurularak yapılabilir.

Ç. Muhasebe Ayarları

Muhasebe Ayarları alanında yapılan işlemler şunlardır:

• Muhasebe Ayarları bölümünde Fatura için ilgili koşullar aktifleştirilir.

• Muhasebe Kodları ilgili alanlara tanımlanır.

• Fatura Dili seçilir.

• Döviz Bozma Yüzdesi alanına % olarak bozdurma oranı yazılır.

• Folyo Kur Modu alanından Program Tarihi, Check-in Tarihi ve Ayın İlk Günü tercihlerinden biri seçilir.

D. Mail Ayarları

Mail Ayarları bölümünde e-mail iletim ayarlarında kullanılan otel paket programının e-mail programı dışında tesisin kendi e-mail adresi girilerek e-mailin gönderilmesi sağlanır. Ayrıca gün sonu yedek e-mail adresi satırına bir e-mail adresi yazıldığında Gün Sonu işlemlerinden sonra rezervasyon yedekleri ve 6 aylık forecast bilgisi, burada yazılan e-mail adresine sistem tarafından otomatik olarak gönderilir.

E. Kullanılan Program Ayarları

Kullanılan Program Ayarları, masaüstü eski programının yerine yeni programı entegre etmek için kullanılır.

F. Faturadaki Otel Bilgileri

Faturadaki Otel Bilgileri bölümü, tesise ait fatura bilgilerinin girildiği alandır. Faturaya logo eklenirse logonun faturada çıkması sağlanır.

Adisyon Dizayn Ayarları, POS Ayarları ve X Raporu Ayarları, kurulum sırasında ayarlanmış olarak gelir. Adisyon, POS ve X raporunun çıktısı alındığında kâğıt üstünde hangi bilgilerin bulunması gerektiği bu alandan belirlenir.

Adisyon Dizayn Ayarları, POS Ayarları ve X Raporu Ayarları, kurulum sırasında ayarlanmış olarak gelir. Adisyon, POS ve X raporunun çıktısı alındığında kâğıt üstünde hangi bilgilerin bulunması gerektiği bu alandan belirlenir.

Standart oda için fotoğrafların eklenip silindiği alandır. Bu fotoğraflar online satış ve rezervasyon sayfasında görünür.

Tesisin fotoğraflarının eklenip silindiği alandır.

Sistem kullanıcıları ve rollerinin tanımlandığı ekrandır. Kullanıcı kodu ve şifresi gibi detaylar tanımlanır. Rol kısmına kullanıcının ana rolü yazılır. Bir kullanıcı birden fazla rol ile çalışacak ise ek roller eklenir. Bu konu, 1.1.3. Kullanıcı Ayarları başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.

Eski tarihli düzeltmeler sonucu oluşan hataları gidermek için yöneticiler tarafından kullanılan bölümdür.

2.Oda Tanımları

Oda tanımlama işlemleri, ilk kuruluş aşamasında yapılır. Bu tanımlar şunlardır (Görsel 1.8):

Görsel 1.8: Oda Tanımları komutları

Odalarda kullanılan Double, French, King, Twin vb. yatak tiplerinin tanımlandığı bölümdür (Görsel 1.9).

Yatak Tipi Tanımları için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Paneli komutuna tıklayınız.

2. Oda Tanımları bölümünden Yatak

   Tipleri seçeneğine tıklayınız.

3. Ekle komutuna tıklayınız.

4. Sistem Yatak Tipi sütunundan

   French seçeneğine tıklayınız.

5. Yatak Tipi sütununa FRN yazınız.

6. Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.

Görsel 1.9: Yatak Tipi çeşitleri

Oda tipleri; oteldeki odaların özellikleri, satış türü ve fiyatları açısından farklı olması nedeniyle tanımlanır (Görsel 1.10). Oteldeki oda tipleri tanımlanırken genel özellikleriyle birlikte tanımlama yapılması, odaların satış kanallarında görünürlüğünü artırır ve daha hızlı satılmasına yardımcı olur. Bu nedenle bir oda tipi tanımlanırken odanın fotoğrafları ve genel özelliklerinin sisteme yüklenmesi faydalı olacaktır.

Max (Ytş-Çck), bir odadaki toplam yetişkin ve çocuk sayısını gösterir. Min Yetişkin ve Min Çocuk sayısı girilirse o sayıda kişiden az odada kalınamaz. Örneğin, Min Yetişkin 3 yazılırsa en az 3 yetişkin o odada kalabilir. Min Yetişkin ve Min Çocuk sayısının belirlenmesi isteğe bağlıdır.

Maid İş Yükü belirlenerek kat görevlileri (maidler) arasında eşit iş dağılımı sağlanır. Odada kalabilecek maksimum yetişkin ve çocuk sayıları belirlenir. Fiyat Çarpanları tanımlanarak girilen oda fiyatının kişi bazlı hesaplanması sağlanır. Temel Oda Tipi Faktörü 1,00 olarak belirlenirse ve bu değer, Dbl Faktörü ile aynı ise belirlenen fiyat double oda fiyatı olacaktır. Diğer fiyat faktörleri de buna göre sistem üzerinden otomatik belirlenecektir. Örneğin, double odanın fiyatı 100 dolar ve Sng Faktörü 0,75 olarak belirlendi ise single odanın fiyatı 75 dolar olacaktır. İstenirse manuel olarak da ayarlama yapılabilir.

Eklenecek Base Oda Tipi Tutarı (taban fiyat) tanımlanır. Online Oda Tipi Tanımları alanında Kanaldan Oda Azalt seçeneği ile kanalda satışa açılan bu oda tipinin sayısı, azaltılabilir veya Extra Odalar tanımı ile artırılabilir. Bu oda tipi için Min Ücret tanımlanır. Odanın bu ücretin altında satılması engellenebilir.

