1.2.1.1. Rezervasyon Listesi
Tüm rezervasyon listelerine Rezervasyon-Rezervasyon Listesi komutu ile karşımıza gelen Önbüro Kontrol Paneli ekranından erişilebilir. Önbüro Kontrol Paneli ekranında farklı sekme başlıları ile istenilen rezervasyon listelerine ulaşılabilir. Sekmelerde yer alan rezervasyon listeleri şunlardır:
• Bekleyen sekmesi, rezervasyonun kesin olmaması ya da ödemesi alınmayan rezervasyonlar ile otelde yer olmayan durumlarda rezervasyonların tutulduğu sekmedir.
• Rezervasyon sekmesinde online dahil tüm rezervasyonlar listelenir.
• Beklenen Gelişler sekmesinde Check-in tarihi program tarihi ile aynı olan rezervasyonlar görüntülenir.
• Konaklayanlar sekmesinde konaklama tesisinde kalan tüm misafirler listelenir.
• Gerçekleşen Gelişler sekmesinde program tarihinde check-in yapılan rezervasyonlar görüntülenir.
• Beklenen Çıkışlar sekmesinde program tarihinde çıkış yapacak misafirler listelenir. • Bugün Ayrılanlar sekmesinde program tarihinde çıkış yapmış misafirler listelenir.
• Ayrılanlar sekmesinde daha önce ayrılmış misafirler listelenir.
• Hepsi sekmesinde mevcuttaki rezervasyonların iptal hariç tamamı görüntülenebilir.
• No Show sekmesi, iptal edilmeyen ancak giriş işlemi de yapılmayan misafirler listelenir.
• İptal sekmesi, rezervasyonunu iptal eden misafirler listelenir.
• Hepsi + İptal Sekmesinde, Rezervasyon Listesinde bulunan sekmelerin tamamı burada listelenir.
Yeni bir rezervasyon kaydetme yolları şunlardır:
Rezervasyon\Rezervasyon Listesi+ Ekle komutuna tıklanarak rezervasyon yapılır.
Menüde Ara kısmına Rezervasyon Listesi yazılarak gelen komuta tıklanır. + Ekle komutuna tıklanarak rezervasyon yapılır.
Hızlı Erişim Araç Çubuğundaki Rezervasyon simgesi\Ekle tıklanarak rezervasyon yapılır.
Hızlı Erişim Araç Çubuğundaki Rack simgesi\İlgili odanın altındaki “+” tuşuna tıklanarak rezervasyon yapılır.
Resepsiyon\Room Rack\ilgili odanın altındaki “+” tuşuna tıklanarak rezervasyon yapılır.
Hızlı Erişim Araç Çubuğundaki Blokaj simgesine tıklanır. Tarih aralığı fare (mouse) ile seçilerek rezervasyon yapılır.
Hızlı Erişim Araç Çubuğundaki Fiyatlar simgesine tıklanır. Satılabilir Oda bölümlerinden birine tıklanır. Rezervasyon Kartı ekrana gelir ve rezervasyon girişi yapılır. Resepsiyon\Blokaj aralığı fare ile seçilerek yapılır.
Rezervasyon\Fiyat ve Doluluk ekranında Oda Tiplerindeki Satılabilir Oda seçeneğine tıklanıp Rezervasyon Oluştur komutu ile rezervasyon yapılabilir.
Misafir tarafından Online olarak rezervasyon yapılabilir.
Hızlı şekilde rezervasyon girişi, aşağıdaki aşamalarla yapılır (Ekranda yıldızlı olan kısımların mutlaka doldurulması gerekmektedir.):
Rezervasyon\Rezervasyon Listesi komutuna tıklayınız.
Ekle komutuna tıklayınız.
Acenteyi seçiniz (Acente ismi yazılarak da seçilebilir.).
Varsa Voucher (Acente Kuponu) Numarasını giriniz.
Misafirin Check-in tarih, saat ve konaklama gün sayısını giriniz.
Oda Tipi, Oda Sayısı, Pansiyon Tipi ve Milliyeti ile ilgili bilgileri doldurunuz.
Kişi sayısı, varsa çocuk ve çocuğun yaş bilgisini giriniz.
Konuğun adı ve soyadı, TC No., telefon numarası ve adresini yazarak Kaydet komutuna tıklayınız.
UYGULAMA 9:
8 arkadaşınız için 8 farklı pansiyon tipinde, bir günlük konaklama ile ilgili aşağıdaki uygulamayı yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
Rezervasyon\Rezervasyon Listesi\Ekle komutuna tıklayınız.
Hızlı Erişim Araç Çubuğundaki Rezervasyon düğmesi\Ekle komutuna tıklayınız.
Hızlı Erişim Araç Çubuğundaki Rack (Oda Durum Çubuğu)\İlgili odanın altındaki “+” tuşuna tıklayınız. Rezervasyon Oluştur komutuna tıklayınız.
Resepsiyon\Room Rack\İlgili odanın altındaki “+” tuşuna tıklayarak rezervasyon kaydını yapınız.
Hızlı Erişim Araç Çubuğundaki Blokaj simgesine tıklayınız. Tarih aralığını fare ile seçiniz.
Hızlı Erişim Araç çubuğundaki Fiyatlar simgesine tıklayınız. Satılabilir oda bölümlerinden birine tıklayınız. Rezervasyon Kartı ekranına rezervasyon girişi yapınız.
Resepsiyon\Blokaj\Tarih aralığını fare ile seçiniz.
Rezervasyon\Fiyat ve Doluluk ekranında Oda Tiplerindeki Satılabilir Oda seçeneğini tıklayıp Rezervasyon Oluştur komutu ile rezervasyon kaydını yapınız.
Görsel 1.32’de Rezervasyon Kartı bölümleri yer almaktadır.
bölümde [Hızlı Erişim Araç Çubuğu (Görsel 1.32)] yer alan komutlar ve işlevleri şunlardır:
Log Kayıtları komutu, daha önce yapılmış bir rezervasyon kartına bakılıyorsa kartı ilk kimin açtığını ve daha sonraki işlemlerin kimler tarafından yapıldığını gösterir.
Önceki komutu, açık olan sekmelerin daha önceki rezervasyon kayıtlarını gösterir.
Yeni komutu, yeni bir rezervasyon kartı açar.
Klonla komutu, mevcut rezervasyon kaydının aynısını Rezervasyon Listesinde ikinci defa kaydeder. Daha sonra oda ve konuk isimleri değiştirilerek aynı nitelikte yeni bir rezervasyon kaydı oluşturulur.
Yazdır komutu, rezervasyon kaydı ile ilgili dokümanların yazdırılması için kullanılır. Bunun için yanındaki kulakçığa (oka) tıklanması gerekir (Görsel 1.33).
Yazdır komutunun kulakçığındaki komutlar ve işlevleri şunlardır:
Misafir Folyosu (Guest Folio) komutu, misafir folyosunun yazdırılması için kullanılan komuttur.
Confirmation Form komutu; misafirin genel bilgileri, konaklama ve ücretlendirme bilgilerinin yer aldığı formu yazdırmak için kullanılan komuttur.
Konaklama Kartı (Register Card) komutu, konaklama belgesinin çıktısını alır.
Register Card Alternative komutu, ikinci çeşit konaklama belgesinin çıktısının alınmasını sağlar.
Police komutu, Türkiye için kullanılmamaktadır.
Pos Check Summary komutu; misafirin acentesi, voucher numarası, misafir adı, oda tipi, giriş ve çıkış tarihlerini gösteren küçük bir kâğıdın yazıcıdan çıkmasını sağlar.
Mail Order komutu, misafirin kredi kartından konaklama ücretini tahsil edebilmek üzere misafirden izin alınması için kullanılır.
Proforma Invoice komutu, gerçek fatura yerine geçmez. Misafirin konaklama süresince ödeyeceği tutarı gösteren mali değeri olmayan faturadır. Bu faturayı misafirin onaylaması durumunda tesis tarafından hazırlanmış olan proforma fatura üzerindeki tutarın misafir tarafından kabul edildiği anlamına gelmektedir.
Register Card Unpriced (Fiyatsız Konaklama Kartı) komutu, oda ücreti olmadan konaklama belgesinin çıktısının alınmasını sağlar. Acente ile gelen konuğun fiyat bilgisini görmemesi amacıyla bu belge kullanılmaktadır.
Mail Order Extra komutu, ekstralar için mail order yapar.
