3.14. Görev Yönetimi HK (Task Management HK)

3.1.14. Görev Yönetimi HK (Task Management HK)

Başka departmanlar tarafından HK (Kat Hizmetleri) için oluşturulan görevler ve HK departmanı tarafından hem kendi bölümü hem de başka bölüm için oluşturulan işleringörüntülendiği ekrandır (Görsel 3.27). Ekranda yer alan filtreler aracılığıyla istenen görevlerin listelenmesi sağlanır. Görev Yönetimi ekranına Kat Hizmetleri menüsünde yer alan Görev Yönetimi HK alt menüsü veya hızlı erişim araç çubuğunda bulunan İşler komutundan girilebilir.

HK departmanı ile ilgili o günkü tüm görevleri listelemek için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kat Hizmetleri menüsüne tıklayınız.

2. Görev Yönetimi HK alt menüsüne tıklayınız.

3. Periyot alanından Bugün seçeneğini işaretleyiniz.

4. Durum alanından Hepsi seçeneğini işaretleyiniz.

5. Kime Ait alanından Hepsi seçeneğini işaretleyiniz.

6. Sıralama alanından Yeniden Eskiye seçeneğini işaretleyiniz ve raporlayınız.

Listelenen işler seçilerek İşlemde, İptal Edildi, Tamamlandı, Periyodik Görev Oluşturun ve Rezervasyonla Otomatik Görev Oluştur eylemleri yapılabilir (Görsel 3.28).

Bir İş Kaydı oluşturmak için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kat Hizmetleri menüsüne tıklayınız.

2. Yeni İş alt menüsüne tıklayarak İş Kaydı ekranını açınız (Görev Yönetimi HK alt menüsüne tıklayıp ardından + Ekle komutuna tıklayarak da yeni bir iş eklenebilir.).

3. Oluşturulacak görev çeşidini İş kısmındaki daha önce tanımlanan görevler arasından seçiniz

   (Önceden tanımlanmamışsa aynı kısımdaki “…” işareti olan yere tıklanarak tanımlama ekranına gidilir. Burada görev tanımlanır.)(Görsel 3.29).

4. Seçilen görev, hangi departmana tanımlanmışsa otomatik olarak Departman kısmında o departmanın adı çıkacaktır.

5. İlgili kısımları doldurarak Görev Oluştur komutuna tıklayınız.

İş Kaydı ekranında yer alan bu komut aracılığıyla kendisine görev tanımı yapılan personelin mobil cihazına bildirim gitmektedir. Bildirimi alan personel, Göreve Başla komutu ile işine başlar; bitirdiği zaman da yine bu ekranda (Görsel 3.29) yer alan Görevi Tamamla komutunu kullanır. Misafirler ve otel personeli; kullandıkları mobil uygulama ile otelde tespit ettikleri arıza, çalışmayan cihaz, oda temizliği yapılmamış vb. durumların fotoğrafını çekip otele bildirebilir. Görev Yönetimi üzerinden iş kaydı oluşturularak soruna anında müdahale edilebilir.

Oluşturulan bir görev kaydını periyodik hâle getirmek için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Kat Hizmetleri\Görev Yönetimi HK menüsüne tıklayınız.

2. Departmanınızla ilgili görevleri listeleyiniz.

3. Periyodik hâle getirmek istediğiniz

   görevi seçiniz.

4. Eylemler komutundan Periyodik Görev Oluşturun komutuna tıklayınız.

5. Açılan Periyodik Görev Tanımlama

   ekranından görevin tekrar edileceği

   günleri, tekrar sayısı ve gün periyodunu yazarak onaylayınız (Görsel 3.30).

UYGULAMA 12: Görev Yönetimi HK ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.