Yatak özellikleri yazılabilir ve Oda Özellikleri tik ile aktifleştirilebilir. Müsaitlik Havuzu sekmesinde (sayfası) bu oda tipi için bir müsaitlik havuzu tanımlanır. Müsaitlik Havuzu ile o oda tipinden kontenjan kalmadığında belirlenen oda tipinin belirlenen yüzdelik kısmı, o oda tipi yerine satılabilir.

Odalar sekmesinde o oda tipine ait odalar tanımlanır ve oda tanımlı ise oda listesine erişilebilir (Oda tanımları bölümünde açıklanmıştır.).

Paylaşımlı odalar var ise Bağlantılı Odalar sekmesinde tanımlanabilir (Oda tanımları bölümünde açıklanmıştır.)

Oda tiplerini tanımlama için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Paneli komutuna tıklayınız.

2. Oda Tanımları bölümünden Oda Tipleri komutuna tıklayınız.

3. “+” Ekle komutuna tıklayınız.

4. Oda Tipi Adı için Suit Oda yazınız.

5. Oda Tipi Kodu için SUIT yazınız (Suit Oda için kısa kod oluşturulur.)

6. Sistem Oda Tipi için Suit Room seçiniz (Sistemde daha önceden tanımlanmış bir oda ile eşleştirme gerekir.)

7. Oda Sayısı için 5 yazınız (Tesiste kaç tane Suit Oda varsa o odaların sayısı yazılır.)

8. Fotoğraf simgesinin sağındaki “+” simgesine tıklayarak odanın görselini ekleyiniz (Tesisin web sitesinde yayınlanacak olan görsel olacaktır.)

9. “Odanızı Kısaca Tanıtır Mısınız?” bölümünü Suit Odanın özelliklerine göre doldurunuz.

10. Max (Ytş+Çck) için 5 yazınız (Oluşturulan suit odada toplam kaç kişinin konaklayabileceğini gösterir.).

11. Max Yetişkin için 2 yazınız.

12. Max Çocuk için 3 yazınız.

13. Oda özelliklerine göre onay kutularını tıklayınız.

14. Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.

Görsel 1.10: Oda Tipi çeşitleri

Görsel 1.10: Oda Tipi çeşitleri

Tesiste oda tipi dışındaki en önemli özellik, bu odaların konumlarıdır. Misafir, rezervasyon sırasında bile oda konumunu öğrenmek ister. Bu özellik, tesisteki odaları birbirinden ayıran temel özelliğe göre belirlenir. Örneğin; A blok, B blok, Batı, Doğu vb. (Görsel 1.11). Konum Tanımları için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Paneli komutuna tıklayınız.

2. Oda Tanımları bölümünden Konum Tanımları komutuna tıklayınız.

3. Ekle komutuna tıklayınız.
4. Oda Konumu sütununa Doğu yazınız.

5. Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.

Görsel 1.11: Oda Konumu çeşitleri

Konaklama tercihi yapılırken seçilen tesisin manzarasına dikkat edilir. Oda tanımlaması yapılırken bu alanda girilmiş kayıtlar kullanılır. Manzara için şehir, sahil, havuz, dağ, deniz vb. kullanılabilir (Görsel 1.12).

Manzara Tanımları için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Paneli komutuna tıklayınız.

2. Oda Tanımları bölümünden Manzara Tanımları komutuna tıklayınız.

3. Ekle komutuna tıklayınız.

4. Manzara sütununa Deniz yazınız.

5. Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.

Yatak Tipleri, Oda Tipleri, Konum ve Manzara tanımları bitirildikten sonra Oda Tanımlamaları yapılır. Tanımlaması yapılan oda ile numarasının eşleştirilmesi sağlanır.

Oda Tanımları ekranında Oda Bilgileri, Oda Özellikleri, Oda Detayları ve Bağlantılı Odalar sekmeleri bulunur.

Oda Bilgileri sekmesinde Oda No, Oda Tipi, Yatak Tipi, Konumu, Manzara, Kat, Max Yatak, Şef, Maid ve Açıklama kısımları bulunur.

Oda Özellikleri sekmesinde Anahtar No, Yanındaki Odalar, Telefon No, Pay TV, Anahtar, İnternet, Klima ve Kapı Kodu kısımları bulunur.

Oda Detayları sekmesinde AC-Klima, KY-King vb. özellikler bulunur. Tanımlanan detay, oda özelliklerinde listelenir.

Bağlantılı Odalar sekmesinde paylaşımlı odanın hangi odaların paylaşımı ile oluştuğu listelenir.

Oda Tanımları (Görsel 1.13) için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Paneli komutuna tıklayınız.

2. Oda Tanımları bölümünden Oda Tanımları komutuna tıklayınız.

3. Ekle komutuna tıklayınız.

4. Oda Bilgileri sekmesinde Oda No için 201 yazınız.

5. İlgili sayfadaki bilgileri doldurunuz.

6. Oda Özellikleri sekmesinde yanındaki odaları seçiniz.

7. Oda Detayları sekmesindeki “+” Ekle komutuna tıklayarak odaya ait detayları ilgili yere ekleyiniz.

8. Bağlantılı Odalar sekmesine tıklayıp “+” Ekle komutuna tıklayınız. 202 No.lu odayı seçiniz.

9. Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.

Oda Tanımları işlem basamaklarında yapılan bağlantılı odanın Room Rack tablosunda olup olmadığını inceleyiniz (Görsel 1.14).

Oda Tipi Tanımlamalarında 5 adet Suit Oda sayısı girilmiştir. Bir tanesi tanımlanmıştır, geriye kalan 4’ünü de tanımlamak için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Paneli komutuna tıklayınız.

2. Oda Tanımları bölümünden Oda Tanımları komutuna tıklayınız.

3. 201 No.lu odayı seçiniz.