Kapatmadan Kaydet komutu, rezervasyon kaydı kaydedildikten sonra pencerenin kapanmamasını sağlar.
Sonraki komutu, açık olan sekmelerin sonraki rezervasyon kayıtlarını gösterir.
Eylemler komutu; rezervasyon kartı bilgilerinin yazdırılması, kur hesaplama, oda kartı işlemleri, kapı şifresi gönderme vb. işlemlerinin yapıldığı bölümdür (Görsel 1.34).
UYGULAMA 10:
Rezervasyon Kartı ekranında bulunan komutlar için aşağıdaki uygulamaları yapıp ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
Uygulama 9’da yapmış olduğunuz bir rezervasyonu Klonla tuşunu kullanarak öğretmeniniz için
yeni rezervasyon kaydına dönüştürünüz.
Bir oda kaydının kim tarafından ve ne zaman yapıldığını bulmak için Log kayıtlarını inceleyiniz.
Daha önce kaydettiğiniz bir misafir için konaklama belgesini masaüstündeki ürün klasörüne
kaydediniz.
Rezervasyonu olan bir misafir için mail order belgesini alınız.
bölümde [Rezervasyon Bilgileri (Görsel 1.35)] şunlar bulunur:
Acenta/Firma/Münferit satırındaki üç türden biri seçilir. “…” var olan türleri, kalem işareti ise seçilen acentenin bilgilerinin düzeltilmesini sağlar. Acente seçilmez ise Görsel 1.35’te görüldüğü gibi “+” işareti; yeni bir acente, firma ya da münferit kartın açılabileceğini belirtir.
Voucher numarası varsa yazılır.
Rezervasyon oluşturmak için geliş ve ayrılış tarihleri, oda tipi, pansiyonu, yetişkin ve çocuk sayıları girilir.
Giriş ve çıkış saatleri, standart olarak gelir. Bir değişiklik yapılacaksa saat girilir.
Oda sayısı birden fazla yazılabilir.
Çıkış saatlerinin dışındaki bir zamanda tesisten ayrılacak konuğun çıkış saati, Geç Çıkış (Late C/ Out) menüsünden ayarlanır.
Oda Tipi seçeneğine tıklanıp oda tiplerinden biri, misafirin isteğine göre seçilir. • Oda Sayısı tıklanarak birden fazla oda rezervasyonu yapılabilir.
Pansiyon Tipi tıklanarak tesiste uygulanan pansiyon şekillerinden biri seçilir.
Uyruk kısmına misafirin milliyet bilgisi mutlaka girilmelidir.
Oda Numarasının rezervasyon sırasında verilmesi şart değildir ama daha önce konaklamış bir misafirin bir oda isteği varsa verilebilir.
VOda Tipi seçeneğindeki oda tipi ile burada verilen oda tipi farklı olabilir.
Yatak Tipi olarak misafirler, çift kişilik veya tek kişilik iki yatak isteyebilir.
VIP Türü sekmesinden biri, misafir VIP ise seçilir.
Repeat Misafir, misafir daha önce konaklamış ise otomatik olarak ekrana gelir.
Konaklama: Konaklama ücretinin ödenip ödenmemesi ile ilgili olarak konaklama çeşitleri 4’e ayrılır:
Satış (Sold): Acente konuklarının ya da münferit konukların standart konaklamaları için tanımlanır.
Comp: Bedelsiz konaklayan konuğun sadece yaptığı
ekstra harcamaları ödendiği konaklama şeklidir.
Fcomp: Konuğun hiçbir ücret ödemediği konaklama
şeklidir.
H/Use: Personele ait konaklama tipi için tanımlanır.
Durum Şekli, rezervasyonun kesinleşip kesinleşmediğini gösterir.
Kayıt Tipi: Folyo kayıt tipleri şunlardır:
Normal: Varsayılan olarak ekrana gelir. Otelde konaklayanlar için açılır.
Day Use: Tesisin faaliyetlerinden yararlanır ancak gece otelde konaklamaz.
Share: Odada iki kişi olup ödemeleri ayrı ayrı alınıp faturalandırılacaksa Share olarak seçilir.
Share olarak seçildiğinde sistem aynı odanın benzerini oluşturmaktadır. Örneğin, 1907S gibi.
Walk Out: Overbooking durumunun gerçekleşmesi sonucu (Shorta düşmek) misafirin başka bir
otelde konaklamasının sağlanması ve konuğun diğer oteldeki harcamalarının konuk hesabında
takip edilmesi için kullanılır.
NoShow: Rezervasyon yaptırmasına rağmen gelmeyen misafirin folyosunun tutulduğu yerdir.
Rezervasyonu kesinleşmesine rağmen ya da son dakikada rezervasyonun iptali durumunda faturanın kesilmesi için açılan folyodur. Bu folyo, City Ledger olarak kapatılır. Program NoShow
kelimesinin baş harflerinden başlayan NS5603984 şeklindeki folyoya bir numara vermektedir.
OnTrip: Konuk tesise gelir ancak başka bir tura katılmak isterse odasının saklı kalması için açılan
folyo tipidir.
Sanal Folyo: Oda numarası verilmeden konuğun hesap takibi için kullanılır.
Share No kısmı, share bir odada iki ayrı folyo oluşturulmasını sağlar. Odadaki kişiler, share olarak kayıt yapılacaksa bu C/In sonrası olur ve numara buraya otomatik olarak gelir. Aynı odanın ikincisi oluşturulur.
UYGULAMA 11: Rezervasyon Bilgileri ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
Herhangi bir acente için 10 odalık bir rezervasyon oluşturunuz.
Başka bir acente için 5 odalık bir rezervasyonu geç çıkış saati ekleyerek oluşturunuz.
Tesisin personeli için 2 odalı bir rezervasyon kaydı yapınız.
bölümde yer alan Sekmeler (Sayfalar) menüsündeki Rezervasyon kartında 4 sekme vardır ve işlevleri şunlardır:
Misafir Sekmesi: Misafir Kartı; Check-in/out sırasında mesajların oluşturulduğu, departmanlara notların yazıldığı, misafirin hangi kaynağı kullanarak rezervasyon yaptığı, hangi segmentten ve hangi market grubundan olduğunu gösteren ekrandır (Görsel 1.36).
bölümde Misafirler sekmesinin Hızlı Erişim Araç Çubuğu ve Eylemler komutu yer alır.
Grup Hotel Rezervasyonları komutu, birden fazla tesis yani zincir olduğunda kullanılır.
Misafir Yorumları komutu, CRM tercih tanımlarından girilen bilgiler burada çıkar. Misafirin özel istekleri için kullanılır
2.bölümdeki Misafir sekmesinde Mesajlar, Kaynaklar, Acente ve Res ID bölümleri vardır.
Misafir Ek İstekleri kısmında konuk online olarak rezervasyon yaptığı zaman bildirdiği ek istekler görünür. Online olmayan rezervasyonlarda ise konuğun isteğini rezervasyon görevlisi buraya yazabilir.
Kontak E-maili, Misafir Kartı sayfasında online rezervasyon sırasında doldurulduysa e-mail dolu olarak gelir; doldurulmadıysa da yazılır.
Check-in Mesajı kısmı, konuğun otele girişi sırasında resepsiyon görevlisinin hatırlaması gereken bir mesaj varsa ya da Check-in işlemi sırasında mesajın not olarak ekrana gelmesi isteniyorsa doldurulur.
Check-out Mesajı kısmı, konuğun otelden çıkış sırasında resepsiyon görevlisinin hatırlaması gereken bir mesaj varsa ya da Check-out işlemi sırasında not olarak ekrana gelmesi isteniyorsa buraya yazılır.
Oda Mesajı kısmı, misafirin odası ile ilgili mesaj buraya yazılır. Rezervasyon menüsünün altındaki Rezervasyon Notları bölümünde tüm mesajlar gösterilir. Bu bölüm, aynı zamanda odada konaklayan kişiye bırakılan mesajların da kaydedildiği alandır.
Rez. Mod kısmı; Kuruluş\Temel Tanımlar menüsü Rezervasyon Modu Tanımlamaları, Havale, Tamamı Ödenmiş, Kredi Kartı ile ödeme (Credit Card Payment) gibi ödeme notları ile ilgili bilgilerin bulunduğu bölümdür.
Ödeyen kısmı, Acente ya da Misafir seçeneklerinden oluşur.