1. Kat hizmetleri departmanına 5 adet iş kaydı oluşturunuz.

2. Departmanınıza ait bugünkü görevleri listeleyiniz.

3. Bir görevi tamamlayınız.

4. Bir görevi işleme alınız.

5. Bir görevi iptal ediniz.

6. Bir görevi haftada 2 gün, 3 kez tekrar yapılacak şekilde periyodik hâle getiriniz.

Housekeeping Mobil Uygulaması: Kat hizmetleri işlemleri, otel paket programının mobil uygulaması ile rahat bir şekilde takip edilmektedir. Bu uygulamayı kullanacak personelin Kuruluş\Kullanıcı Tanımları ekranından departmanının Housekeeping, rolünün ise Mobil olarak tanımlanması gerekmektedir. Maidler, kendisine tanımlanan şifreyle paket programa giriş yapar. Şefler de aynı yolla işlem yapabilirler. İlk gelen ekrandaki Ana Sayfa komutuna tıklanarak mobil uygulamaya giriş yapılır. Mobil uygulamada maidlerin kullanacağı komutlar ve yapılabilecek işlemler, Görsel 3.31’de yer almaktadır.

Maidler, odalar ile ilgili işlemleri Maid Rooms ekranından yapar (Görsel 3.32). Odayla ilgili tüm bilgi ve notlar buradan görülebilir. En alt sırada yer alan düğmelerin ifade ettiği durumlar, o oda için geçerli ise kırmızı; değilse gri renkte görünmektedir. Maid, o oda ile ilgili yapılacak işlemleri bu ekrandan takip eder. Maid, oda temizliğine Başlangıç komutunu kullanarak başlar; Bitiş komutunu kullanarak bitirir. Temizliğe başlama ve bitiş saati ekranda görünecektir. Maid, odayı temizledikten sonra odanın durumunu Durum komutunu kullanarak değiştirir. Odayla ilgili yaptığı işlemleri ise İşlemler komutu ile kaydeder. Çarşaf, temizlik gibi taleplerle doğum günü, VIP gibi özel durumları ve kendisine verilen görevleri buradan takip edebilir.

Mobil uygulamada Maid Rooms işlemleri için aşağıdaki işlem basamaklarını uygulayınız:

1. Mobil uygulama için tanımlanan şifreyle programa giriş yapınız.

2. Maid Rooms komutuna tıklayınız.

3. Kirli odalardan birini seçerek odayla ilgili not ve uyarıları kontrol ediniz.

4. Oda temizliğini Başlangıç komutuna tıklayarak başlatınız.

5. Oda temizliğini Bitiş komutuna tıklayarak bitiriniz.

6. Durum komutundan odanın durumunu Temiz olarak değiştiriniz.

7. İşlemler komutuna tıklayınız.

8. Yapılan işlemlerle ilgili değişiklikleri yaparak komutuna tıklayınız (Görsel 3.33).

ÖZLÜ SÖZ: Başarı, zamanla kazanılan ve planlayabileceğin her şeyin ötesinde getiriler sağlayan küçük günlük disiplinler vasıtasıyla oluşur.

Robin SHARMA

UYGULAMA 13: Housekeeping Mobil Uygulama ile ilgili aşağıdaki uygulamaları yaparak ekran görüntüsünü alınız. Masaüstünde kendi adınıza oluşturduğunuz ürün klasörüne ekran görüntüsünü kaydediniz.

1. Mobil uygulama yetkisine sahip bir maid kullanıcı oluşturunuz. Mevcut maidlerden bir tanesine mobil uygulama yetkisi de tanımlayabilirsiniz.

2. Mobil uygulamadan bu kullanıcıya ait görev kayıtlarını görüntüleyiniz.

3. Mobil uygulamayı kullanarak bulunan bir cep telefonu kaydı oluşturunuz.

4. Bu maide verilen odalardan bir tanesinin bilgilerini görüntüleyiniz.

5. Kirli odalardan bir tanesini seçerek temizliğe başlama ve bitiş işlemi yapınız.

6. Temizlenen odanın durumunu Temiz olarak değiştiriniz.

7. Odayla ilgili yapılan işlemleri kaydediniz.