4. Eylemler komutuna ve ardından Oda Kopyala komutuna tıklayınız.

5. Ekrana gelen “Oda Numarası İstenilen Sayıda Çoğaltılacaktır. Onaylıyor musunuz?” kutucuğundaki Evet komutuna tıklayınız.

6. Gelen “Oda Kopyalama” kutucuğundaki Artış Sayısı kısmına 1 (Oda numarasının kaçar kaçar

   artması istendiği yazılır.), Oda Sayısı kısmına 4 yazıp Tamam komutuna tıklayınız.

7. Gelen “Çoğaltma İşlemi Başarılı” kutucuğundaki OK komutuna tıklayınız.

202, 203, 204 ve 205 No.lu odalar teker teker seçilip bu odaların konum, özellik, manzara vb. özelliklerinin değiştirilmesi gerekir.

Oda tipleri, tesis binasının fiziksel özelliklerine göre gruplandırılabilir (Görsel 1.15). Tesis, tek bir bloktan veya benzer bloklardan oluşuyorsa bu işlem uygulanmayabilir.

Oda Tipi Grupları için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Paneli komutuna tıklayınız.

2. Oda Tanımları bölümünden Oda Tipi Grupları komutuna tıklayınız.

3. Ekle komutuna tıklayınız.

4. Ad sütununa Village yazınız.

5. Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.

UYGULAMA2:

Kuruluş\Otel Ayarları Menü\Oda Tanımları ile ilgili aşağıdaki uygulamayı yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.

1. Yatak Tipi Tanımları olarak King, Twin ve Double tanımlarını yapınız.

2. Oda Tipi Tanımları olarak Family Room, Corner Room, Panoramik Room ve Deluxe Room tanımlarını yapınız.

3. Konum Tanımları olarak Batı, Kuzey, Güney, Back ve Front tanımlarını yapınız. 4. Manzara Tanımları olarak Dağ, Bahçe, Şehir, Havuz ve Göl tanımlarını yapınız. 5. Oda Tanımları olarak 101 ile 110 arasındaki odaları tanımlayınız.

6. Oda Tanımlarında 3 odayı bağlantılı oda olarak tanımlayınız.

7. Oda Tipi Grupları için Comfort, Bungalow, Klasik ve Modern olarak tanımlama yapınız.

3.Muhasebe Tanımları

Muhasebe tanımları şunlardır (Görsel 1.16):

Görsel 1.16: Muhasebe Tanımları komutları

Departmanlar isteğe bağlı olarak kendi arasında da gruplandırılabilir. Örneğin; ön büro ve kat hizmetleri, Odalar grubu altında toplanabilir. Başka bir gruplama ise ödeme departmanı ve gelir departmanı şeklinde olabilir.

Oteldeki satış, tahsilat ve ödeme noktalarında yapılan işlemlerin takibinin yapılacağı departmanlar tanımlanır. Bu departmanlardan bazıları Room (Oda), Spa, Cash (Nakit), City Ledgerdır. Departman tanımları yapılırken sistem tarafından tanımlanan İşlem Türleri olan Oda, FB, Diğer, Nakit, Kredi Kartı, City Ledger, İndirim, Bilet ve Havale seçeneklerinin departmanlara göre seçilmesi önemlidir.

Sistem tarafından oluşturulmuş Departman Kodları vardır. Departman Kodları oluştururken bu kodların aynısının kullanılmaması gerekir. Ödemeler için 90 ile başlayan kodlar kullanılır.

Departman Tanımları için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Paneli komutuna tıklayınız.

2. Muhasebe Tanımları bölümünden Departman Tanımları komutuna tıklayınız.

3. Ekle komutuna tıklayınız.

4. Departman Kodu için 33 yazınız.

5. Departman Adı için Laundry (Çamaşırhane) yazınız.

6. İşlem Türü için Diğer seçeneğine tıklayınız.

7. Varsayılan Gelir Grubu için Diğer seçeneğine tıklayınız.

8. Olası Gelir Grupları için Diğer seçeneğine tıklayınız.

9. Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.

Tesiste kullanılan gelir grupları tanımlanır. Tanımlanan gelir kodlarının KDV oranları bu ekrana yazılır veya oranlarda değişiklik yapılır. Sistem tarafından Accommodation, Food, Beverage gibi en çok kullanılan gelir tipleri ve KDV oranları, tanımlı bir şekilde oluşturulur.

Gelir Kodu Tanımları için sırasıyla aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Paneli komutuna tıklayınız.

2. Muhasebe Tanımları bölümünden Gelir Kodu Tanımları komutuna tıklayınız.

3. Ekle komutuna tıklayınız.

4. Temel Bilgiler sütunundaki Kod kısmına 10 yazınız.

5. Gelir adı kısmına Late C/Out yazınız.

6. KDV kısmına 8 yazınız.

7. Detay Bilgiler sütunundaki Gelir Tipi kısmından Oda seçiniz.

8. Gelir ana grubu kısmı tanımlanmamışsa “… (üç nokta)” kısmına tıklayınız.

9. Ekle komutuna tıklayınız.

10. ID kısmına 01 yazınız.

11. Grup Adı kısmına Oda yazınız.

12. Değişiklikleri Kaydet komutuna tıklayınız.

13. Gelir Ana Grubu kısmında Oda seçeneğine tıklayınız.

14. Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.

Konaklama tesisinde kullanılacak döviz tanımları yapılır. Bazı döviz kurları, sadece acente (B2B: Business To Business) içindir. Bazı döviz kurları ise sadece konuklar (B2C: Business To Customer) için belirlenebilir.

Döviz Tanımları için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Paneli komutuna tıklayınız.

2. Muhasebe Tanımları bölümünden Döviz Tanımları komutuna tıklayınız.

3. Ekle komutuna tıklayınız.

4. Adı sütunundan Azerbaijan manat (AZN) seçeneğine tıklayınız.

5. Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.