Ödeme Bilgisi kısmı, online rezervasyon için ödeme bilgisi, otomatik olarak ekrana gelir. • Depozit % kısmına online işlemlerde toplam rezervasyon tutarının ne kadarının ödeneceği yüzde olarak yazılır. Yani 50 yazılırsa rezervasyon ücretinin yarısının ödenmesi zorunlu hâle gelir.
Res ID kısmında otomatik olarak bir numara oluşur ve silinemez. Sistemle ilgili sorun olduğunda ilgili odanın Res ID numarasından ulaşım daha kolay olmaktadır. Örneğin, Gün Sonu işlemleri yapılırken hatalı kayıtlarda Res ID no ekrana gelmektedir. Problemin çözümü için bu numara not alınarak ilgili kayda ulaşılır ve çözüm sağlanır.
Ödeme Tipi kısmında ödeme için Krediye Kaldır, Nakit, Kredi Kartı, Havale ve Paybylink seçenekleri vardır. Paybylink, online rezervasyon yapan misafire link göndermek için kullanılır.
Market, misafirin geldiği pazarı gösterir.
Kaynak ve kaynak kodları, rezervasyonların ne şekilde yapıldığını takip etmeyi sağlar.
Segment, rezervasyonun ana pazarını gösterir.
3.bölümde Detay, Notlar, İşler, Paketler, Folyo Routing ve Kredi Kartı komutları bulunur.
1.Detaylar Komutu:
Rezervasyonla ilgili bilgiler vardır. Sol taraftaki bilgilerin çoğu, misafir kartından otomatik olarak ekrana gelmektedir.
Q (kuyruğa alma) saati, misafirin odası hazır olmadığında kullanılır. Bunun için Rezervasyon Listesinden Eylemler\Kuyruğa Al tıklanarak işlem yapılır. Misafirin ödediği bir ücret varsa konaklamaya başlamadan önce Ödenen Tutar bölümüne yazılır.
Ödeme Durumu bölümünde şunlar yer alır:
Bekleyen Listesi (Waiting List)
Tanımsız Fiyatlı Rezervasyon (Undefinite Price Reservations)
Fiyatı Belirli Rezervasyon (Definite Price Reservations)
İlk Miktar Fiyatı (First Amount Price)
Check-in Hatırlatıcı (Check-in Reminder)
Hepsini Öde (Paid All)
İptal Listesi (Cancel List)
Online rezervasyon bilgileri ise sağ tarafta otomatik olarak ekrana gelmektedir. Acenteye ödenecek komisyon tutarı, burada otomatik olarak oluşur.
2.Notlar Komutu: Rezervasyon notu girmek için kullanılır. Tipi sütunundan tanımlamalar seçilir.Not sütununda detaylar yazılır. Örneğin; Tipi sütunundan Housekeeping seçilip Not sütununa da Extra Bed yazılabilir. Bu yazılanlar, Kat Hizmetleri\HK Rezervasyon Notları kısmından görülmektedir. Bu not, Maid Raporu çıkarıldığında otomatik olarak bu rapora yansır.
3.İşler Komutu: Kuruluş\Otel Ayarları Menü\Görev Yönetimi Tanımları bölümündeki Otel Görev Tanımları, rezervasyon kartında gösterilir. Misafirin istek ve şikâyetleri buradan yapılır.
4.Paketler Komutu:
Tesisteki belirli sayıdaki pansiyon, kiralananlar ve ekstra fiyat ile ilgili ayrımların yapıldığı yerdir. Örneğin, oda ücreti ile pansiyon ücretinin ayrı hesaplanması istendiğinde Tipi bölümünden Pansiyon seçilir. Döviz kuru, misafirin giriş günü veya program tarihine göre ayarlanabilir. Ayrıca bu ücreti kimin ödeyeceği veya hangi odanın folyosuna ekleneceği de seçilebilir.Kuruluş\Otel Ayarları Menü\Standart Ek Fiyatlar\Standart Paket Fiyatları bölümünden tanımlamaları yapılır.
5.Folyo Routing Komutu:
Folyoyu başka bir oda, bir kişi veya acenteye yönlendirmek için kullanılır.
6.Kredi Kartı Komutu:
Kredi kartı bilgileri girilir ve daha sonra bu bilgileri görmek için kullanılır. Şifrelenen bu bilgileri herkes göremez. Online rezervasyonlarda kullanılan kredi kartları da burada yer alır.
UYGULAMA 12: Rezervasyon Kartındaki Misafir sekmesi ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
Yeni bir Rezervasyon Kartı açınız.
Kendi adınıza Misafir Kartı oluşturunuz.
Bir HES kodunu sisteme giriniz.
Check-in notuna “Üç adet oda kartı oluşturulacak.” diye yazınız.
Rezervasyon Modu olarak “ödemenin tamamı yapılmış” seçeneğine tıklayınız.
Market Kodu olarak Individual seçeneğine tıklayınız.
Kaynak olarak Telefon seçeneğine tıklayınız.
Segment olarak Münferit seçeneğine tıklayınız.
Fiyatlandır Sekmesi:
Rezervasyon için günlük basılacak olan fiyatlar buradaki değerlerdir. Fiyatlandır sekmesinden rezervasyonun hangi kontrattan fiyatlandırılacağı ve hangi fiyatın kullanılacağı belirlenir.
Görsel 1.38’de yer alan Kontrat bölümünde “…” kısmından ONLINE fiyat kodu seçilir. Fiyat Tipi bölümünde ise İptal Edilebilir veya İptal Edilemez seçeneklerinden biri seçilir. Manuel İndirim alanında daha önce tanımlanmış indirimler seçilebilir. Rezervasyonun manuel fiyatlandırılması da yapılabilir. Bunun için Manuel işaretlenerek Manuel günlük fiyat alanına bir tutar yazılabilir. Fiyatlandır (Günlük Fiyatları Hesapla) komutuna tıklandığında fiyatlandırma aşağıda oluşacaktır. Fiyatın oluştuğu bölüme programda Resday denir (Görsel 1.38’deki turkuaz renkli bölüm). Harcama limiti kısmına yazılacak tutar, hatırlatma amacıyla kullanılmaktadır ancak misafir bu limiti geçebilir.
Satış Tarihi alanı, rezervasyonun gerçek satışının gerçekleştiği tarihtir. İndirim döneminin sonunda bir rezervasyon alınmış ve sisteme kaydedilmemiş olabilir. Bu durumda rezervasyon, indirimden faydalanamaz. Faydalanması isteniyorsa tarih değiştirilip erken rezervasyon yaptırılması gerekir. Böylece indirim yapılmış olacaktır. İndirimlerin tarihleri, buradaki satış tarihi açısından önemlidir.
Sabitle Fiyat sütunundaki onay kutusu tıklanırsa buradaki fiyatlar, herhangi bir güncelleme yapıldığında değişmeyecektir.
UYGULAMA: 13 Rezervasyon Kartı\Fiyatlandır sekmesi ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne kaydediniz.
Yeni bir Rezervasyon Kartı açınız.
Birinci bölümü doldurunuz.
Misafir sekmesine müdürünüzün adını yazınız.
Fiyatlandır sekmesine tıklayınız.
Kontrat bölümünden Online seçeneğine tıklayınız.
Manuel Fiyatı Aktif edip 300 yazınız.
Fiyat Tipini İptal Edilebilir olarak seçiniz.
Döviz olarak TRY seçeneğine tıklayınız.
Fiyatlandır (Günlük Fiyatları Hesapla) komutuna tıklayarak fiyatı oluşturunuz.
Fiyatın değişmemesi için Sabit Fiyat sütunundaki onay kutusuna tıklayınız.
Ön Folyo Sekmesi:
Konaklama gerçekleşmeden önce konaklama sonuna kadar oluşacak tüm konaklama bedelini gösterir. Konaklama masraflarının yanı sıra diğer bölümlerden ek masraflar da listelenebilir ve buradan takip edilebilir. Misafirin işlenmiş folyoları, Ön Folyo sekmesinde gösterilir.
Folyo Sekmesi:
Folyo sekmesi, misafirin harcama ve ödemelerinin girildiği alandır. Seçili olan rezervasyona ait tüm folyo işlemlerinin gösterildiği bir ekran açılır. İlk sekmede rezervasyon bilgileri yer almaktadır. Hepsi, Acente, Misafir, 1. Kişi-9. Kişi vs. sekmeleri bulunmaktadır. Bu ekran, oda ve ekstra harcamalar ile gerektiğinde odada konaklayan kişilerin hesaplarının birbirinden ayrılması için kullanılır. Bu konu, 2.1.1. Folyo İşlemleri başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Rezervasyon Listesindeki Eylemler Simgesi: Eylemler simgesi (Görsel 1.39), Rezervasyon Listelerinin üst araç çubuğundaki son komuttur. Bu simgeye tıklandığında ekranda tüm eylemlerin bulunduğu alan açılacaktır. Bir rezervasyonla ilgili tüm işlemlere bu ekrandan erişilebilir ve işlemler buradan gerçekleştirilebilir. Kullanıcı, bu işlemlerden birini gerçekleştirmek için istenen rezervasyon kaydını seçer ve ardından Eylemler simgesi altındaki seçeneklerden birine tıklar. Bu Eylemler komutuna ulaşmak için başka bir yöntem, istenen rezervasyonu seçmek ve fare ile sağ tıklamaktır. Kullanıcı, bu şekilde kendisine en uygun görünümü seçebilir (Http-7).
1.Check-In (Giriş işlemi)
Bir rezervasyonun Check-in yapılabilmesi için aşağıdaki şartların yerine getirilmiş olması gerekir:
Giriş gününün program tarihi ile aynı olması,
Rezervasyona bir oda numarası verilmiş olması ve
Odanın durumunun Temiz ya da Onaylandı olması gibi şartlar yerine getirilmelidir. Giriş işlemi yapılırken gelen uyarılar şunlardır: • “Giriş işlemi başarılı.”
“Rezervasyonun Check-In tarihi bugün değil.”
“….” No.lu oda temiz olmadığı için kullanılamaz.”
“Geliş notu eklendi.”
“Rezervasyona oda numarası verilmemiştir. Lütfen önce oda numarası veriniz!”
Giriş işlemi şu iki yolla yapılabilir:
Rezervasyon\Rezervasyon Listeleri\Rezervasyon sekmesi
Menüde Ara kısmana Rezervasyon Listesi yazılarak ulaşılır.
Giriş işlemini gerçekleştirmek için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:
Rezervasyon\Rezervasyon Listeleri komutuna tıklayınız.
Beklenen Gelişler sekmesine tıklayınız.
Oda numarası verilmiş Konuk seçeneğine tıklayınız.
Check-in komutuna tıklayınız.
“…. No.lu odaya Check-in yapmak istediğinize emin misiniz?” kutucuğundaki Evet komutuna
tıklayınız.
“Giriş işlemi başarılı.” kutucuğundaki OK komutuna tıklayınız.
“Oda kartı oluşturulacaktır, emin misiniz?” kutucuğundaki Evet komutuna tıklayınız.
Interface adı kısmından Oda Kartı seçeneğine tıklayınız (Hangi kart okuyucusundaki oda kartı
hazırlanacaksa o seçilir.).
Anahtar sayısını misafir sayısına göre yazınız.
Tamam komutuna tıklayınız.
Eğer grup rezervasyonu ayrı ayrı odalar için yapılmış ise istenen odalar Ctrl+farenin sol tuşu ile tek tek seçilir. Seçim üzerinden sağ tıklanır.
Check-in tıklanarak işlem tamamlanmış olur. Check-in işlemi yapıldıktan sonra Konaklayan Listesi ekranından Gerçekleşen Gelişler veya In House sekmeleri tıklanıp oda ve konuğun girişi kontrol edilir.
UYGULAMA 14: Check-in komutu ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
Farklı oda tipleri için 5 adet yeni rezervasyon (2 adet VIP1, 1 adet balayı, 2 adet de normal) oluşturunuz.
Rezervasyon\Rezervasyon Listesi\Rezervasyon sekmesinden 2 rezervasyonun Check-in işlemini gerçekleştiriniz.
Rezervasyon\Rezervasyon Listesi\Beklenen Gelişler sekmesinden 3 rezervasyonun Check-in işlemini gerçekleştiriniz.
Blokajı olmayan rezervasyonlara oda vermek için kullanılır. Bir odaya blokaj atılabilmesi için oda sayısının 1 olması gerekir. Blok rezervasyonlar için blokaj atılamaz. Boş Oda Listesinden Seç işlemi için aşağıdaki basamakları uygulayınız:
Rezervasyon\Rezervasyon Listesi komutuna tıklayınız.
Oda verilmemiş bir rezervasyon seçiniz.
Eylemler\Boş Oda Listesinden Seç komutuna tıklayınız.
Burada dikkat edilmesi gereken husus, rezervasyon alınırken oda tipinin doğru olmasıdır. Boş Oda Listesi açılıp Seç tıklandığında seçili odanın durumundaki Oda Tipi gelir. Seçilen oda tipinde müsait oda yoksa oda tipi değiştirilerek alternatif boş oda aranır.
Rezervasyon kaydı sırasında oda sayısı birden fazla girildiğinde bu odaların tek tek ayrılmasını sağlar. Böl işlemi için aşağıdaki basamakları uygulayınız:
Rezervasyon\Rezervasyon Listesi komutuna tıklayınız.
Bir rezervasyon kaydı açınız.
Oda sayısı 5 olacak şekilde rezervasyon kaydını tamamlayınız.
Yaptığınız 5 odalı Rezervasyonu seçiniz.
Eylemler bölümünden Kişi Sayısına Göre Böl komutuna tıklayınız.
“Bölme işleminden emin misiniz?” sorusuna cevap olarak Evet komutuna tıklayınız.
Kişi Sayısına Göre Böl ekranındaki Sng Oda 2, Dbl Oda 2 yazarak Tamam komutuna tıklayınız.
“İşlem Başarılı” kutucuğundaki OK komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.
UYGULAMA 15: Böl ve Boş Oda Listesinden Seç komutları ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
2-5-7 odalı 3 rezervasyon oluşturunuz.
3 rezervasyon için de aşağıdaki işlemleri yapınız:
2 odalı olan rezervasyonu bölünüz ve Boş Oda Listesi\Seç komutuyla oda veriniz.
5 odalı olan rezervasyonu 3’e bölünüz ve Boş Oda Listesi\Seç komutuyla oda veriniz.
7 odalı olan rezervasyonu 5’e bölünüz ve Boş Oda Listesi\Seç komutuyla oda veriniz.
Grup rezervasyonlarında konaklayacak kişilerin giriş çıkış tarih ya da hesaplarının ayrı tutulması istendiğinde kullanılır. Share ile Böl komutunun kullanılması için en az iki yetişkin sayısı girilmesi gerekir.
Share ile Böl için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:
5 odalı ikişer yetişkinden oluşan bir yeni bir Rezervasyon Kaydı yapınız.
Kaydı seçerek Eylemler komutundan Share İle Böl seçeneğine tıklayınız.
“Seçili rezervasyonda (6106874) bölme yapılacaktır. Emin misiniz?” kutucuğundaki Evet komutuna tıklayınız (6106874 numaralı rezervasyon IDdir. Her rezervasyonun farklı bir numarası
vardır.).
Share ile Böl kutucuğu gelince bölünecek oda sayısına 1 yazıp Tamam komutuna tıklayınız.
“İşlem başarıyla tamamlanmıştır.” kutucuğundaki OK komutuna tıklayınız (Böylece ekrana iki rezervasyon daha gelmiş olacaktır. Toplamda 3 rezervasyon olacaktır. Misafir adı, NO NAME/NO NAME ODA şeklinde olur.).
Yeni oluşturulan rezervasyonda Oda Ver komutu tıklandığında bir oda 101, diğeri ise 101S şeklinde oluşacak ve iki kişinin folyoları ise ayrılmış olacaktır (Görsel 1.40). Bu, Rezervasyon Listesi\Hepsi sekmesindeki sütunlarda Share No bölümünden kontrol edilir.
UYGULAMA: 16 Share ile Böl komutu ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
Yetişkin kişi sayısı 3 olan 8 odalı bir rezervasyon kaydı oluşturunuz. Bu rezervasyon kaydı için
Share ile Böl komutuna tıklayınız ve bölünecek oda sayısına 1 yazınız. Böldüğünüz odaya Blokaj yapınız.
Yetişkin kişi sayısı 2 olan 8 odalı bir rezervasyon kaydı oluşturunuz. Bu rezervasyon kaydı için
Share ile Böl komutuna tıklayınız ve bölünecek oda sayısına 2 yazınız. Böldüğünüz odaya Blokaj yapınız.
Mevcut bulunan rezervasyonlara da Share kayıt eklemek istendiğinde kullanılır. İşlemden sonra her iki rezervasyon kartında da aynı Share No. yazmaktadır. Böylece bir odada iki farklı folyo oluşturulmuş olacaktır.