Döviz bozdurma işleminde tesisin kâr oranı belirlenir. Bu belirlenen kâr oranı, bu ekrandan çarpan olarak yazılır. Kur Markup Tanımları için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Paneli komutuna tıklayınız.

2. Muhasebe Tanımları bölümünden Kur Markup Tanımları komutuna tıklayınız.

3. Ekle komutuna tıklayınız.

4. Döviz sütununda USD seçeneğini tıklayınız.

5. Çarpan sütununa 1,20 yazınız.

6. Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.

1,20 USD olarak belirlenen çarpan Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası kurları kullanılıp %20 oranında düşürülerek döviz bozdurma işlemi gerçekleştirilir. Örneğin, misafir 100 USD bozdurmak istediğinde USD kurunun ₺8,40 olduğu varsayılırsa 8,40 ile 100 çarpılır ve ₺840 sonucuna ulaşılır. Belirlenen çarpan 1,20 olduğundan 840/1,20= ₺700. Bu durumda tesisin kârı ₺140 olur. Sağlaması yapılacak olursa ₺700*1,20= ₺840 bulunur.

Kiralanan Tanımıları ile (belirlenen departman, gelir grubu ve döviz türüne bağlı olarak belirlenen kişi numarasında) folyoya basılacak ürün ve fiyat tanımlanabilir. Kiralanan Tanımları için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Paneli komutuna tıklayınız.

2. Muhasebe Tanımları bölümünden Kiralanan Tanımları komutuna tıklayınız.

3. Ekle komutuna tıklayınız.

4. Ad sütununa bebek arabası yazınız

5. . Toplam Sayı sütununa 7 yazınız.

6. . Fiyat sütununa tutarı yazınız.

7. Departman Adı sütununda Rentables (Kiralananlar) seçeneğine tıklayınız.

8. Gelir Adı sütununda Other seçeneğine tıklayınız.

9. Döviz sütununda TRY seçeneğine tıklayınız.

10. Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.

Fix Fiyat Tanımları ile belirlenen departman ve gelir grubuna bağlı olarak folyoya basılacak ürün ve fiyat tanımlanabilir. Sistemde tanımlı olan ürün, alanından seçilerek her satışta stoktan düşürülür. Tanımlanan fiyatlar, ana menüde Hızlı Posting komutuna tıklandığında görülür.

Hızlı Pos Tanımları için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Paneli komutuna tıklayınız.

2. Muhasebe Tanımları bölümünden Hızlı Pos Tanımları komutuna tıklayınız.

3. Ekle komutuna tıklayınız.

4. Grup Adı sütununa FO (Front Office) yazınız (Departman adını yazınız.).

5. Ad sütununa Extra Room Key (Ekstra Oda Anahtarı) yazınız.

6. Departman sütunundan Room seçeneğine tıklayınız.

7. Gelir sütunundan Other seçeneğine tıklayınız.

8. Fiyat sütununa tutarı yazınız.

9. Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.

İlk kuruluş aşamasında kullanıcılardan bilgi alınarak satın alınan paket program yetkilileri taraftan ayarlanmaktadır. Kağıda basılacak fatura ölçülerine göre alanların x ve y uzaklıkları üzerinde değişiklik yapılarak yeni bir fatura dizaynı yapılabilir. Ön tanımlı olarak 4 çeşit fatura vardır. Otele uygun olan fatura seçilir. İstenirse faturanın tasarımı değiştirilebilir.

Ön Kasadan yapılan kasa kapatma işlemlerinin hangi görevli personel tarafından yapıldığını gösteren ekrandır. Vardiyası biten personel Ön Kasa\Kasa Kapatma yaptığında ismi burada listelenir. Vardiyası biten personelin şifresi ile kasa işlemlerinin yapılmamasını sağlar. Gün içinde kasa kapatılmış fakat yeniden açılmak istenirse bu listeden bugüne ait kapatma işlemi silinerek kasa açılabilir.

Misafir Kartı\Adresler sekmesinde yazılan adreslerin listelendiği bölümdür. Ayrıca yeni adreslerin eklenmesi de bu ekrandan yapılabilir.

Muhasebe modülü için kullanılan Ana Depo, Mutfak veya Mersin Şube, İstanbul Şube gibi tanımlamalar yapılabilir.

UYGULAMA3: Kuruluş\Otel Ayarları Menü-Muhasebe Tanımları ile ilgili aşağıdaki uygulamayı yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.

1. Departman Grup Tanımları, Odalar, Yiyecek İçecek, Eğlence, Çeşitli, Transfer ve Paid Out kaydını yapınız.

2. Gelir Kodu Tanımları olarak Accommodation (Konaklama), Food (Yiyecek), Beverage (İçecek),Konaklama Vergisi, Other, Transfer, Santral, Paid Out ve Eğlence kaydını yapınız. Konaklama, yiyecek ve içeceklerin KDV’si %8, diğerlerinin %18’dir. Sadece Paid Out harcamanın KDV’si olmayacaktır.

3. Departman Tanımları olarak Tablo 1.1’deki verilerin kaydını yapınız.

Tablo 1.1: Departman Tanımlarında Kullanılacak Bilgiler

1. Döviz Tanımları olarak Azerbaijan Manat (AZN), United Kingdom Pound (GBP) ve Canada Dollar (CAD) seçeneklerini kaydediniz.

2. Kiralanan Tanımları olarak Bisiklet, Safe (Kasa), Baby Coat (Bebek Arabası) ve Havlu seçeneklerini kaydediniz.

3. Hızlı Pos (Hızlı Posting Kalemleri) Tanımları olarak Tablo 1.2’deki verilerin girişini yapınız.

Tablo 1.2: Hızlı Pos Tanımları Olarak Kullanılacak Bilgiler

4.Rezervasyon ve Fiyat Detay Tanımları

Bu bölümde Görsel 1.17’deki tanımlamalar yapılır.