Share Rezervasyon Oluşturma için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:
1. Mevcut oda numarası verilmiş bir rezervasyonu seçiniz.
2. Eylemler\Share Rezervasyon Oluştur komutuna tıklayınız.
3. “Share rezervasyon oluşturulacaktır. Emin misiniz?” kutucuğundaki Evet komutuna tıklayınız.
4. Share Rez. Oluştur kutucuğunda “Share kişi sayısını yazınız” kısmına 2 rakamı yazılı olarak gelir. Tamam komutuna tıklayınız.
5. “Share rezervasyon oluşturulmuştur.” kutucuğundaki OK komutuna tıklayınız.
Böylece Share Rezervasyon olan odanın yanında “S” harfi (örneğin, 101S şeklinde) oluşacak ve Share yapıldığı anlaşılacaktır (Görsel 1.41). Buradaki önemli nokta, yeni giriş yapan kişinin giriş tarihi kaydının odanın ilk oluşturulduğu tarih değil; share yapılan tarih olmasıdır.
Share Rezervasyon Oluştur komutu ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
Yeni bir rezervasyon oluşturunuz. Bu rezervasyona Oda Blokajı yapınız. Oda blokajlı olan rezervasyon için üç kişilik Share uygulanmış oda oluşturunuz.
Yeni bir rezervasyon oluşturunuz. Bu rezervasyona Oda Blokajı yapınız. Oda blokajlı olan rezervasyon için 2 kişilik Share oda oluşturunuz.
İki adet ayrı rezervasyonun bir odada birleştirilmesi için kullanılır. Tek odada iki farklı folyo oluşturulur. Share Olarak Bağla işlemi için aşağıdaki basamakları uygulayınız:
Birleştirilmek istenen iki rezervasyon kaydının seçilmesi için klavyeden Ctrl+farenin sol tuşu
ile birinci ve ikinci rezervasyona sırayla tıklayınız.
Eylemler komutuna tıklayıp Share Olarak Bağla komutuna tıklayınız.
“Share olarak birleşsin mi?” kutucuğundaki Evet komutuna tıklayınız.
Blokaj yapmak için Share Olarak Bağla olan odalardan biri seçilir, Eylemler\Oda Ver komutu tıklanınca her iki rezervasyona da aynı oda numarası verilir. Birinin oda numarasının yanına “S” harfi gelir
(Görsel 1.42).
UYGULAMA 18: Share Olarak Bağla komutu ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
4 adet yeni Rezervasyon oluşturunuz.
4 odaya Blokaj yapınız.
Seçme işlemi için Shift+Yön tuşlarını kullanarak ilk rezervasyon ile son rezervasyon komutuna
tıklayınız.
Share Olarak Bağla komutunu kullanarak rezervasyonları birleştiriniz.
Rezervasyonların yeni odalarını kontrol ediniz.
Misafirin çeşitli nedenlerden (odanın hazır olmaması, otel dolu olduğunda misafirin beklemesi gerektiği vb. durumlar) dolayı giriş işleminin bekletilmesi gerekiyorsa Kuyruğa Al işlemi yapılır. Kuyruğa Al işlemi için aşağıdaki basamakları uygulayınız:
Beklenen Gelişler sekmesinde kuyruğa alınacak rezervasyonu seçiniz.
Eylemler komutuna tıklayınız.
Kuyruğa Al komutana tıklayınız.
Check-in tarihi, kuyruğa alındığında otomatik olarak renk (mor) değiştirmektedir ve Q Saati bilgisi ekrana gelmektedir (Görsel 1.43). Böylelikle Kuyruğa Al komutunun saat kaçta verildiği, Rezervasyon Listesi ekranında görüntülenebilmektedir. Rack ekranında misafirin beklediği bilgisi görülebilir.
Görsel 1.44’deki ekran, Kat Hizmetleri menüsü HK Oda Listesi alt menüsündeki Q Oda sekmesinde de gözükecektir.
Kuyruğa alma işlemi, kuyruğa alınan rezervasyonun nedenleri ortadan kalktığında ilgili rezervasyon seçilip Eylemler\Kuyruk İptali komutuyla düzeltilebilir.
UYGULAMA 19: Kuyruğa Al ve Kuyruk İptali komutları ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
Bugün girişli bir Rezervasyon Kaydı oluşturunuz.
Bu rezervasyona bir oda veriniz.
Hızlı Erişim Araç Çubuğundan Room Rack komutuna ve bu oda için Kirli seçeneğine tıklayınız.
Misafir tesise gelmiş ancak oda henüz temizlenmemişse misafiri kuyruğa alınız.
Room Rack ekranından odayı kontrol ediniz ve Temiz olarak tıklayınız.
Kuyruğa aldığınız misafirin odası temizlendiği için Kuyruk İptalini sağlayınız.
Misafirin Check-in işlemini gerçekleştiriniz.
Misafirin bir istek veya şikâyeti varsa bu kısımdan hızlıca sisteme girilmesi sağlanır. Misafirin istek ve şikâyetleri olduğunda bunları rezervasyon kartında da görmek mümkündür.
Bu konu, 1.3.1.1. Konaklayan Listesi başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Farklı döviz cinslerinin farklı kur tarihlerindeki fiyatlarını bulmak için kullanılır. Bunun için Eylemler\Kur Hesapla komutu verilir. İstenilen döviz cinsi tutarı girilir ve daha önce sistem üzerinden ayarlanan döviz tanımlarına göre hepsinin karşılığını gösterir. Örneğin, 100 euro yazıldığında diğer kurların karşılığı ekrana gelir.
Bu konu, 2.1.1.16. Kur Hesapla başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
UYGULAMA 20: Kur Hesaplama komutu ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
Rezervasyon alınırken misafiriniz, 255 Azerbaycan
manatının TL olarak karşılığını sormuştur. Bu durumda dövizin TL olarak karşılığını hesaplayınız.
Rezervasyon alınırken misafiriniz, ₺300’nin dolar
olarak karşılığını sormuştur. Bu durumda TL’nin dolar
olarak karşılığını hesaplayınız.
Birden fazla rezervasyon üzerinde topluca değişiklik (Check-in/out tarihleri, giriş/çıkış saati, oda tipi, geliş notu, pansiyon tipi, market, segment, kaynak, acente vb.) yapılması için kullanılır.
Toplu güncelleme yapmak için (Görsel 1.45) aşağıdaki basamakları uygulayınız:
Ctrl+farenin sol tuşu ile 3 rezervasyon seçiniz.
Eylemler komutundan Toplu Güncelleme komutuna
tıklayınız.
Check-in ve Check-out tarihlerini değiştiriniz.
Tamam komutuna tıklayınız.
“Toplu güncelleme başarı ile tamamlandı.” kutucuğundaki OK komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.
UYGULAMA 21: Toplu Güncelleme komutu ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
Rezervasyon Listesi ekranından 5 oda için bir adet rezervasyon kaydı oluşturunuz. Bu rezervasyon için aşağıdaki işlemleri uygulayınız:
Böl komutu ile odayı 4’e bölünüz.
Beklenen Gelişler sekmesine tıklayınız.
5 odayı Shift tuşu kullanarak seçiniz.
Eylemler\Toplu Güncelleme komutuna tıklayınız.
Check-out tarihini, pansiyon tipini ve acentesini değiştiriniz.
2.Rezervasyon Listesi ekranındaki sıralı olmayan rezervasyonlardan 3 adedini seçiniz.
Eylemler\Toplu Güncelleme komutuna tıklayınız.
Uyruk bölümünü değiştiriniz.
Laundry, anahtar, oda kartı gibi depozit ile ilgili işlemler için kullanılır. Ön Kasa\Depozit İşlemleri tıklanarak yapılan Depozit İşlemleri hem tanımlanır hem de listelenebilir.
Bu konu, 2.1.2.8. Depozit İşlemleri başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Bu konu, 1.3.1.1. Konaklayan Listesi başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Programı aynı anda birden çok kişi kullanabilmektedir. Folyo işlemleri sırasında aynı işlemin bir daha yapılmaması için güncellenmesi gerekir. Eylemler komutundan ilgili odanın folyosu güncellenebilir.
Seçili olan rezervasyon veya rezervasyonların iptal edilmesi için kullanılır. Silme işlemi için aşağıdaki basamakları uygulayınız:
Silinecek rezervasyon veya rezervasyonları seçiniz.