Görsel 1.17: Rezervasyon ve Fiyat Detay Tanımlar

Tesiste sunulan pansiyon tiplerinin tanımlandığı alandır. Pansiyon için Yetişkin, Çocuk, Bebek Extra Ücret seçenekleri tanımlanabilir.

Pansiyon Tipi Tanımları için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Paneli komutuna tıklayınız.

2. Rezervasyon ve Fiyat Detay Tanımları bölümünden Pansiyon Tipi Tanımları komutuna tıklayınız.

3. Ekle komutuna tıklayınız.

4. Pansiyon Tipi Adı kısmına All Inclusive (Her Şey Dahil) yazınız.

5. Pansiyon Tipi Kodu kısmına AI yazınız.

6. Sistem Pansiyon Tipi kısmından Al seçeneğine tıklayınız.

7. Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.

Oda ücreti ile pansiyon ücretinin ayrı olarak raporlanması istenebilir. Pansiyon Ayrımı oda ücretinden ayrı raporlanmak istendiğinde aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Pansiyon Tipi Tanımları işlem basamaklarını uygulayıp son kaydetme işleminden önce Pansiyon Ayrımı altındaki Ekle komutuna tıklayınız.

2. Standart Pansiyon Fiyatı ekranı gelince bir tarih aralığı belirleyiniz.

3. Departman ve Gelir Grubu belirleyiniz (Fiyatı etkileyecek seçenekler, aktif veya pasif olarak

   ayarlanabilir.).

4. Fiyat tanımını ise ekranın sağ tarafında bulunan alandan yüzdesel ve tutarsal olarak tanımlayınız.

5. Ekranın sağ tarafında yer alan günlerden geçerli olanları işaretleyiniz.

6. Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız (Görsel 1.18).

Fiyat tipi tanımlanırken fiyat faktörü belirlenebilir. Bunlar:

• İptal edilemez (Non-Refundable) seçeneğinde iptal edilebilir fiyat tipine göre oda ücreti daha düşüktür. Ücret iade edilmez.

• İptal edilebilir (Refundable) seçeneğinde iptal yada rezervasyon değişikliği hakkı verilir.

Örneğin, oda ücreti ₺100 ise bu Refundable ücretidir ve ücret iade edilebilir. Aynı odanın ücreti ₺90 yapılıp satışa sunulmuşsa bu ücret Non-Refundable olur. Ücret iade edilmez. Ayrıca fiyat tipi için İptal Ceza Yüzdesi ve Şimdi Öde Oranı, Min Kalış, Maks Kalış ve Faktör haricinde Base Oda Tipi Tutarına ne kadar ekleneceği belirlenebilir. Girişten Önce Min Gün ve Girişten Önce Max Gün Check-in yapılabileceği koşulu sağlanabilir. Aynı zamanda bu fiyat tipi için Stop Sale eklenebilir. Fiyat Tipi Tanımları için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Paneli komutuna tıklayınız.

2. Rezervasyon ve Fiyat Detay Tanımları bölümünden Fiyat Tipi Tanımları komutuna tıklayınız.

3. Ekle komutuna tıklayınız.

4. Kod kısmına KAMU yazınız.

5. Fiyat Faktörü kısmına 0,90 yazınız (Fiyat normalden %10 düşük olduğundan iptal edebilme onay kutusu işaretlenmez.).

6. Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.

Online rezervasyon sayfasında Online Check-in modülü kullanılıyorsa info katalog oluşturulur.

Rezervasyon Kartında misafirin ödeme durumunu ayrıca takip etmek için Rezervasyon Modları tanımlanır. Bu, rezervasyon sırasında seçilir.

Rezervasyon Mod Tanımları için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Paneli komutuna tıklayınız.

2. Rezervasyon ve Fiyat Detay Tanımları bölümünden Rezervasyon Mod Tanımları komutuna tıklayınız.

3. Ekle komutuna tıklayınız.

4. Havale (Wire Payment) yazınız.

5. Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.

Tesisler, iptal edilen rezervasyonun nedenlerini raporlamak ve bu nedenleri imkânları doğrultusunda kaldırmak ister. Rezervasyonu iptal ederken varsayılan sebebi seçebilmek için bu alandan tanımlama yapılır.

İptal Sebebi Tanımları için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Paneli komutuna tıklayınız.

2. Rezervasyon ve Fiyat Detay Tanımları bölümünden İptal Sebebi Tanımları komutuna tıklayınız.

3. Ekle komutuna tıklayınız.

4. İptal nedeni sütununa Acente İptali yazınız (İptal nedenleri olarak uçak iptali, otobüs arızası,

   tarih değişikliği vb. gibi nedenler yazılabilir.).

5. Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.

Tesisler, bazı durumlarda (tesisat, tefrişat vb.) oda satışını kapatır ve kapatma nedenini raporlamak ister. Kapatma nedenleri de bu alandan tanımlanır. Bu Duruma Dön sütunu, kapatma nedeni bittikten sonra oda durumunun ne olacağını gösterir. Örneğin; Touched odanın dokunulmuş (odanın kontrol edilmesi gerektiği), Maintenance kapatıldığını ve sonra tadilatta olacağını gösterir.

Oda Kapatma Nedenleri için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Paneli komutuna tıklayınız.

2. Rezervasyon ve Fiyat Detay Tanımları bölümünden Oda Kapatma Nedenleri komutuna tıklayınız.

3. Ekle komutuna tıklayınız.

4. Id sütununa 218 yazınız (Öğrenci numarası yazılabilir.).

5. Kod sütununa Tefrişat yazınız.

6. Ad sütununa Perde Değişimi yazınız.

7. Bu Duruma Dön kısmından Confirmed (Onaylı) seçeneğine tıklayınız.

8. Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.