Eylemler komutuna tıklayınız.
Rezervasyon İptali komutuna tıklayınız.
“Seçili olan rezervasyonlar iptal edilecektir. Emin misiniz (5604887)?” kutucuğundaki Evet komutuna tıklayınız (5604887 numarası, rezervasyonun ID numarasıdır. Otomatik olarak sistem
tarafından oluşturulur.).
Rezervasyon İptali kutucuğundaki varsayılan iptal sebeplerinden birini seçiniz (Kuruluş\Otel
Ayarları Menü\Rezervasyon Tanımları\İptal Sebebi Tanımları ekranından yapılır.).
Manuel İptal Sebebi satırına yazılmak istenen bir şey varsa yazınız. Tamam komutuna tıklayınız.
“İptal işlemi yapıldı.” kutucuğundaki OK tuşuna tıklayarak işlemi bitiriniz.
UYGULAMA 22: Rezervasyon İptali komutu ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
Rezervasyon Listesi ekranından 5 rezervasyon seçiniz.
Eylemler komutundan Rezervasyon İptali komutu ile bu rezervasyonları siliniz. İptal nedenini
Acente İptali olarak belirtiniz.
Rezervasyon\Diğer Rezervasyon Listeleri\İptal Listesi komutuna tıklayarak iptal etmiş olduğunuz rezervasyonları görüntüleyiniz.
Rezervasyon Listesi ekranından geri gönderdiğiniz rezervasyonları görüntüleyiniz
Rezervasyonun herhangi bir sebepten bekleme listesine alınması gerektiğinde kullanılır. Bekleme Listesine Geri Al işlemi için aşağıdaki basamakları uygulayınız:
Rezervasyon seçildikten sonra Eylemler komutuna ve ardından tıklayıp Bekleme Listesine
Geri Al komutuna tıklayınız.
“Seçili olan rezervasyonlar bekleme listesine alınacaktır. Emin misiniz? (5611791)” kutucuğundaki Evet komutuna tıklayınız.
“İşlem başarıyla tamamlanmıştır.” kutucuğundaki OK komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.Bekleyen rezervasyonları listelemek için Rezervasyon\Diğer Rezervasyon Listeleri\Bekleyen Listesi komutuna tıklanır.
Belirlenen rezervasyon tarihinde gelmeyen ve acente anlaşmalarında belirlenen tarihe kadar iptal edilmeyen rezervasyonlara No Show uygulanır. No Show uygulanan kayıtlardan konaklama yapmamalarına rağmen acente anlaşmalarında belirlenen miktarlarda ücret talep edilir.
Rezervasyonu No Show sekmesine göndermek için şu işlemleri yapınız:
Rezervasyonu seçtikten sonra Eylemler komutuna tıklayınız.
NoShow komutuna tıklayınız.
“{7299227} numaralı rezervasyon NoShow listesine gönderilecektir. Emin misiniz?” kutucuğundaki OK komutuna tıklayınız.
“İşlem başarıyla tamamlanmıştır” kutucuğundaki OK komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.
NoShow listesine ulaşmak için Rezervasyon\Diğer Rezervasyon Listeleri\NoShow Listesine tıklayınız.
Rezervasyonu tamamen silmek, bu sistemde mümkün değildir. Sadece Rezervasyon Listesi ekranından silinmektedir. Böylece analizlerde görünmesi engellenmiş olmaktadır. Önbüro Kontrol Paneli\Hepsi + İptal sekmesinde veya Rezervasyon Diğer Rezervasyon Listeleri\İptal komutu ile listelenir. Silinen rezervasyona hiçbir işlem yapılamaz.
Rezervasyonu silmek için şu işlemleri uygulayınız:
Rezervasyon seçildikten sonra Eylemlerden Rezervasyon Sil komutuna tıklayınız.
“{7284385} numaralı rezervasyon silinecektir. Emin misiniz?” kutucuğundaki OK komutuna
tıklayınız.
“Başarı ile silindi” kutucuğundaki OK komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.
Seçili olan rezervasyonun Oda Blokajı varsa bu blokajın kaldırılmasını sağlayan işlemdir.
UYGULAMA 23: Oda No Temizle komutu ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
Rezervasyon Listesi ekranından 5 rezervasyon seçiniz.
Eylemlerden Oda Ver seçeneğine tıklayıp oda blokajlarını yapınız.
Oda blokajlı 3 odayı Ctrl+farenin sol tuşu ile seçiniz.
Eylemler komutundan blokajları kaldırmak için Oda No Temizle komutuna tıklayınız.
Bir oda tipinin belirli tarihler arasında müsaitliğini kontrol etmek için kullanılır. Oda Tipi müsaitlik için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:
Eylemler menüsünden Oda Tipi Müsaitlik komutuna tıklayınız.
Tarih aralığını seçiniz.
Oda Tipi seçiniz.
Raporla komutuna tıklayınız.
Seçili olan rezervasyonun konaklama veya ekstralarının Posting (Ekleme) işlemi olurken belirlenen bir folyoya yönlendirilmesi için kullanılır. Kısaca, hesabı hesap sahibi yerine başkasının ödemesi durumudur. Sadece bir oda için yapılabilir.
510 No.lu odanın tüm folyosu, 310 No.lu Ben Densin adlı misafirin folyosuna yönlendirilecektir. Folyo Yönlendirme için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:
510 No.lu odayı seçiniz.
Eylemler komutuna tıklayınız.
Folyo Routing komutuna tıklayınız.
“+” Ekle komutuna tıklayınız.
Tarih bölümünü boş bırakınız (Tarih bölümüne herhangi bir tarih girişi yapılırsa o tarihler
arasında yönlendirme yapılacaktır.).
Departman bölümünü boş bırakınız (Departman bölümüne veri girişi yapılırsa ilgili departman için yönlendirme yapılacaktır.).
Detaylar bölümünden Yönlendirilecek Hesap kısmına tıklayarak 310 No.lu odayı seçiniz (Oda
listede gelmiyorsa oda numarası için 310 yazınız.).
Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.
İşlemin kontrolü için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:
İki odanın Check-in işlemini yapınız (Check-in işleminden sonra Folyo Routing işlemi gerçekleşmektedir.).
Konaklayan Listesi komutuna tıklayınız.
Gerçekleşen Gelişler sekmesine tıklayınız.
510 No.lu hesaba Eylemler komutundan Harcama Gir komutuna tıklayınız.
Departman seçiniz.
TRY Tutar kısmına 200 yazınız.
Evrak No (Adisyon No) yazınız.
Açıklamaya Folyo Routing yazınız.
Kaydet komutuna tıklayınız.
310 No.lu odaya çift tıklayınız.
Folyo İşlemleri komutuna tıklayınız.
₺200 harcamayı bulunuz.
Bu rezervasyonun yönlendirildiği bilgisi de yine Rezervasyon Listesi üzerinden takip edilebilir ya da ana folyo olan hesabın rezervasyon kartına girip Folyo sekmesine tıklanıp Misafirler sekmesindeki Folyo Routing tıklanarak işlemin kontrolü sağlanabilir (Görsel 1.47).
UYGULAMA 24: Folyo Routing komutu ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
101 ve 102 oda numaralı iki yeni rezervasyon oluşturunuz. 101 No.lu odanın tüm folyosunu
102 No.lu oda ödeyecektir. Buna göre Folyo Routing işlemini gerçekleştiriniz.
201 ve 202 oda numaralı iki yeni rezervasyon oluşturunuz. 201 No.lu odanın sadece ekstralarını 202 No.lu oda ödeyecektir. Buna göre Folyo Routing işlemini gerçekleştiriniz.
Seçili olan birden çok rezervasyonun sadece konaklamasının Posting (Ekleme) işlemi yapılırken belirlenen bir folyoya yönlendirilmesi için kullanılır. Bir önceki Folyo Routingten farkı, sadece konaklamanın aktarılmasıdır.
Toplu Konaklama Yönlendirme için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:
Üç odanın rezervasyonunu yapınız.
Eylemler komutunun ardından Oda Ver komutuna tıklayınız.
Oda numarası verilmiş iki odayı seçiniz.
Eylemler komutunun ardından Toplu Konaklama Yönlendirme komutuna tıklayınız.
Yönlendirilecek Rezervasyon bölümüne seçili olmayan üçüncü odanın oda numarasını yazıp
gelen odayı seçiniz (Görsel 1.48).
Tamam komutuna tıklayınız.
UYGULAMA 25: Toplu Konaklama Yönlendirme komutu ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
301 ve 302 oda numaralı iki yeni rezervasyon oluşturunuz. 301 No.lu odanın sadece konaklama ücretini 302 No.lu oda ödeyecektir. Buna göre Toplu Konaklama Yönlendirme işlemini
gerçekleştiriniz.
204 ve 205 oda numaralı iki yeni rezervasyon oluşturunuz. 204 No.lu odanın sadece konaklama ücretini 205 No.lu oda ödeyecektir. Buna göre Toplu Konaklama Yönlendirme işlemini gerçekleştiriniz.
Acenteler, grup rezervasyonlarında konaklama ücretini, misafir ise kendi ekstrasını öder. Bu durumda acenteye folyodaki oda ücretinin toplu folyo yönlendirmesi yapılabilir. Folyo Routing ve Toplu Konaklama Yönlendirme ekranından birden fazla odaya konuğun hem konaklaması hem de ekstraları için aynı anda farklı folyo yönlendirme işlemi yapılabilir. X acentesi için 4 oda rezervasyonu olduğu varsayılırsa bir odaya grubun tüm konaklama ücretinin basılması için kullanılır.
Toplu Folyo Yönlendirme için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:
Aynı acenteye ait standart 4 oda rezervasyonu yapınız (Ana folyo oluşturan öğrencinin okul
numarası ve adı olabilir, diğerlerinin adını siz belirleyiniz.).
Dört odayı seçiniz.
Eylemler komutuna tıklayınız.
Oda Ver komutuna tıklayınız (Böylece 4 odaya blokaj yapılmış olur.).
3 odayı Ctrl+farenin sol tuşu ile tek tek seçiniz (Görsel 1.49).
6.Eylemler menüsünden Toplu Folyo Yönlendirme komutuna tıklayınız.
7.Yönlendirilecek Oda No bölümünde ana folyo isimli odayı (202) seçiniz [Oda numarasının verilip verilmediği rezervasyon ID (numarası) ile belli olur.].
8.Yönlendirilecek Hesap bölümünde Acente seçeneğine tıklayınız [Buradaki oda ücreti, konaklama ücreti faturalandığında alınacaktır. Acente seçilmezse tüm harcamalar bu odaya yönlendirilmiş olur (Görsel 1.50).].
9.Kaydet komutuna tıklayınız.
10.Toplu Folyo Yönlendir kutucuğundaki Kapat komutuna tıklayınız (Bilgisayar ekranına Görsel 1.51 ekranı gelecektir.).
Kontrol işlemi için aşağıdaki basamakları uygulayınız:
Tüm odaların Check-in işlemini yapınız.
Konaklayan Listesine giriniz.
204 No.lu odayı seçiniz.
Eylemler komutundan Tüm Konaklamayı Bas komutuna tıklayınız.
205 No.lu oda için de aynı işlemi yapınız.
202 No.lu odanın Rezervasyon Kartına giriniz.
Folyo sekmesine tıklayınız.
Konaklama Ücreti ekrana yansımış olacaktır [Sistemden kaynaklı olarak işleme geç gelebilir (Görsel 1.52).].
Bu rezervasyonun yönlendirildiği bilgisi de yine Rezervasyon Listesi üzerinden takip edilebilir ya da 203 No.lu odanın rezervasyon kartına girip Misafirler sekmesindeki Folyo Routing tıklanarak işlemin kontrolü sağlanabilir.
Önbüro Kontrol Panelinde bulunan Beklenen Çıkışlar sekmesinden Görsel 1.53’teki gibi bir ekran görünecektir. 202 No.lu oda ana folyo olduğundan toplam oda fiyatı, G. Bakiye sütununda yer almaktadır.
UYGULAMA 26: Toplu Folyo Yönlendirme komutu ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
103, 104 ve 105 oda numaralı üç yeni rezervasyon oluşturunuz. 103 ve 104 No.lu odaların tüm folyosunu 105 No.lu oda ödeyecektir. Buna göre Toplu Folyo Yönlendirme işlemini gerçekleştiriniz.
203, 204 ve 205 oda numaralı üç yeni rezervasyon oluşturunuz. 203 ve 204 No.lu odaların sadece ekstralarını 205 No.lu oda ödeyecektir. Buna göre Toplu Folyo Yönlendirme işlemini gerçekleştiriniz.
Misafirin tesise geliş veya tesisten ayrılış transferi ile tur transfer ve araçlarının planlanması için kullanılır. Bir oda seçilir ancak bu seçim, o oda için transfer rezervasyonu eklemek için değil; sistem gereği işlemi yapabilmek içindir.
Transfer Rezervasyon işlemi için aşağıdaki basamakları uygulayınız.
Rezervasyon sekmesinden bir oda seçiniz.
Eylemler komutuna tıklayınız.
Transfer Rezervasyon komutuna tıklayınız.
Transfer Rezervasyon ekranında “+” işareti ile yeni bir Transfer Rezervasyon açınız.
Transfer\Uçuş Bilgileri sütunundan Transfer Türü olarak Geliş seçiniz (Transfer; geliş, ayrılış ya da havaalanı dışında bir tur transferi olabilir. Bunlardan birini seçiniz. “…” olan kısımlarda kendi tanımlamanızı yapabilirsiniz.).
Transfer Tarihini seçiniz.
Uçuş ile ilgili bilgileri giriniz.
Rota olarak Otel seçeneğine tıklayınız (Rota; Otel, Havaalanı veya Tur olabilir.).
Fiyat Bilgileri sütunundan transferi kullanacak kişi sayısını yazınız.
Toplam Fiyatı yazınız.
Araç Bilgisi sütunundaki bilgileri giriniz.
Rezervasyon Bilgi bölümündeki Kontak Adı kısmına transferi kullanacak kişinin ismini yazınız (Grup ise grup liderinin adını yazınız.).
Açıklama kısmını boş bırakınız (Transfer ile ilgili bir konu varsa o yazılır, bir konu yoksa boş bırakılabilir.).
Alt kısımdaki “+” işaretine tıklayınız. İlgili odayı seçiniz (Transfer birden fazla rezervasyon için geçerli ise başka rezervasyonların da buradan eklenmesi gerekir.).
Kapatmadan Kaydet komutuna tıklayınız.
Otel Transfer ekranındaki Eylemler\Folyoya İşle komutuna tıklayarak “Transfer geliri folyoya işlenecektir.” kutucuğundaki Evet komutuna tıklayınız [Yukarıdaki fiyatın rezervasyon folyosuna eklenmesi sağlanır. Charge (Ekleme) ederken Departman ve Gelir Grupları\Varsayılan Otel Ayarları\Transfer Departman ve Gelir Grubu Tanımlamaları içerisinde yapılabilir.].
Kaydet komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.
Misafirin Rezervasyon Kartındaki Ön Folyosundan transfer rezervasyonu kontrol edilebilir. Aynı zamanda ana menüdeki Otel Transfer Listesi ekranından da yapılan işlemler görüntülenebilir (Görsel 1.54).
UYGULAMA 27: Transfer Rezervasyonu komutu ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
3 rezervasyon için Transfer Rezervasyonu oluşturunuz.
Rezervasyonun kontrolünü sağlamak için Rezervasyon\Otel Transfer Listesi ekranından ilgili odaları listeleyiniz.
Tanımlanan paketlere buradan ulaşılabilir. Örneğin; Board fiyatları, daha önce tanımlandığından burada gösterilir. Kiralananlar da buradan yapılabilir. “+” Ekle komutuna tıklanarak tanımlama yapılabilir. Bu konu, 1.1.2.4. Standart Fiyatlar başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Oda kart işlemlerinin yapıldığı menüdür. Oda kartı hazırlama, okuma, silme vb. işlemleri burada yapılmaktadır. Özellikle grup rezervasyonlarında grup gelmeden önce oda kartları hazırlanır.
Oda kartı işlemleri komutunun çalışabilmesi için kartın sisteme entegrasyonunun ve cihaz tanımlarının yapılması gerekir.Oda Kartı İşlemleri için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:
Oda numarası verilmiş rezervasyonu seçiniz.
Eylemler komutuna ardından da Oda Kartı İşlemleri komutuna tıklayınız.
Arayüz kısmından Rez. Oda Kartı seçeneğine tıklayınız.
Anahtar Sayısı için bir rakam yazınız.
Kartı Yaz komutuna tıklayarak kartı oluşturunuz.
Kart okuyucudan kartı alınız.