Departmanlarda görevli kişilerin hangi durumlarda, odanın hangi işlerini kontrol edeceği ile ilgili iş tanımlarının yapıldığı bölümdür. Her görevli, kendi kodu ile sisteme girdiğinde kendisine atanan check list tanımlarını görebilir.

Housekeeping departmanı işlerinden Turn Down Servisi, Check List Tanımları için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Paneli komutuna tıklayınız.

2. Rezervasyon ve Fiyat Detay Tanımları bölümünden Check List Tanımları komutuna tıklayınız.

3. Ekle komutuna tıklayınız.

4. Departman kısmından ilgili departmanı seçiniz.

5. Nesne Kodu kısmına bir rakam giriniz (Bu kod, o departmana ait açıklamayı gösterir.).

6. Açıklama kısmına Turn Down Servisi kontrolü yazınız (Kontrol edilmesi istenen ne ise onu yazınız.)

7. Dolu, VIP ve Boş Oda onay kutusundan ilgili olanı tıklayınız (Check Listin ne zaman yapılacağını gösterir. Örneğin VIP onay kutusu tıklanırsa VIP oda olduğunda Check List işlemi yapılacaktır.)

8. Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız (Görsel 1.19).

Görsel 1.19: Check List Tanımları ekranı

Oda Değişimi (Room Change) yapılırken odanın neden değiştirildiğini belirten tanımlar yapılır.

Oda Değişim Nedenleri için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Paneli komutuna tıklayınız.

2. Rezervasyon ve Fiyat Detay Tanımları bölümünden Oda Değişim Nedeni Tanımları komutuna

   tıklayınız.

3. Ekle komutuna tıklayınız.

4. Neden sütununa Oda yazınız.

5. Alt Neden sütununa Manzara yazınız.

6. Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.

Rack sayfasında oda numaralarının etrafındaki (Görsel 1.20) renklerin anlamları şunlardır:

• Yeşil renk, odaya bugün giriş yapılacağını gösterir.

• Mor renk, odaya bugün giriş yapıldığını gösterir.

• Beyaz renk, boş odayı gösterir.

Turuncu renk, odadan bugün çıkış yapılacağını gösterir.

• Kırmızı renk, (102 No.lu oda) ise Rack ekranında henüz check-out üzerinden 12 saat geçmediği anlamına gelmektedir. Oda numarasının üstüne gelindiğinde son check-out ve üzerinden kaç saat geçtiğini gösterir. Bu renk, kuruluşta gelir; sonradan değiştirilemez.

VIP statüsündeki misafirler geldiğinde odalarına nelerin gönderileceğinin tanımlandığı bölümdür. CRM menüsü, Misafir Tipi (VIP) tanımları yapılırken VIP türüne göre tanımlar kullanılır. Bu konu, 2.2.2.1. Misafir Tipi (VIP) başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.

VIP Hazırlık için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Paneli komutuna tıklayınız.

2. CRM Tanımları bölümünden VIP Hazırlık komutuna tıklayınız.

3. Ekle komutuna tıklayınız.

4. VIP Hazırlık sütuna Meyve Sepeti yazınız.

5. Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.

Kaynak kodları, rezervasyonların ne şekilde yapıldığını takip etmeyi sağlar. Bu tanımlama, Acente Kartında Standart Market Kodu olarak seçilir. Örneğin; belgegeçer, telefon, e-posta, online, rakip oteller, yerel acenteler olabilir. Doğru tanımlar, pazarlama stratejilerinin belirlenmesine yardımcı olur. Bu alanla ilgili istatiksel rapor alınabilir. Rezervasyon Kartı Misafir sekmesinde kullanılır. Kaynak Kodları için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Paneli komutuna tıklayınız.

2. Rezervasyon ve Fiyat Detay Tanımları bölümünden Kaynak Kodları komutuna tıklayınız.

3. Ekle komutuna tıklayınız.

4. Id sütununu boş geçiniz (Sistem otomatik atayacaktır.).

5. Kaynak sütununa Online yazınız.

6. Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.

Segmentler, rezervasyonun ana pazarını gösterir. Girilen her rezervasyon için bir acenteye bağlı olarak gelir. Rapor veya analizler alınırken acente satış verileri de alınabilir. Segment ve Market Tanımları ise rezervasyonların ana pazarlara ayrılmasını ve pazarlara göre gruplanmasını sağlar.

• Bir şehir içi oteli göz önünde bulundurularak örnekleme yapmak gerekirse;

• Acente

• Grup

• Şirket

• Münferit

• Online vb. şeklinde bir segment ayarlaması yapılabilir.

Girilen segmentleri daha detaylı sınıflandırmak için segmentlere bağlı olarak Market Tanımları yapılır. Bu sınıflandırma, Tablo 1.3’teki gibi örneklendirilebilir.

Tablo 1.3: Segment ve Market Türleri

Ayrıca bu tanımlamalar, Bütçe ve Satış raporları için de kullanılmaktadır. Acente kartlarına Standart Market Kodu tanımlanır. Bu acentelere ait rezervasyon girildiğinde acente kartında varsayılan tanımlar, Market Kodu rezervasyonuna gelmektedir. Bu marketler, rezervasyon bazlı olarak değiştirilebilir. Segment bilgisi ise markete bağlı oluşmaktadır.

Marketlere göre Kontrat Girmek, İndirim Tanımlamak, Stop Sale tanımlaması yapmak da mümkün olmaktadır.

Segment ve Market tanımlamalarında otelin konumu ve faaliyet alanı önemlidir. Bunun için önce Segment Grupları oluşturulur.

Segment grupları olarak Complimentary, Münferit, Online ve Acente tanımlanabilir. Segment Grupları için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Paneli komutuna tıklayınız.