Oda Kartı İşlemleri ekranında (Görsel 1.55) aşağıdaki işlemler bulunur:
Rezervasyon Kartı: Rezervasyon kartı ekranını açar.
Check-Out: Misafirin otelden ayrılırken kartı alınır. Kart okutulup Check-out tıklanınca odanın çıkış işlemlerinin yapılması sağlanır.
Kartı Sil: Kartın içindeki bilgilerin silinmesini sağlar.
Kartı Oku: Misafir, oda numarasını hatırlamadığında ya da bir oda kartı bulunduğunda hangi odaya ait olduğunun anlaşılması ve kartın okutulmasında kullanılır.
.
UYGULAMA 28: Oda Kartı İşlemleri komutu ile ilgili aşağıdaki uygulamayı yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne kaydediniz.
5 adet yeni rezervasyon kaydı yapınız.
Oluşturmuş olduğunuz rezervasyonlar için oda kartı oluşturunuz.
Grup Folyosu ekranının gösterilmesi için önce grup rezervasyonunun yapılmış olması ve bir satış projesine bağlanmış olması gerekir. Grup rezervasyonu olan oda seçilip Eylemler\Grup folyosu tıklandığında gruba ait folyo ekrana gelir.
Misafire online olarak Görsel 1.56’daki konular için link açılması sağlanır. Böylece mail order veya geri ödeme riski kalmaz. Misafir de kredi kartı bilgilerini listede paylaşmak zorunda kalmaz.
Online Misafir İşlemleri için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:
Rezervasyon Listesinde olan bir kaydı seçiniz.
İlgili odayı seçip Eylemler menüsünden Online Misafir İşlemleri komutuna tıklayınız.
Misafirin telefon numarasını (Daha önce kayıt yapılmışsa ekrana gelir.) yazıp SMS ile Link
Yolla komutuna tıklayınız [(Görsel 1.56) Misafir, ödeyeceği miktarı görüp kendisine açılan sayfadan ödeme yapabilir.].
Folyoyu açmadan seçilen odaya ödeme girilebilir. Misafirin acente ya da ekstra balansına herhangi bir ödeme miktarı, tanımlı departmanlardan yapılabilir. Bu konu, 2.1.1.2. Ödeme başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
İlgili rezervasyon için fatura kesileceğinde kullanılır. Bu konu, 2.1.1.7. Fatura Kes başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Posttan (tüm departmanlar) ve SPAdan gelen harcamaların seçili misafir folyosuna eklenmemesi (Charge etmemek) için folyonun kilitlenmesini sağlar.
Yanlışlıkla bir kilitleme işlemi yapıldığında ya da misafirin harcama limiti tekrar sağlandığında Folyo Kilidini Aç komutu ile kilitleme işlemi kaldırılır.
Acentelerin kontratları, belgegeçerden gelenleri, konaklama belgelerini ve voucherları taratılarak rezervasyon kartına yüklenebilir. Seçili olan rezervasyona .xls- .docx ve jpeg formatında bir doküman eklemek (Attachment) için kullanılır. Konaklama belgesi, misafire imzalatıldıktan sonra buraya eklenebilir. Rezervasyon Listesi ekranındaki Ek sütununda kaç dosya eklendiği yeşil renkle görülebilmektedir (Görsel 1.57).
UYGULAMA 29: Taranmış Dokümanlar menüsü ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
Yeni bir rezervasyon oluşturunuz.
Acenteden gelen voucherı taratarak oda Rezervasyon Kartına yükleyiniz.
Bu komut, kontratta herhangi bir değişiklik yapıldıysa veya fiyatlar yeniden oluşturulmak istendiyse kullanılabilir. Seçili olan rezervasyonların fiyatlandırma ekranına girmeden yeniden oluşturulmasını sağlar.
Bir grup konaklaması ya da birden fazla odaya oda numaralarının sistem tarafından sıradan verilmesi istendiğinde kullanılır. Üst kata ve sağdan sola doğru boş/müsait olan odaların atanması sağlanır.
UYGULAMA 30: Oda Ver komutu ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
5 adet yeni rezervasyon oluşturunuz.
Oluşturduğunuz rezervasyonlara Oda Ver komutu kullanarak blokaj işlemini yapınız.
Bir banket organizasyonu, havuz, günlük kullanım (Day Use) vb. otel faaliyetlerinden faydalanmak için bir Sanal Folyo oluşturulur. Bir oda seçmeden Sanal Folyo oluşturmak için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:
Önbüro Kontrol Panelindeki Rezervasyon sekmesindeki Sanal Folyo komutuna tıklayınız.
İşlem yapma tarihi, Check-in ve Check-out olarak hemen oluşur.
Misafirin ismini yazınız.
Check-in/out mesajı varsa ilgili kısma yazınız.
Durum bölümünden Rezervasyon seçiniz. (Bu bölümdeki seçeneklerden hangisi seçilirse o sekmeye sanal folya kayıt olacaktır.)
Kaydet komutuna tıklayınız.
Konaklama Listesi ekranındaki Konaklayanlar ve Hepsi sekmesinde T566874 şeklinde “T” ile başlayan bir oda numarası program tarafından oluşturur. İlgili satır üzerinde imleç bekletildiğinde giriş ve çıkış mesajı, yazıldıysa küçük bir kutucukta gösterilir.
UYGULAMA 31: Sanal Folyo komutu ile ilgili aşağıdaki uygulamayı yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.
Rezervasyon\Rezervasyon Listesi komutuna tıklayınız veya Önbüro Kontrol Paneli ekranını açınız.
Eylemler menüsünden Sanal Folyo komutuna tıklayınız.
Misafir ismi olarak kendi adınızı yazınız.
Giriş mesajı olarak “Misafir havuzu kullanacaktır.” yazınız.
Kaydet komutuna tıklayarak işlemi sonlandırınız.
Sanal Folyo numarasını buraya (……………….) yazınız.
Sanal Folyolu olan odayı seçiniz.
Eylemler komutuna tıklayınız.
Check-in komutuna tıklayınız.
Gelen mesajı arkadaşınıza okuyunuz.
Konaklayanlar sekmesi girerek odayı kontrol ediniz.
Bu konu, 1.3.1.1. Konaklayan Listesi başlığında ayrıntılı olarak açıklanmıştır.
Otel paket programı, aynı anda birden çok bilgisayardan işlem yapılırken misafirin ödeme yapacağı zaman bütün folyo işlemlerini güncellemek için kullanılır.
Otele gelen misafirin odasına çıkması için zaman kaybetmeden oda kartlarının hazırlanması gerekir.
Oda Anahtarı Oluştur işlemi için aşağıdaki basamakları uygulayınız:
Rezervasyon\Rezervasyon Listesi komutuna tıklayınız.
Beklenen Gelişler sekmesine tıklayınız.
Eylemler\Oda Anahtarı Oluştur komutuna tıklayınız.
“Oda kartı oluşturulacaktır, emin misiniz?” kutucuğundaki Evet komutuna tıklayınız.
Arayüz kısmından Rez. Oda kartını seçiniz.
Anahtar Sayısı için 2 yazınız.
Tamam komutuna tıklayıp işlemi tamamlayınız.
Daha önce oluşturulmuş oda anahtarının silinmesi için kullanılır. Oda kartı, kart okuyucuya yerleştirilir. Eylemlerden Kartı Sil komutuna tıklanır. Kaydet tıklanarak kartın silinmesi sağlanır.
Akıllı telefonlara kapı şifresinin gönderilmesi için kullanılmaktadır.
Seçili olan oda için oda anahtarı tanımlanabilir. Öncelikle kapı kilit programının kurulup otel paket programı ile entegrasyonunun yapılmış olması gerekir. Bu kitapta yapılan uygulamalarda entegrasyon yapılmamıştır.
43.Periyodik Rezervasyon Oluşturma
Var olan bir rezervasyondan belirli aralıklarda otomatik olarak rezervasyon oluşturulmasını sağlar. Rezervasyon seçilir, Eylemler komutuna tıklanır. Periyodik Rezervasyon Oluşturma komutuna tıklanır, istenilen gün aralığı ve sayısında rezervasyon çoğaltılır. Örneğin; periyodik gün sayısı bölümüne 10, eklenecek rezervasyon sayısına 5 gün yazılır. Böylece 5 defa gelecek ve 1 gün kalacak olan bir kişiye ait 5 rezervasyon, tek işlem ile oluşturulmuş olur.
Last updated