2. Rezervasyon ve Fiyat Detay Tanımları bölümünden Segment Grup Tanımları komutuna tıklayınız.

3. Ekle komutuna tıklayınız.

4. Kod sütununa MFT yazınız.

5. Ad sütununa Münferit yazınız.

6. Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.

Segment gruplarını oluşturduktan sonra segmentler oluşturulur. Segmentler için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Paneli komutuna tıklayınız.

2. Rezervasyon ve Fiyat Detay Tanımları bölümünden Segmentler komutuna tıklayınız.

3. Ekle komutuna tıklayınız.

4. Id sütununu boş geçiniz.

5. Ad sütununa Individual yazınız.

6. Segment Grup sütunundan Münferit seçeneğine tıklayınız.

7. Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.

Misafirin geldiği pazarı gösterir. Örneğin; şehir içi bir tesis ise hangi ilden (Mersin, Konya, İstanbul vb.) daha çok konuk geldiğini, turistik bir otelse hangi ülkelerden (Avrupa, Rusya, ABD vb.) konukların geldiğini gösterir. Bu alana göre istatiksel rapor alınabilir. Rezervasyon Kartı Misafir sekmesinde kullanılır.

Market işlemi için aşağıdaki basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Paneli komutuna tıklayınız.

2. Rezervasyon ve Fiyat Detay Tanımları bölümünden Marketler komutuna tıklayınız.

3. Ekle komutuna tıklayınız.

4. Market kısmına Avrupa yazınız.

5. Segment kısmından Group seçeneğine tıklayınız.

6. Döviz kısmından EURO seçeneğine tıklayınız.

7. Market Ülkeler sekmesindeki Ekle komutuna tıklayınız.

8. Ülke sütunundan Germany seçeneğine tıklayınız.

9. Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.

UYGULAMA 4:Kuruluş\Otel Ayarları Menü\Rezervasyon Tanımları ile ilgili aşağıdaki uygulamayı yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz. 1. Pansiyon Tipi Tanımları olarak Tablo 1.4’te verilen seçenekleri kaydediniz.

1.Pansiyon Tipi Tanımları olarak Tablo 1.4’te verilen seçenekleri kaydediniz

Tablo 1.4: Pansiyon Tipi Tanımlarında Kullanılacak Bilgiler

2.Fiyat Tipi tanımları olarak Tablo 1.5’te verilen seçenekleri kaydediniz.

Tablo 1.5: Fiyat Tipi Tanımlarında Kullanılacak Bilgiler

3.Rezervasyon Modu Tanımları olarak Tamamı ödenmiş (Full Paid) ve Kredi kartı (Credit Card) seçeneklerini kaydediniz.

4.İptal Sebebi Tanımları kısmını tarih değişikliği, konuk iptali, No Show (iptali bildirilmeyen) ve opsiyon süresi iptali olarak kaydediniz.

5.Oda Kapatma Nedenleri olarak Tablo 1.6’da verilen seçenekleri kaydediniz.

Tablo 1.6: Oda Kapatma Nedenleri Olarak Kullanılacak Bilgiler

6. Oda Değişim Nedeni Tanımları olarak Tablo 1.7’de verilen seçenekleri kaydediniz.

Tablo 1.7: Oda Değişim Nedeni Olarak Kullanılacak Bilgiler

7.Aşağıdaki verilen oda renklerini Room Rack ekranında oluşturunuz. Ayrıca 109 ve 110 No.lu odaları birbirine bağlayınız.

8. VIP hazırlık olarak gazete, çiçek sepeti ve çerez tabağını tanımlayınız.

5.Görev Yönetimi Tanımları

Tesisteki tüm departmanların ve alt departmanlarının tanımlandığı ve bunlara ait iş tanımlarının oluşturulduğu bölümdür.

İşin yönlendirilmesi için Görev Alan Tanımları yapılır. Tesisin alanları (Restoran, Genel Alan, Odalar, Ön Büro, Mutfak vb.) burada tanımlanır. “+” Ekle komutuna tıklanarak Alan sütununa Resepsiyon yazılır. Kaydet komutuna tıklanır.

İşleri kategorize etmek için tanımlar yapılır. Rezervasyon işleri, Resepsiyon işleri, HK işleri, Teknik Servis işleri gibi gruplamalar yapılabilir.

Tesisteki tüm ana departmanlar tanımlanmaktadır. Bu departman tanımları yapılırken tesisteki genel müdür dışındaki departman müdürleri düşünülerek tanımlamalar yapılır. Örneğin; Mutfak, Halkla İlişkiler, Güvenlik, Kalite Yönetimi vb. Kullanıcı Departman Tanımları için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Menü\CRM Tanımları\Kullanıcı Departman Tanımları komutuna tıklayınız.

2. “+” Ekle komutuna tıklayınız.

3. Departman sütununa Ön Büro yazınız.

4. Kaydet komutuna tıklayıp işlemi bitiriniz.

Kullanıcıların departmanlarına göre alt departmanların tanımlandığı alandır. Örneğin; Ön Büro departmanında Resepsiyon, Rezervasyon, Danışma, Santral ve Ön Kasa, Halkla İlişkiler için A La Carte Rezervasyon ve Misafir İlişkileri gibi tanımlamalar yapılabilir.

Önce kullanıcı departman tanımları, sonra kullanıcı alt departman tanımları yapılır. Daha sonra tesisteki işlerin tanımlamasına sıra gelir. Eylemler komutuna tıklandığında standart iş tanımlarından Seç ve Ekle komutu vardır. Bu komut sayesinde sistem üzerinden hazır hâldeki iş tanımlarının seçimi, hızlı bir şekilde otel iş tanımları olarak yüklenebilir. Manuel olarak da iş tanımı girilebilir (Görsel 1.23).

Bunun için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Menü\Görev Yönetimi Tanımları\Otel Görev Tanımları komutuna tıklayınız.

2. “+” Ekle komutuna tıklayınız.

3. İş kısmına Plaj Havlusu yazınız.

4. Görev Türü kısmından Prosedür seçeneğine tıklayınız (Görev Türü seçenekleri; Prosedür,

   Problem, Talep, Şikâyet, Beğeni, Yorum, Öneri, Arıza şeklindedir.).

5. Departman kısmından Housekeeping seçeneğine tıklayınız.

6. Alt departman kısmından Havlu seçeneğine tıklayınız.

7. Görevlendirilen Kullanıcı kısmandan bir görevli seçiniz.

8. Alan kısmına Plaj veya Sauna yazınız (Sauna bölümü de plaj havlusunu verebilmektedir.).

9. Önem kısmından Normal seçeneğine tıklayınız (Tüm işlerin önem dereceleri girildiğinde işler,

   bu önem derecesine göre hızlandırılabilmektedir.).

   Optimal Süre ve Max Süre kısmına bu işin kaç dakikada bitirileceğini yazınız.

   Görev Değeri kısmı, personelin yapmış olduğu işi değerlendirmek için verilen değerdir. Bu işlem ne zaman gerçekleşmeli ise 4 kutucuktan birini seçiniz ama burada seçmeye gerek yoktur.

   “+” Ekle komutuna tıklayıp ikinci bölümde plaj havlusundan sonra ikinci iş olarak yapılması

   gerekenleri yazınız (Böylece alt işleri tanımlanabilir.).

   Kaydet komutuna tıklayınız.

Misafirlerin yapmış olduğu yorumlara göre talep, şikâyet, beğeni, yorum, öneri ve arıza gibi görev türü seçilerek ilgili departmanın ilgili bölümündeki çalışan için kayıtların yapıldığı ekrandır. Misafir yorumları, Misafir Kartı\Yorum sekmesinden yapılmaktadır.

UYGULAMA 5: Kuruluş\Otel Ayarları Menü\Görev Yönetimi Tanımları ile ilgili aşağıdaki uygulamayı yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.

1. Görev Alan Tanımları için Plaj, Restoran, Odalar, Genel Alanlar ve Havuz seçeneklerini kaydediniz.

2. Görev Kategorileri Tanımını Oda Arızası, Elektrik Arızası ve Su Tesisatı Arızası olarak kaydediniz.

3. Kuruluş\Otel Ayarları Menü\CRM Tanımları\Kullanıcı Departman Tanımları için Yiyecek İçecek, Kat Hizmetleri, Kalite Yönetimi, Güvenlik, Teknik Servis ve İnsan Kaynaklarını tanımlayınız.

4.Kuruluş\Otel Ayarları Menü\CRM Tanımları\Kullanıcı Alt Departman Tanımlarını Tablo 1.8’de verilen bilgilere göre yazınız.

Tablo 1.8: Kullanıcı Alt Departmanları Olarak Kullanılacak Bilgiler

5.Kuruluş\Otel Ayarları Menü\Görev Yönetimi Tanımları\Otel Görev Tanımları işlemi için Tablo 1.9’daki tanımları manuel olarak giriniz.

Tablo 1.9: Departman Tanımlarında Kullanılacak Bilgiler

6.Cihaz ve API Tanımları

API (Application Programming Interface), bir uygulamaya ait yeteneklerin başka bir uygulamada da kullanılabilmesi için yeteneklerini paylaşan uygulamanın sağladığı ara yüzdür (Http-3)

Cihaz ve API tanımları şunlardır:

API, otel programı ile bir başka uygulamanın (sosyal ağlar, internet sağlayıcıları vb.) birbiriyle iletişime geçmesini sağlayan bir yazılım aracıdır. Bu tanımlama, yönetici tarafından yapılır. Eylemler komutuna tıklanır, API Anahtarı Oluştur komutuna tıklanarak gerekli bilgiler doldurulur.

Oda kartı cihazı ve tablet gibi cihazların tanımlandığı ekrandır (Görsel 1.25). Birinci sütun, port çıkışı ile ilgilidir. Entegrasyonu ise Kuruluş\Otel Ayarları Menü\Temel Otel Tanımları\Varsayılan Otel Ayarları alt menüsündeki Genel Ayarlar bölümündeki Kapı Kart Tipi seçilerek yapılır.

Doğum günü, Check-in/out, Kapı Kodu (Door Code), Rezervasyon Onayı (Reservation Confirmation), Evlilik Yıl Dönümü (Wedding Anniversary) gibi zamanlarda misafire e-mail mesajlarının ayarlandığı bölümdür.

E Mail Taslağı için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kuruluş\Otel Ayarları Menü\Cihaz ve API Tanımları\E Mail Taslağı komutuna tıklayınız.

2. “+” Ekle komutuna tıklayınız.

3. Tip kısmından Birthday seçeneğine tıklayınız.

4. Dil kısmından EN (English) seçeneğine tıklayınız.

5. Gönderen adres kısmına tesisin mail adresini yazınız.

6. Konu kısmına “Doğum gününüz kutlu olsun.” yazınız.

7. Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.

Doğum günü, Check-in/out, Kapı Kodu, Rezervasyon Onayı, Evlilik Yıl Dönümü gibi zamanlarda misafire gönderilecek sms mesajlarının ayarlandığı bölümdür.

Misafirlerin kredi kartı bilgilerini herkes göremez. Bu bilgilerin yetkili kişi tarafından görülebilmesi için bu alandan şifre verilir (Misafir kredi kartı numarası, rezervasyon kartındaki Misafirler sekmesinde bulunan Kredi Kartı düğmesi tıklanıp “+” işareti ile girilebilir.).

Yönetim tarafından otel paket programının kullandığı elektronik posta adresine ait ayarların yapıldığı alandır